1.- Ud. recurrió a esta Superintendencia, solicitando orientación sobre las áreas que indica en su oficio de antecedentes, a fin que el Servicio de Bienestar de esa Institución desarrolle su gestión.
2.- Sobre el particular, esta Superintendencia atenderá sus consultas en el mismo orden en que han sido formuladas.
I.- Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar
a.- En relación al marco legal por el cual se rigen los Consejos Administrativos de los Servicios de Bienestar se indica que está contenido en el artículo 134, de la Ley N°11.764, el D.S. N°28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y en los reglamentos particulares de cada Servicio de Bienestar.
b.- Respecto a la facultad del Consejo Administrativo frente a posibles errores que ocurran durante el período de su administración, se hace presente que este Organismo entiende que se refiere a la responsabilidad del citado Consejo y conforme al artículo 1° del D.S. N° 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, los Servicios de Bienestar del Sector Público, "por regla general, no tienen personalidad jurídica propia, y constituyen una dependencia de la institución empleadora", por lo que corresponde a ésta, por una parte financiar sus gastos de administración y, por la otra, proveer de la infraestructura, personal y equipamiento de oficina que fuere necesario para la realización de sus fines.
De lo expuesto, se desprende que los Servicios de Bienestar del Sector Público regidos por el Reglamento General aprobado por el D.S. N° 28, antes citado, actúan en la vida jurídica a través de la autoridad superior de la cual forman parte, sometidos en su actividad al referido reglamento, así también a toda la normativa aplicable al sector público.
En consecuencia, a los integrantes del Consejo Administrativo les son aplicables las normas contenidas en el Título V, De la responsabilidad Administrativa, contemplada en el D.F.L. N°29, de 2005, del Ministerio de Hacienda, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado del la Ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo.
c.- Facultad del Consejo Administrativo para indicar fecha del mes de enero del año siguiente para pagar beneficios con cargo al presupuesto del año anterior (cuentas por pagar), esta Superintendencia manifiesta a Ud. que la circunstancia determinante que define con cargo al presupuesto de qué año se otorga la bonificación, es la fecha en la cual el afiliado ejerce su derecho, esto es, la data de presentación de la respectiva solicitud y que la fecha de corte que se debe considerar para imputar gastos a uno u otro ejercicio es el 31 de diciembre de cada año, de manera que todo beneficio impetrado con anterioridad a esa fecha deberá absorberse con recursos del ciclo de operaciones del año en que se solicitó; independiente de la fecha en que se pague el beneficio y que para estos efectos es una mera circunstancia administrativa.
Habitualmente los Servicios de Bienestar, al 31 de diciembre de cada ejercicio contable, prevén en una cuenta de Pasivo Circulante; Cuentas por Pagar o Beneficios por Pagar, un monto estimado para poder sustentar todos aquellos beneficios que no se hubieran alcanzado a pagar durante el año calendario, a objeto de que no afecten los recursos comprometidos en el presupuesto del año siguiente, siempre y cuando cuenten con las disponibilidades necesarias en la cuenta corriente respectiva.
II. Contabilidad Servicio de Bienestar
a.- Con respecto a la procedencia de que el Servicio de Bienestar pueda percibir dineros en su cuenta corriente de un proveedor (Seguro Complementario de Salud, Compañía de Seguros) y que luego gire dichas cantidades a los afiliados, este Organismo Fiscalizador manifiesta que los Servicios de Bienestar se encuentran regulados por las Leyes N°s. 11.764, artículo 134; 16.395, artículo 24; D.S. N°s. 28, de 1994, y el reglamento particular de cada uno de ellos, por lo que solamente pueden efectuar aquellas acciones para las cuales se encuentran legalmente facultados, entre las cuales no se encuentra la de percibir directamente las sumas que las compañías de seguro reembolsan a sus afiliados, por los gastos médicos que realizan.
b.- En relación con su solicitud de capacitación de sistema computacional del área contable (VPRO5) para la Encargada del Servicio de Bienestar y el Contador del Departamento de Gestión de Personas y Apoyo Contable de la Unidad, se hace presente que conforme al artículo 1° del D.S. N° 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, los Servicios de Bienestar del Sector Público, "por regla general, no tienen personalidad jurídica propia, y constituyen una dependencia de la institución empleadora", por lo que corresponde a ésta, tanto financiar los gastos de administración como proveer de la infraestructura, personal y equipamiento de oficina que fuere necesario para la realización de los fines de aquella.
Además, el artículo 4° del D.S. N°28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social dispone que el personal necesario para el cumplimiento de las funciones de los Servicios de Bienestar será proporcionado por la respectiva institución empleadora, por lo que corresponde que dicha entidad capacite a los funcionarios que se desempeñan en el Servicio de Bienestar para que puedan desarrollar sus funciones.
Asimismo, el artículo 11°, del D.S. N°14, de 2011, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, reglamento particular de esa institución expresa que "El Servicio de Bienestar será atendido por el personal que destine la Superioridad Institucional...".razón por la que la capacitación solicitada, corresponde que sea otorgada por la referida Superioridad Institucional.
c.- Reliquidación de créditos/préstamos: datos que se deben considerar para realizar alcances líquidos con esta condición. Al respecto se indica que dichos ejercicios contables procede que el funcionario que desempeña la labor de contador se encuentre capacitado para efectuar dichos procesos.
d.- Análisis capacidad de endeudamiento de los afiliados, datos que se deben considerar para realizar los cálculos (Descuentos varios, aportes, cuotas pagadas, etc.).
Al respecto, este Organismo expresa que el Servicio de Bienestar debe preocuparse de efectuar los descuentos por planilla a todos sus afiliados de las sumas que deben enterar en él y velar porque ese descuento mensual no sobrepase el 15% de su remuneración. Por tanto, debe controlar efectivamente el endeudamiento de sus afiliados, limitando los montos que les autorice para casas comerciales o para préstamos.
Mediante el Oficio N°27.314, de 20 de mayo de 2010, la Contraloría General de la República dictaminó que "todas las deducciones a las remuneraciones de los funcionarios originadas en obligaciones contraídas voluntaria y expresamente por aquéllos con instituciones financieras -incluyendo por cierto, los descuentos efectuados a través de los servicios de bienestar y los aportes que realicen a dichas entidades-, tienen el carácter de voluntarias, quedando, por consiguiente, sujetas al límite del quince por ciento fijado en la norma legal", por lo que las disposiciones de los reglamentos particulares de los Servicios de Bienestar que dispusieren un tope mayor de descuento, no se ajustan a derecho.
En relación a la época de vigencia, la Entidad de Control declaró que, por "razones de certeza y seguridad jurídica, y con el objeto de no afectar situaciones y actuaciones jurídicas ya constituidas bajo el amparo de la jurisprudencia anterior", dicho pronunciamiento "rige para el futuro, no pudiendo, por ende, afectar los compromisos financieros adquiridos entre los servidores públicos y las respectivas entidades comerciales", y administrados por las Asociaciones de Funcionarios, los Servicios de Bienestar y otras entidades.
Finalmente y respecto a la base de cálculo para aplicar el límite establecido, el nuevo dictamen reitera lo manifestado en su Oficio N°27.407, de 2003, en el cual señala que el citado artículo 96, "al precisar el monto máximo de los descuentos voluntarios, ha fijado un porcentaje que se calcula sobre la remuneración del funcionario, expresión que es usada por el legislador sin hacer distinción alguna, motivo por el cual dicha mención debe entenderse referida a la suma de los emolumentos o conjunto de contraprestaciones en dinero que el funcionario tiene derecho a percibir en razón de su empleo o función, sin considerar los descuentos legales, atendida la definición que para aquel vocablo contiene el artículo 3° letra e), de la aludida Ley N°18.834".
III Afiliados Jubilados
a.- Solicita un pronunciamiento sobre la factibilidad de incorporar un instrumento de garantía para asegurar el pago de los afiliados pensionados, facilitar la administración y recuperación de deudas.
Al respecto, se hace presente que de acuerdo con la normativa vigente, los afiliados que requieren un préstamo deben constituir la garantía de dos codeudores solidarios. Además, el D.S. N° 28, citado en Fuentes no contempla una exigencia especial de constitución de garantías para los afiliados pasivos, razón por la que no procede legalmente establecer dicha exigencia.
b.- Se indique la jurisprudencia que determine el plazo de antigüedad que deben mantenerse las deudas morosas de difícil recuperación y los medios prudenciales de cobro para castigarlas contablemente.
Al efecto, esta Superintendencia manifiesta que a los Servicios de Bienestar les son aplicables las normas de castigo de deudas incobrables dispuestas en el artículo 19 de Ley N°18.382 y de acuerdo con lo expresado por la Contraloría General de la República en su Oficio N°24.551 y en su Dictamen N°23.294, ambos de 1985. Además, mediante la Circular N°2094, de 2003, cuya fotocopia se adjunta, este Organismo Fiscalizador instruyó a los Servicios de Bienestar, regidos por el Reglamento General de los Servicios de Bienestar fiscalizados por este Organismo, acerca del procedimiento que deben aplicar para ejercer la facultad de castigar contablemente deudas de difícil recuperación.
c.- Unificar los cobros de los pensionados que reciben su liquidación de pensiones expresadas en U.F., a fin de tener un mayor control de los pagos y de poder informarles con mayor rapidez los montos que deben pagarse. Cabe hacer presente que la U.F. es una unidad financiera reajustable de acuerdo con la inflación (medida según el I.P.C.) , razón por la cual transformar las deudas de los pensionados a dicha unidad significaría que pagarán un monto mayor, que el que les correspondería pagar si la deuda se mantiene en pesos.
3.- Finalmente y sin perjuicio de lo anteriormente expuesto, se hace presente que por la Circular Nº1348, de 1994, esta Superintendencia impartió instrucciones acerca de la forma en que los Servicios de Bienestar deben plantear sus consultas, esto es, que los informes deben contener la opinión fundada sobre la materia y, cuando corresponda, se deberá señalar además, la proposición que recomiende o sugiera al respecto.
