1. Esta Superintendencia en el ejercicio de las facultades legales que le han sido conferidas, especialmente las establecidas en el inciso primero del artículo 26 del D.F.L. N°150, de 1981, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, ha estimado pertinente impartir las siguientes instrucciones en relación al proceso de determinación de tramos de ingreso de asignación familiar correspondiente al año 2021. Lo anterior, en el contexto de la situación de emergencia sanitaria que afecta al país, provocada por la pandemia mundial del Coronavirus.

2. Sobre el particular, esta Superintendencia cumple con señalar que al tenor de lo establecido en el inciso primero del artículo 26 del antes citado D.F.L. N°150, de 1981, corresponde a este Organismo la tuición y fiscalización del Régimen de Prestaciones Familiares y en el ejercicio de sus facultades, podrá dictar normas e instrucciones que serán obligatorias para todas las instituciones o entidades encargadas de la administración del Sistema o del otorgamiento y pago de sus beneficios.

Por su parte, la Ley N°18.987, en su artículo 2°, señala que se entenderá por ingreso mensual el promedio de la remuneración, la renta del trabajador independiente y/o del subsidio, o de la pensión, en su caso, devengados por el beneficiario durante el semestre comprendido entre los meses de enero a junio, ambos inclusive, inmediatamente anterior a aquel en que se devengue la asignación, siempre que haya devengado ingresos a lo menos por treinta días. En el evento que el beneficiario tuviera más de una fuente de ingresos, se considerarán todas ellas.

Adicionalmente, le referida ley establece que tratándose de trabajadores contratados por obras o faenas o por plazo fijo no superior a seis meses, el aludido ingreso mensual se determinará considerando el promedio de los ingresos devengados en el lapso de doce meses comprendido entre julio y junio anteriores al mes en que se devengue la asignación familiar.

Para efectos de la determinación del monto de los ingresos del beneficiario, los numerales 3.2.2.7 y 3.3.2.2, ambos de la Circular N°2.511, citada en concordancias, establecen, en síntesis, que los empleadores o las entidades administradoras del Régimen deberán determinar el tramo de asignación familiar que corresponde a cada uno de los trabajadores, para lo cual exigirá a los beneficiarios la presentación de una declaración jurada de ingresos simple, la cual contiene el detalle de todos los ingresos por éstos percibidos durante el primer semestre inmediatamente anterior al del devengo de las asignaciones.

3. Atendida la situación de fuerza mayor mencionada en el numeral 1 de este Oficio y con el objeto de facilitar a los beneficiarios la realización del trámite de presentación de la declaración jurada simple de ingresos, este Organismo Fiscalizador ha estimado pertinente instruir lo siguiente:

a) Para el proceso de determinación o actualización de tramos de asignación familiar del año 2021, y al tenor de lo establecido en los numerales 3.2.2.7 y 3.3.2.2, ambos de la Circular N°2.511, el trabajador debe registrar, en una declaración jurada simple, la información de sus ingresos percibidos en el período enero - junio del año indicado, cuando se trata de trabajadores dependientes o del período julio - junio, en el caso de los trabajadores contratados por obras o faenas o por plazo fijo no superior a seis meses.

Considerando la situación de fuerza mayor que afecta al país, a los trabajadores no se les hará exigible la presentación de la declaración jurada a que se refiere el párrafo inmediatamente anterior. Ahora bien, en el caso que un trabajador presente la declaración jurada, ésta podrá ser remitida digitalmente, ya sea por medio de documento escaneado, fotografiado u otra alternativa similar. Para ello, las entidades administradoras deberán disponibilizar sistemas de acceso remoto para que los beneficiarios puedan remitir la aludida declaración. Lo anterior implica disponer de, por ejemplo, sucursales virtuales, formularios de contacto web, casillas de correo electrónico u otras alternativas similares (Oficio N°1.274, de concordancias).

b) Las entidades administradoras del Régimen de Prestaciones Familiares, para facilitar el proceso de determinación de tramo de asignación familiar 2021, deberán consultar las distintas bases de datos a que tengan acceso a fin de obtener información de las fuentes de ingresos de sus trabajadores. Con dicha información deberán determinar el tramo de asignación familiar.

En aquellos casos en que el trabajador hubiere presentado igualmente la declaración jurada de ingresos, la Entidad Administradora deberá comparar la información obtenida de sus bases de datos con la información contenida en la referida declaración jurada. Si existieren diferencias entre ambas informaciones, se deberá considerar la de más alto monto. Luego de ello deberá determinar el tramo que corresponde asignar al beneficiario.

c) Si la Entidad Administradora no hubiere recepcionado la declaración jurada de ingresos, y en consecuencia no le resultó posible comparar la información obtenida en las bases de datos de las cuales dispone con la contenida en la declaración jurada, para determinar el tramo de asignación familiar deberá únicamente utilizar la información de ingresos del período que corresponda, y que obtuvo de las fuentes de información disponibles.

d) El procedimiento descrito anteriormente resultará aplicable tanto para los nuevos beneficiarios de asignación familiar (Anexo N°2 de la Circular N°2.511), a los cuales se debe determinar el valor del beneficio, así como para aquellos beneficiarios que requieran la actualización del tramo de ingresos (Anexo N°3 de la Circular N°2.511).

Si con la sola revisión de la información contenida en las bases de datos, la Entidad Administradora determina que el tramo de asignación familiar del beneficiario corresponde al tramo "d", podrá determinar el referido tramo, sin que para ello sea necesaria la presentación de la declaración jurada simple por parte del beneficiario.

Sin perjuicio de lo anterior, si el beneficiario manifiesta su disconformidad con el tramo asignado, podrá realizar todas las acciones que resulten pertinentes a fin de regularizar su situación.

e) Las Entidades Administradoras, a más tardar el día 30 de noviembre de 2021, deberán asignar un tramo de asignación familiar para cada uno de los beneficiarios.

Sin perjuicio de lo anterior, y en el evento que la Entidad respectiva obtuviere información adicional a la utilizada para determinar el tramo, podrá con posterioridad a la data indicada, efectuar actualizaciones y/o correcciones a la información.

Si como consecuencia de las acciones ejecutadas se detectaré que el tramo de asignación familiar debe ser actualizado, generándose diferencias en el monto pagado por concepto de asignación familiar, la Entidad Administradora deberá reliquidar los valores, pagando las diferencias o solicitando el reintegro de lo que se hubiere pagado indebidamente.

f) Con el objeto de velar por el adecuado proceso de determinación de tramos, se instruye, adicionalmente, a las Entidades Administradoras las siguientes medidas:

i. Deberán informar a los beneficiarios el inicio del proceso de determinación de tramos de asignación familiar del año 2021, comunicando que en el proceso la Entidad Administradora utilizará la información obtenida de sus bases de datos, advirtiendo que dicha información puede encontrarse incompleta o no reflejar correctamente los ingresos percibidos por el beneficiario en el correspondiente período.

ii. Deberán comunicar a los beneficiarios que pueden presentar una declaración jurada de ingresos, indicando todos los canales que la Entidad Administradora tenga disponible para ello, priorizando la tramitación no presencial del documento.

iii. Tratándose del Instituto de Previsión Social y de las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, éstas deberán adoptar todas las medidas que resulten necesarias para que los empleadores se encuentren informados de las reglas establecidas para el proceso de determinación de tramos de asignación familiar 2021.

4. Las instrucciones impartidas por el presente oficio son esencialmente transitorias y sólo tendrán aplicación en el contexto de fuerza mayor aludido precedentemente y para el proceso de determinación de tramos de asignación familiar del año 2021.

Ahora bien, tratándose de regularizaciones de tramos de asignación familiar correspondientes al año 2020, se deberán aplicar las instrucciones impartidas mediante el Oficio N°1990, de 16 de junio de 2020, de esta Superintendencia. Por su parte, si las regularizaciones corresponden a períodos anteriores, se deberán aplicar las reglas e instrucciones impartidas por la Circular N°2.511.

Finalmente, esta Superintendencia solicita dar la más amplia difusión a las instrucciones contenidas en el presente Oficio, entre las personas responsables de su aplicación, los empleadores y los beneficiarios de asignación familiar y maternal.