1.- Mediante Carta de antecedentes, la Gerente de Operaciones de esa Administradora de Fondo de Pensiones., solicitó a esta Superintendencia un pronunciamiento respecto a dos materias relacionadas con el Sistema Único de Prestaciones Familiares.

2.- Respecto de las consultas planteadas por esa entidad, en su calidad de administradora del Sistema Único de Prestaciones Familiares, este Organismo Fiscalizador manifiesta lo siguiente:

a) Como primer punto esa A.F.P. consulta sobre los problemas que ha presentado en la validación de los pagos revalidados, y solicita revisar el procedimiento para la validación de los documentos revalidados, ya que cuentan con aproximadamente $36 millones de pesos que cumplen con los 5 años de antigüedad para realizar el cobro y otros $5 millones de pesos que ya superaron dicho período.

R: Como señaló esa A.F.P. efectivamente, el problema planteado ocurre cuando el número de los documentos de pago registrados en los archivos planos N°1 "Egresos de asignaciones familiares del mes por causantes" y N°2 "Egresos de asignaciones familiares retroactivas por causante", no se encuentran registrados de manera correcta en el archivo plano N°3 "Rendición de documentos de pago" que contiene las devoluciones de pagos de los documentos caducados o anulados. De acuerdo a lo anterior, el "Sistema de Información y Verificación del Gasto Mensual" (SIVEGAM), no cambia el estado de pago del período cobrado originalmente como devuelto al Fondo Único, lo que conlleva al rechazo de cualquier registro que intente revalidar dicho período, ya que aún se encuentra en estado de pagado.

Revisado el procedimiento señalado, para revalidar los documentos que se encuentran rechazados y que en esta oportunidad esa entidad solicita validar, esa A.F.P. deberá remitir a esta Superintendencia un CD que contenga un archivo de texto (txt.) con el formato instruido para el archivo plano N°3 antes señalado, el cual, deberá registrar aquellos documentos informados en un principio con el estado de documento 102 "Caducado" o 103 "Anulado", y que con posterioridad fueron solicitados para su revalidación o reemisión por los respectivos beneficiarios. Lo anterior, para realizar una validación con los archivos cargados en el SIVEGAM que aún se encuentran en estado de pagados.

b) Respecto a la consulta realizada como parte de la modernización que está llevando a cabo esa A.F.P. para los procedimientos de ingreso y actualización del beneficio, necesita saber si la declaración de ingresos y la declaración de vivir a expensas pueden ser firmados a través del sistema de solicitud por huella.

R: En primer término, se precisa que por parte de esta Superintendencia se ha instado a las entidades administradoras de los Regímenes de Prestaciones Familiares y Subsidio Familiar para que avancen en sus procesos de modernización, apoyándose en el uso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs). De este modo, ya en las Circulares N°s 2.511 y 2.935, de concordancias, se precisa que las entidades administradoras pueden valerse de técnicas y medios electrónicos, para lo cual deben procurar proveerse de los medios compatibles para ello, ajustándose al procedimiento regulado por las leyes y por las instrucciones de esta Superintendencia. En este sentido, se ha planteado por parte de este Organismo Fiscalizador que la implementación de Sistemas de Información generan una sensible economía (de procedimientos y de recursos) tanto en las entidades administradoras como en los organismos fiscalizadores, considerando que es un hecho evidente que la incorporación de las TICs en dichas esferas de acción permite optimizar la gestión y en particular, la utilización de medios electrónicos, en reemplazo del soporte papel determina la disminución en costos y en necesidad de espacio físico, disminución de la necesidad de infraestructura, disminución considerable en los tiempos de comunicación, optimización de procesos, etc, todo lo cual finalmente se manifiesta en una mejor y oportuna atención a los beneficiarios.

Es en este espíritu que esta Superintendencia ya ha avanzado de manera manifiesta en el diseño, desarrollo e implementación de Sistemas de Información que permiten optimizar la gestión y los procesos de fiscalización asociados a los Regímenes de Seguridad Social que fiscaliza, y en la misma senda ha instado a sus organismos fiscalizados a procurar ser parte de dicho proceso de modernización. En dicho contexto, resulta por tanto satisfactorio visualizar que dicha entidad fiscalizada, se haya hecho parte de los lineamientos y visión estratégica de esta Superintendencia, en pos del proceso de modernización del Estado.

En función de lo anterior, esta Superintendencia ha apoyado de manera activa e importante a las entidades administradoras, en su esfuerzo por mejorar y optimizar sus procesos internos, sin embargo, esa A.F.P. será responsable de que el acceso a los documentos sea expedito, con el objeto de responder a los requerimientos y a las fiscalizaciones de esta Superintendencia y de que la implementación sea efectuada conforme a la legislación vigente, en especial de la Ley N°19.799, que regula los documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de firma.

Dado lo anterior, esa A.F.P. puede implementar la identificación de las personas por la vía de la huella, para lo cual deberá efectuar los respectivos estudios jurídicos y procedimentales que la respalde (si aún no se hubiere realizado), sin perjuicio de la autorización para ello, de parte de la Superintendencia de Pensiones, que según se informara telefónicamente, ya fue otorgada.

3.- Atendido lo expuesto, esta Superintendencia recuerda a usted que las consultas técnicas referidas al "Sistema de Información de Expedientes Electrónicos de Asignación Familiar" (SIELAF) deben ser dirigidas al correo sielaf@suseso.cl.