1. Se ha solicitado a esta Superintendencia emitir un pronunciamiento en relación con la tramitación de formularios de licencias médicas, de origen común o maternal, por parte de trabajadores afiliados a FONASA, durante el período de vigencia de la Alerta Sanitaria por Covid-2019 que rige en el país. Lo anterior, teniendo presente la necesidad de evitar que tanto trabajadores como empleadores se desplacen hasta las respectivas entidades previsionales.

2. En la actualidad, aproximadamente el 20% de las licencias médicas que se tramitan a nivel nacional, son emitidas mediante formularios de papel, circunstancia que determina que dichos documentos deban ser tramitados presencialmente tanto por el trabajador como por el empleador

3. En efecto, conforme al procedimiento vigente para este tipo de licencias, el empleador, una vez que recepciona el formulario presentado por el trabajador, debe completar la zona "C" del mismo, incorporando los respectivos datos laborales y previsionales, para luego firmar y posteriormente entregar el formulario en cuestión ante la COMPIN o la Caja de Compensación de Asignación Familiar (C.C.A.F.) que corresponda, entidades que deben estampar la fecha de recepción en el mismo documento, para que finalmente la Contraloría Médica de la COMPIN, consigne en el mismo formulario la resolución recaída en la respectiva licencia médica.

4. Al respecto y considerando la situación de emergencia sanitaria por la que atraviesa el país a causa del COVID-19, esta Superintendencia, habida cuenta de las facultades que le confieren los artículos 2º y 3º de la Ley Nº16.395 y con el objeto de garantizar la debida tramitación de los formularios de licencia médica como asimismo el oportuno pago de los subsidios por incapacidad laboral que correspondan, ha estimado pertinente establecer en la especie el siguiente procedimiento tratándose de licencias médicas otorgadas en formularios de papel:

a) El profesional médico emite el formulario de licencia, lo firma y lo entrega al trabajador.
b) El trabajador firma la licencia médica, pudiendo enviar copia del formulario, por ambos lados, a su empleador, a través de un correo electrónico. En estos casos, el formulario de licencia médica deberá ser digitalizado en formato PDF u otro programa o en su caso también en una imagen fotográfica, sin abrir su sello (por contener el diagnóstico que es un antecedente personal de carácter sensible). La referida acción permitirá que el trabajador informe a su empleador el reposo prescrito, de manera de justificar su ausencia laboral.
c) El empleador recepcionará copia de la licencia médica digitalizada, por correo electrónico, debiendo completar el formulario con los datos requeridos en la zona "C" del mismo. Además, deberá incluir en el respectivo formulario de licencia médica, un correo electrónico con un número de contacto para su localización por parte de la entidad pagadora del subsidio.
d) Hecho lo anterior, el empleador devolverá al trabajador vía correo electrónico el formulario digitalizado de la licencia médica, consignando en el mismo, los antecedentes laborales exigidos por la zona "C" junto al respectivo comprobante de su recepción.
e) Posteriormente, corresponderá al trabajador remitir de manera digitalizada a la entidad pagadora que corresponda (COMPIN o C.C.A.F.), el formulario de licencia médica, abierto, de manera que sea posible visualizar el respectivo diagnóstico y la zona "C" del mismo.

Para los efectos de aplicar el procedimiento de tramitación antes descrito, el trabajador debe brindar su consentimiento a la C.C.A.F. que corresponda, de manera que dicha entidad pueda acceder a los datos sensibles que figuran en la copia digitalizada de su licencia médica. Lo anterior, de conformidad con lo previsto en la Ley N° 19.628, sobre datos personales y de carácter sensible.

Al remitir por correo electrónico la copia digitalizada o imagen fotográfica de la licencia médica abierta a las C.C.A.F., el trabajador debe consentir expresamente en el acceso a sus datos personales y sensibles y en su caso, de no ser ello posible, (por ejemplo: situación de trabajadores hospitalizados) el tercero que gestione la licencia médica por correo electrónico deberá adjuntar, junto a la copia digitalizada de la licencia médica abierta, una copia de la cédula de identidad por ambos lados y de la huella dactilar del trabajador, entendiendo con estas acciones el trabajador acepta el acceso a los datos personales que se contienen en esa licencia médica digitalizada.

Los trabajadores que no consientan en otorgar la autorización antes citada o en su caso, no cumplan con el envio de la copia digitalizada abierta de su licencia médica, junto a los antecedentes anexos, exigidos precedentemente, no podrán utilizar el procedimiento de tramitación en comento, debiendo tramitar su licencia médica de modo presencial si este está disponible.

Las entidades pagadoras del subsidio por incapacidad laboral deberán mantener total confidencialidad en el tratamiento de los datos sensibles de las licencias médicas que se les remitan abiertas de manera digitalizadas siendo de su exclusiva responsabilidad el manejo de esos datos, cuya finalidad podrá ser sólo la verificación de los requisitos de acceso y cálculo del eventual subsidio por incapacidad laboral de sus afiliados.

f) Tanto las COMPIN como las distintas C.C.A.F., deberán habilitar buzones electrónicos para recibir de los trabajadores la copia digitalizada de la licencia médica y del formulario con la zona "C".
g) La contraloría médica de la respectiva COMPIN emitirá la resolución de la licencia médica en el SIF (Sistema Informático FONASA) de la cual tendrá acceso la entidad pagadora del respectivo subsidio por incapacidad laboral (C.C.A.F. o las Unidades de subsidios por incapacidad laboral de cada COMPIN) y la Superintendencia de Seguridad Social.
i) Los trabajadores que no dispongan de acceso y/o dispositivos para el envío y recepción de correos electrónicos, deberán contar con la asesoría y soporte de la respectiva COMPIN o C.C.A.F., las que dispondrán de un número telefónico de asistencia o, de ser posible, un servicio mínimo de carácter presencial en las sucursales u oficinas, de manera tal que con ellos puedan apoyar la digitalización de los formularios de licencias médicas.
j) Considerando que en estos casos las contralorías médicas de las COMPIN no registrarán sus pronunciamientos en los formularios de papel de las licencias médicas, dichas resoluciones deberán consignarse en el sistema informático de uso en COMPIN, debiendo ser informadas por correo electrónico a las entidades pagadoras de los subsidios por incapacidad laboral, al correo electrónico del trabajador y a esta Superintendencia con la individualización necesaria para su registro.
k) El formulario original de papel deberá quedar bajo custodia del trabajador quien será responsable de mantenerlo por un plazo de 5 años contados desde el inicio de su reposo. Lo anterior, para eventuales peritajes que se requieran por parte de las entidades fiscalizadoras.

5. Finalmente, esta Superintendencia de Seguridad Social, insta a las COMPIN y C.C.A.F., indicar a los prestadores médicos y empleadores que no lo hayan hecho a la fecha, ya sea por anuncios en sus oficinas o sucursales o en en sus páginas web, adscribirse con algún operador de Licencia Médica Electrónica a través del portal web de FONASA, para evitar con ello trámites presenciales. En efecto, considerar que lo dispuesto en el presente Oficio es esencialmente transitorio, por cuanto, la decisión de esta Autoridad es avanzar a un procedimiento totalmente electrónico.