Nota, Luego de la emisión de este Boletín, se dictó la Circular 3797, que en su punto II, N° 2, regula el reembolso a Municipalidades, Corporaciones Municipales y Empleadores en Convenio. Cabe señalar que esta Circular derogó las Circulares 2358, 2390, 2581, 2763, 2798, 3109, 3458, 3470, 3487, 3557, 3561, 3657, 3723. Esta Circular 3797 ha mantenido vigentes los ajustes efectuados conforme a los porcentajes señalados en la Circular 3732, hasta el 31 de diciembre de 2023.

Al final de este Boletín, se inserta en negrita, la regulación contenida en la mencionada Circular 3797, con el objeto de informar adecuadamente la misma.

Introducción

Conforme a las normas estatutarias que rigen a los funcionarios de las municipalidades, las corporaciones municipales y los servicios públicos, durante los períodos que estén haciendo uso de licencias médicas u órdenes de reposo, esto es, que estén con en periodos de incapacidad temporal, mantienen el pago de la totalidad de sus remuneraciones y el empleador es quien debe reembolsar ante las entidades pagadoras del subsidio, la suma equivalente al subsidio y las cotizaciones previsionales que les habría correspondido percibir, si no gozaran de este beneficio de mantención de remuneraciones mencionadas.

Por su parte tratándose de empleadores del sector privado que han suscrito un Convenio, de acuerdo a lo establecido en el artículo 19 del D.F.L.N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, ellos pagarán directamente el subsidio por incapacidad laboral a sus trabajadores, reembolsando el monto de éste, ante la entidad pagadora del subsidio pertinente, en los términos del Convenio celebrado especialmente para este efecto. Cabe hacer presente que el pago de las cotizaciones nunca puede incluirse en el Convenio, debiendo siempre de cargo de la entidad pagadora del subsidio por incapacidad laboral

Las regulaciones en cuanto a la forma en que esté reembolso debe ser solicitado, se encuentra entregado a distintas entidades de acuerdo a la naturaleza de los mismos. Sólo tratándose de reembolso por prestaciones de salud laboral, subsidios "maternales" y salud común en el que haya una CCAF involucrada, corresponde a la Superintendencia de Seguridad Social establecer dichas regulaciones.

Salud laboral

El Compendio de Normas del Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales, LIBRO VI. PRESTACIONES ECONÓMICAS, TÍTULO II. Prestación económica por incapacidad temporal. Subsidio por incapacidad laboral, Letra L. Pago de subsidios, Número 2. Reembolso a municipalidades, corporaciones municipales, servicios públicos y empleadores del sector privado en convenio, regula la materia en los términos que indicamos más adelante.

Cabe hacer presente que a contar de 1 de septiembre de 2023, por efectos de la Circular 3752, lo indicado en este boletín tendrá algunos cambios que se incluyen entre paréntesis, en cursiva y subíndice y haciendo mención a la circular señalada.

Sector público

(artículo 4 de la Ley N° 19.345)

Para ello existe un procedimiento:

El empleador, dentro del plazo de seis meses, contado desde la fecha de pago de la respectiva remuneración mensual, debe solicitar formalmente el reembolso de los subsidios por incapacidad laboral. Dicha solicitud debe contener a lo menos, lo que sigue:

a.1.- identificación de cada trabajador con su Rut, nombre y apellido y

a.2.- Señalar los datos de la licencia médica u Orden de Reposo Ley N°16.744 (número del documento, número de días y fecha de inicio del reposo),

a.3.-Indicar la forma de pago para cursar dichos reembolsos, e

a.4.- Indicar algún correo electrónico para dar aviso del pago.

Los organismos administradores efectúan el pago por concepto de reembolso, dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel en que se haya ingresado la presentación de cobro respectiva (Circular 3752 _{"Dicho plazo se suspenderá cuando la entidad empleadora del sector público no haya acompañado todos los antecedentes necesarios para el cálculo del subsidio de incapacidad temporal, continuando la contabilización de dicho plazo una vez que remita la totalidad de los antecedentes al organismo administrador respectivo."}), incluyendo:

b.1.- Una suma equivalente al subsidio

b.2.- Las cotizaciones previsionales, que le habría correspondido percibir conforme al artículo 30 de la Ley N° 16.744.

Si se produce atraso en el pago de las sumas involucradas, se reajustarán en el mismo porcentaje en que hubiere variado el Índice de Precios al Consumidor, determinado por el Instituto Nacional de Estadísticas, entre el mes anterior a aquel en que debió efectuarse el pago y el mes precedente a aquel en que efectivamente se realice y devengarán interés corriente.

En todo caso, no deberán efectuar pago alguno por concepto de reembolso, con anterioridad a la recepción de la solicitud de cobro respectiva (Circular 3752 _{"El referido documento deberá ir acompañado de los antecedentes indicados en el Anexo N°4 ´Documentación necesaria para el Cálculo del Subsidio por Incapacidad Temporal - Trabajador Dependiente´. En el caso que los organismos administradores cuenten con medios tecnológicos deberá propiciar que los citados antecedentes les sean remitidos por dichos medios. Los organismos administradores no deberán efectuar pago alguno por concepto de reembolso, con anterioridad a la recepción de la solicitud de cobro respectiva."}.) .

₍Circular 3752 _{"e) Liquidación del reembolso
Los organismos administradores deberán disponer de una ´Liquidación de reembolso´, cuya copia deberá ser entregada a la entidad empleadora del sector público, a través de un medio físico o electrónico. Dicha liquidación deberá consignar, a lo menos, la identificación del trabajador, el número de la licencia médica u orden de reposo Ley N°16.744, su fecha de emisión, el número de días de reposo que se están pagando y el detalle de las cotizaciones pagadas. Además, deberá adjuntar el detalle del cálculo del reembolso.
f) Consulta de trámite}

_{Las mutualidades de empleadores y el ISL deberán poner a disposición de las entidades empleadoras del sector público un acceso en sus sitios web, que les permita consultar el estado de la solicitud de reembolso, el listado de la documentación y/o antecedentes que fueron requeridos y los que han sido aportados, liquidación del reembolso, la fecha estimada del pago del reembolso y el medio de pago.
g) Situaciones especiales}

_{i. Aplicación del artículo 77 bis En el caso que una licencia médica haya sido rechazada invocando el artículo 77 bis, la entidad empleadora del sector público deberá solicitar el reembolso al organismo que por aplicación del referido artículo debe otorgar las prestaciones económicas, sin perjuicio del derecho que le asiste a éste para solicitar al primer interviniente el reembolso de lo pagado, en el evento que la Superintendencia acoja el reclamo que hubiese presentado conforme a dicho artículo. ii. Situación no regulada por el artículo 77 bis En el caso que un organismo administrador califique una patología de origen común y no emita una licencia de derivación por no haber reposo futuro, dicho organismo, una vez requerido el reembolso por un empleador del sector público, deberá efectuar el reembolso y solicitar, con posterioridad, el cobro que corresponda conforme al procedimiento instruido en la Letra E, del Título IV, del Libro III.".)}

Sector Privado

Los organismos administradores deberán reembolsar, de acuerdo a la forma prevista en el respectivo Convenio:

• Las sumas equivalentes al subsidio que les habría correspondido
• El organismo administrador es el encargado de pagar las correspondientes cotizaciones previsionales durante los períodos en que los trabajadores devengan subsidios,
• Si se comprueba por el organismo administrador que las entidades empleadoras en convenio no han pagado el subsidio a los trabajadores, éste deberá proceder a efectuar dicho pago, en su calidad de primer obligado al pago del subsidio por incapacidad laboral.

Salud común

Trabajadores afiliados a ISAPRE

Esto corresponde a lo regulado en el actual Capítulo VI, Título IX, del Compendio de Normas Administrativas en materia de Procedimientos, de la Superintendencia de Salud.

Trabajadores afiliados a FONASA

A este respecto creemos importante mencionar el Ordinario B10/N° 2.941, de 2010, de la Subsecretaría de Salud Pública que se refiere a esta regulación.

"3.- Por otra parte, cabe señalar que la Contraloría General de la República, a través de sus Dictámenes N°s. E186782, 32.238 y 33.267, de las fuentes, ha reiterado que las solicitudes de reembolso de subsidios de incapacidad laboral correspondiente a licencias médicas de funcionarios de la administración del estado, adscritos al Fondo Nacional de Salud (FONASA) deben ser dirigidas a la Secretaría Regional Ministerial de Salud respectiva, con copia a la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez que dependa de ésta, o a la Subcomisión, según corresponda, precisando que la Superintendencia de Seguridad Social carece de facultades en relación con la materia."(Dictamen 1937-2022 y Dictamen 2695-2020. ambos de la SUSESO)

Trabajadores afiliados a FONASA, cuyo empleador esta afiliado a una Caja de Compensación de Asignación Familiar

(artículo19 N° 2 y27, de la Ley N° 18.833, Ley N° 19.117 )

Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar pagan los subsidios por incapacidad laboral de origen común y los subsidios por descanso prenatal y descanso postnatal de los trabajadores afectos a FONASA, cuyo empleador se encuentre afiliado a la CCAF correspondiente. Para ese efecto, la CCAF percibe una parte del porcentaje de la cotización de salud de la remuneraciones imponibles de estos trabajadores. (Circular 3470 y 2358)

Sector público

Dentro de los 6 meses, contados del término de la respectiva licencia médica, procede la solicitud formal de reembolso de los subsidios por incapacidad laboral, cuyas licencias médicas a la fecha de la solicitud, estén debidamente autorizadas por la COMPIN, según corresponda. (artículo 155 DFL 1, de 2005, del Minsal). Este plazo de 6 meses, rige solamente para solicitar el reembolso a las citadas entidades, rigiendo el plazo de cinco años que establece el Código Civil para cobrar materialmente el reembolso del subsidio.

Procedimiento

La entidad empleadora debe solicitar formalmente a la CCAF el reembolso.

a.1.- Si solicita reembolso que comprende uno o más trabajadores, debe adjuntar nómina de respaldo en que:

a.1.1.- Se identifique a cada beneficiario con su rut, nombre y apellidos

a.1.2.- Se identifique la licencia médica

a.1.3.- Señale los pagos parciales efectuados correspondientes a subsidios y cotizaciones en los casos que corresponda,

a.1.4.- Indique la forma de pago, para poder cursarlo. Si se trata de transferencia electrónica las autorizaciones de reembolsar por esta vía pueden ser permanentes, de acordarse ello. En todo caso, se debe identificar a la entidad empleadora, la fecha de la autorización, el número de la cuenta corriente y el banco correspondiente.

a.2.-Tratándose de las Municipalidades, Corporaciones Municipales, se debe adjuntar

a.2.1.- Copia de las planillas de cotizaciones, tanto las declaradas y pagadas como sólo las declaradas, cuando corresponda, y

a.2.2.- Copias de las liquidaciones de remuneraciones

La CCAF, una vez que ha recepcionado la solicitud y las licencias médicas autorizadas por la COMPIN correspondiente, procederá a reembolsar dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel en que se haya ingresado la presentación de cobro respectiva:

1.- Una suma equivalente al subsidio (artículo 8° del DFL N°44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social)

2.- Las cotizaciones previsionales, que le habría correspondido percibir conforme al artículo 22 del citado DFL N°44 y el artículo 17 del DL N °3.500, de 1980.

Lo que no se pague oportunamente, se reajustará en el mismo porcentaje en que hubiere variado el IPC, entre el mes anterior a aquel en que debió efectuarse el pago y el precedente a aquel en que efectivamente se puso a disposición de la entidad, devengando, además del interés corriente para operaciones reajustables a que se refiere la Ley N°18.010. (se suman las tasas diarias entre la fecha en que debió haberse pagado el reembolso derivado de cada licencia y la fecha en que la CCAF paga efectivamente el reembolso solicitado).

Si las licencias médicas se encuentren pendientes de resolución por parte de la COMPIN o Sub COMPIN a la fecha de la solicitud formal de reembolso, no se devengarán reajustes e intereses corrientes.

Finalmente, las CCAF no deben emitir cheques de reembolso ni efectuar pago alguno por este concepto, con anterioridad a la recepción de la solicitud de cobro respectiva y a la recepción de las licencias médicas autorizadas por la COMPIN correspondiente.

Sector Privado

(artículo 24 de la Ley N° 18.883)

Si las Cajas de Compensación convienen con los empleadores afiliados, que éstos paguen directamente a sus respectivos trabajadores, por cuenta de ellas, los subsidios por incapacidad laboral que aquéllas administren, a petición formal de ellos (adjuntando la copia de las planillas de cotizaciones, tanto las declaradas y pagadas como sólo las declaradas, cuando corresponda, y las copias de las liquidaciones de remuneraciones), reembolsarán dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel en que se haya ingresado la presentación de cobro respectiva, de acuerdo a la forma prevista en el respectivo Convenio suscrito:

• Las sumas equivalentes al subsidio que les habría correspondido

La CCAF debe pagar directamente las correspondientes cotizaciones previsionales durante los períodos en que los trabajadores devengan subsidios, pues esta facultad no puede ser objeto de convenio.

Subisidios "Maternales"

(Circular 2700)

Sector público y Empleador del Sector Privado con Convenio

En este evento, dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel en que se haya ingresado la presentación de cobro deberá realizarse el pago que corresponda.

Si el pago que comprenden subsidios de uno o más trabajadores, por los que se emita un solo cheque o se efectue un solo depósito por el conjunto de beneficios pagados, debe estar respaldados con una nómina en que se indique el número y fecha del cheque extendido (que debe ser nominativo y a nombre de la entidad empleadora) o el número y fecha de la transacción efectuada a la cuenta de la entidad empleadora, y se identifique a cada beneficiario con su rut, nombres y apellidos y se señale el monto del subsidio pagado a cada uno de ellos y de las cotizaciones en los casos que corresponda.

Cabe hacer presente que las empleadora debe haber otorgado autorización firmada por su representante legal, con el número de la cuenta corriente en la cual autorizan el depósito de los reembolsos, el nombre del banco al que ésta corresponde y la dirección del correo electrónico al que se le comunicará que el depósito está efectuado, cuando se pague a través de transferencias electrónicas. Dado que los empleadores solicitarán reembolsos en forma habitual, las autorizaciones pueden ser permanentes.

Al igual que en los otros reembolsoso revisados, las entidades pagadoras de subsidios no deben emitir cheques ni efectuar depósitos con anterioridad a la recepción de la solicitud de cobro por parte del empleador.

Regulación de la Circular 3797

Que se reembolsa

Municipalidad o Corporación empleadora

Una suma equivalente al subsidio que le habría correspondido al trabajador conforme a las disposiciones del DFL Nº 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, el inciso cuarto del artículo 19 de la Ley N°19.378, sobre Atención Primaria de Salud Municipal

a.1.-Serán objeto de reembolsos todos los subsidios por incapacidad laboral de origen común y los subsidios maternales suplementarios, cuyas licencias médicas a la fecha de la solicitud formal de reembolso, se encuentren debidamente autorizadas por la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez (COMPIN) o la Sub COMPIN cuando corresponda, o por la respectiva Unidad de Licencias Médicas.

a.2.-Deben ser reembolsados los subsidios que hayan sido autorizados por medio de una resolución exenta de esta Superintendencia, aun cuando no hubiere sido redictaminada por la COMPIN o Sub COMPIN.

a.3.-Las cotizaciones de acuerdo con lo establecido en el artículo 22 del citado DFL N°44 y el artículo 17 del D.L. N°3.500, de 1980.

Entidades empleadoras del sector privado en convenio

Conforme con lo señalado en los artículos 19 y 24 del DFL N°44, sólo deberán pagar a la entidad empleadora el monto correspondiente al subsidio, ya que durante los períodos en que los trabajadores devengan subsidios por incapacidad laboral, la C.C.A.F. mantiene su condición de encargada de pagar las respectivas cotizaciones previsionales.

Solicitud de reembolso

Las Municipalidades, Corporaciones Municipales o empleadores en convenio, que comprendan subsidios de uno o más trabajadores, por los que se emita un solo cheque por el conjunto de beneficios pagados, deberán ser presentadas:

a) Adjuntando una nómina de respaldo en que se identifique a cada beneficiario con su RUT, nombres y apellidos

b) Señalando los datos de la licencia médica de que se trata,

c) Indicando los pagos parciales efectuados correspondientes a subsidios y cotizaciones en los casos que corresponda,

d) Ajuntando a la solicitud formal de reembolso, copia de las planillas de cotizaciones, tanto las declaradas y pagadas como sólo las declaradas, cuando corresponda, y copias de las liquidaciones de remuneraciones.

Monto del reembolso

Las C.C.A.F. deberán reembolsar el subsidio determinado conforme al artículo 8° del DFL N°44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.Pago del reembolso

Las C.C.A.F. deberán efectuar el pago correspondiente dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel en que se haya ingresado la presentación de cobro respectiva.

No se deben emitir cheques de reembolso ni efectuar pago alguno por este concepto, con anterioridad a la recepción de la solicitud de cobro respectiva y a la recepción de las licencias médicas autorizadas por la COMPIN correspondiente.

La C.C.A.F. remita a esta Superintendencia la información, agregando el detalle del cheque extendido (el que debe ser nominativo y a nombre de la entidad solicitante) con que se pagó el reembolso.

Excepción:

Se efectuará el pago correspondiente, respecto de las licencias médicas que hayan sido autorizadas por medio de una resolución exenta de esta Superintendencia, aun cuando no hubiere sido redictaminada por la COMPIN o Sub COMPIN.

Transferencia electrónica del pago de estos reembolsos

Se realiza:

a) A través de abonos o depósitos electrónicos en las cuentas corrientes de las entidades, efectuados directamente por la C.C.A.F. desde su cuenta corriente o,

b) A través de convenios de pago masivo que las C.C.A.F. puedan contratar con instituciones bancarias, ajustándose a las normas establecidas sobre la materia por la Comisión para el Mercado Financiero. Para tales efectos, las entidades deberán autorizar a la C.C.A.F. que los reembolsos se realicen a través de los depósitos en las cuentas corrientes, autorización que al menos, debe tener la identificación de la entidad empleadora, fecha de la autorización, el número de la cuenta corriente y el banco correspondiente. La autorización señalada podrá ser permanente, debiendo las C.C.A.F. conformar y mantener debidamente actualizada una base de datos con las autorizaciones de depósitos en cuentas corrientes.

Atraso en el pago del reembolso

Municipalidades y Corporaciones Municipales por subsidios de docentes del Sector Municipal, y del personal afecto al Estatuto de Atención Primaria de Salud

Las cantidades que no se paguen oportunamente, con cargo al Fondo Social de la respectiva C.C.A.F. que reembolsó extemporáneamente:

a) Se reajustarán en el mismo porcentaje en que hubiere variado el IPC, determinado por INE, entre el mes anterior a aquel en que debió efectuarse el pago y el precedente a aquel en que efectivamente se puso a disposición de la entidad,

b) Se devenga el interés corriente para operaciones reajustables a que se refiere la Ley N°18.010. Este interés corriente deberá aplicarse sumando las tasas diarias entre la fecha en que debió haberse pagado el reembolso derivado de cada licencia y la fecha en que la C.C.A.F. paga efectivamente el reembolso solicitado.

Las licencias médicas que se encuentren pendientes de resolución por parte de la COMPIN o Sub COMPIN a la fecha de la solicitud formal de reembolso, no devengarán reajustes e intereses corrientes.