Sin perjuicio de las actuaciones judiciales, se deberán mantener procedimientos administrativos internos que permitan verificar mensualmente la morosidad de las cotizaciones y realizar un análisis del estado de avance de las acciones de cobranza, tanto extrajudiciales como judiciales, a lo menos, trimestralmente. Además, se deberán mantener debidamente identificados, en una base de datos, los juicios que hayan sido notificados antes de la entrada en vigencia de la Ley N°20.023, para así tener claridad sobre los procedimientos y plazos con que se cuenta para actuar en cada uno de ellos.

La Ley N°17.322 en su artículo 9°, reemplazado por la Ley N°20.023, establece que el Tribunal de Cobranza Laboral y Previsional conocerá de estas cobranzas, entregándoles el impulso procesal, y consecuencialmente, no puede alegarse por las partes el abandono del procedimiento. Las actuaciones procesales podrán realizarse por medios electrónicos y a solicitud de parte, las notificaciones podrán ser efectuadas por medios electrónicos, o por algún otro que se designe. (Ejemplo: e-mail).

1. Acción de reclamo
   
   El artículo 4° de la Ley N°17.322 faculta al trabajador, al Sindicato o a la Asociación Gremial, para reclamar el ejercicio de las acciones de cobro de cotizaciones por parte de la entidad previsional respectiva. Una vez presentado el requerimiento y notificado que fuere por el Tribunal, la institución de seguridad social cuenta con un plazo de 30 días hábiles para constituirse como demandante y continuar las acciones ejecutivas, bajo el apercibimiento de ser sancionada por actuar en forma negligente.
   
   Para dar cumplimiento a los plazos procesales deberán crearse mecanismos internos de respuesta, coordinando sus unidades de cobranza con sus Fiscalías o empresas externas de cobranza, según actuaren directamente o a través de empresas externas de cobranza judicial.
   
   Para hacer operativo lo anterior, esas entidades de seguridad social deberán implementar un sistema de certificación, a requerimiento de la parte interesada, por el que se establezca el no pago oportuno de cotizaciones por el período correspondiente. En dicha certificación se deberá indicar, además, la individualización del o de los trabajadores involucrados, indicando los períodos que comprenden las cotizaciones adeudadas y los montos de las remuneraciones por las cuales se estuvieren adeudando cotizaciones, o certificando la falta de una declaración, si ello procediere.

2. Demanda Ejecutiva
   
   Sin perjuicio de lo anterior, los organismos administradores deberán iniciar el procedimiento de cobranza judicial de deudas morosas de un monto superior a 50 Unidades de Fomento, calculadas a la fecha en que el deudor deja de cumplir con su obligación. Las acciones de cobranza judicial deberán interponerse dentro de los seis primeros meses, contados desde el inicio de la morosidad.
   
   Tratándose de deudas iguales o inferiores a 50 Unidades de Fomento, los organismos administradores sólo estarán obligados a realizar cobranza extrajudicial.
   
   La resolución de cobranza, debe contener a lo menos la individualización de los trabajadores involucrados, indicando la o las faenas, obras, industrias, negocios o explotaciones a que ellas se refieren, los períodos que comprenden las cotizaciones adeudadas y los montos de las remuneraciones por las cuales se estuviere adeudando cotizaciones.
   
   Esta resolución podrá ser firmada por medio manual, mecanizado u electrónico, teniendo igualmente mérito ejecutivo. En el último caso, habrá que estarse a lo que establezca el reglamento contenido en el Decreto N°52, de 2006, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y a las instrucciones contenidas en el número 9 de esta Letra.

Al momento de constituirse como demandante, los organismos administradores deberán requerir inmediatamente, que el tribunal ordene a la Tesorería General de la República que retenga de la devolución de impuestos a la renta que le correspondiere anualmente, a empleadores que adeudasen cotizaciones de seguridad social, los montos que se encontraren impagos de acuerdo a lo que señale el título ejecutivo que sirva de fundamento a la demanda. Lo anterior, a fin de obtener la imputación al pago de la deuda previsional, al ser girada la retención de tributos a su favor.

Deberá presentarse siempre el recurso de apelación en contra de la sentencia definitiva de primera instancia que fuere desfavorable a los intereses del trabajador, de la resolución que declare la negligencia en el cobro conforme al artículo 4° bis de la Ley N°17.322, y de la resolución que se pronuncie negativamente sobre la medida cautelar de retención de la devolución de impuestos a la renta que les correspondiese anualmente a los empleadores demandados.

Las sociedades civiles y comerciales, las corporaciones y fundaciones y todas las personas jurídicas de derecho privado, las comunidades y todas las entidades y organismos particulares, como asimismo las instituciones semifiscales y las empresas autónomas del Estado, deberán declarar ante las instituciones previsionales a que estén afiliados sus dependientes, los nombres de sus gerentes, administradores o presidentes, y comunicar los cambios en esas designaciones, dentro de los 30 días de producidos; ello para los fines contemplados en el inciso primero del artículo 7° del Código de Procedimiento Civil, no obstante cualquiera limitación impuesta a sus poderes. La omisión de la declaración antedicha será sancionada con multa de una a dieciocho Unidades de Fomento, a beneficio de la respectiva institución de seguridad social.

Los organismos administradores deberán mantener registros actualizados en algún sistema de información, donde se almacene la totalidad de las acciones judiciales llevadas a cabo durante el año en curso, identificando claramente, a lo menos, el nombre del deudor, el RUT del deudor, el monto adeudado, la fecha de inicio de las acciones de cobranza prejudicial, la fecha de inicio de las acciones de cobranza judicial, y el estado en el cual se encuentran las acciones de cobro. La referida información debe estar a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social para efecto de las fiscalizaciones periódicas que ésta realice.

En los respectivos contratos de cobranza que los organismos administradores que hayan celebrado o celebren con entidades o abogados externos, deberán contemplar, entre otras, cláusulas orientadas a cautelar la debida custodia de las resoluciones de cobranza o pagarés según corresponda y con ello la obligación de informar, a lo menos trimestralmente, el estado de tramitación del cobro del o de los instrumentos de que se trate. Asimismo, deberá considerarse una cláusula que permita sancionar al adjudicatario que por causa que le sea imputable, hubiere incurrido en negligencia perjudicial a la entidad.

El Instituto de Seguridad Laboral y las mutualidades de empleadores de la Ley N°16.744, podrán estampar mediante procedimientos mecánicos o electrónicos, la firma de su representante legal en las resoluciones de cobranza de las cotizaciones previsionales, previo cumplimiento de los requisitos que se indican.

1. Firma mecanizada
   
   Conforme lo indica el citado Decreto N°52, es firma mecanizada la estampada mediante procedimientos mecánicos, que reproduzcan fielmente la rúbrica de una persona natural debidamente facultada para ello, la que, para todos los efectos legales, se entiende suscrita por la persona cuya rúbrica haya sido reproducida.
   
   La firma mecanizada deberá estamparse en cada una de las fojas que conforman las resoluciones de cobranzas de deudas previsionales o de seguridad social, y en sus respectivos anexos, que forman parte integrante de éstas.
   
   Las resoluciones de cobranza judicial firmadas en forma mecanizada, deben formar parte del expediente judicial físico, como electrónico, para este último efecto, podrá también digitalizarse.

2. Mecanismo de control de firma mecanizada
   
   Cada organismo administrador deberá establecer mecanismos de resguardo de los cuños correspondientes y asegurarse que el sistema de impresión de firma que se utilice, ofrezca seguridad frente a posibles adulteraciones.
   
   Para estos efectos, los organismos deberán establecer mecanismos de resguardo de los cuños, además de la autenticación correspondiente y que constituirán el soporte de seguridad de los sistemas de información, los que permitirán definir en forma individual a los usuarios que tendrán acceso y sus privilegios, generándose registros de auditoria detallada, que permitirán determinar específicamente la actividad de un usuario en forma completa y localizar los incidentes de seguridad o de actividad anormal en el proceso.
   
   Cabe hacer presente que los cuños deben estar bajo la custodia del superior jerárquico directo de la unidad a cargo de la emisión de las resoluciones de que se trata, dentro de la entidad, en un lugar seguro que evite la pérdida, el deterioro o la vulnerabilidad, en la forma como lo establece el N°1 del artículo 7° del citado Decreto N°52. Asimismo, cualquier requerimiento de verificación de dichos cuños, tanto por las unidades de contraloría interna como de los organismos fiscalizadores debe ser en presencia de la persona designada para su custodia.

3. Firma electrónica avanzada
   
   Los documentos electrónicos de resoluciones de cobranzas de deudas previsionales podrán ser suscritos por medio de firma electrónica avanzada, la que se regirá por las disposiciones de la Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y certificación de dicha firma y su reglamentación.
   
   Para efectos de estas instrucciones, el concepto "firma electrónica avanzada" se define como cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, certificado por un prestador acreditado, en los términos señalados en la Ley N°19.799 y su reglamentación, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.
   
   A su vez, se entiende por documento electrónico toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior.
   
   Atendido el tenor de la Ley N°17.322 y su reglamento, las resoluciones de cobranzas de deudas previsionales generadas con firma electrónica avanzada, serán válidas de la misma manera y producirán los mismos efectos que las emitidas por escrito y en soporte de papel, y tendrán el valor probatorio establecido en los artículos 3°, 4° y 5° de la Ley N°19.799.
   
   Los organismos administradores deberán adaptarse a requerimientos que contemplen los Tribunales de Justicia, toda vez que la resolución de cobranza con firma electrónica avanzada se trata de un documento electrónico que se usará ante ellos.

4. Mecanismo de control de firma electrónica
   
   Los organismos administradores deberán proceder a considerar la firma electrónica de las resoluciones de cobranza judicial de las cotizaciones previsionales, de la misma forma que una efectuada en la forma tradicional.
   
   Con el objeto de asegurar el debido resguardo de los documentos que contengan firma electrónica avanzada, las entidades de seguridad social y/o los prestadores de servicios que se hubieran contratado para la cobranza, deberán establecer mecanismos de resguardo en el manejo de ellos. Se asegurará que el documento electrónico garantizando que tenga como atributos la confidencialidad, integridad, factibilidad de autenticación y disponibilidad. Ello a través del desarrollo de políticas de seguridad de uso, almacenamiento, acceso y distribución del documento generado y de los sistemas informáticos utilizados en su procesamiento, monitoreo de éstas y su revisión, para evitar incidentes de seguridad, definición y documentación de roles y responsabilidades de las entidades e individuos involucrados en estos procesos.
   
   Cada entidad será responsable del uso y administración de los certificados que adquiera para el o los funcionarios que participen en la emisión de las resoluciones con firma electrónica avanzada, además de la responsabilidad individual que corresponda; por consiguiente, deberá establecer los procedimientos de control.
   
   En el evento que se requiera modificar una resolución que ya esté firmada, igual que en documentos con firma mecanizada o manual, deberá generarse otro documento modificatorio, dejándose el primero también en el expediente respectivo.
   
   En relación con el archivo o repositorio de estos documentos, si la entidad tiene un sistema de archivo electrónico el documento deberá identificarse en el expediente del caso en cobranza y permitir su validación.
   
   Cualquiera sea el tipo de archivo de los documentos, deberá estar a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social cuando se requiera.

5. Respaldos de resoluciones de cobranza judicial
   
   Los organismos administradores deberán registrar en el sistema de archivos que mantienen para las resoluciones de cobranza judicial, ya sea éste computacional o manual, si éstas fueron firmadas en forma, manual, mecánica o electrónica.

6. Información a la Superintendencia de Seguridad Social
   
   Cualquier situación anómala ocurrida y que tenga relación con la seguridad, pérdida de información o responsabilidades de cualquier índole, relacionadas con la firma electrónica o mecanizada, deberá ser comunicada por los organismos administradores a la Superintendencia de Seguridad Social inmediatamente de tomado conocimiento de la ocurrencia del hecho.