Compendio de Normas del Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales

El directorio tiene el deber de administrar la mutualidad según su tamaño y complejidad. Cabe tener presente que cada director también asume responsabilidad en cuanto miembro del ente colegiado que dirige la persona jurídica sin fines de lucro de la seguridad social denominado mutualidad. A continuación se señalan sus funciones mínimas.

1. Aspectos estratégicos
   1. Aprobar, revisar y supervisar la misión y estrategia corporativa, los principales planes de acción, los presupuestos anuales y la definición de objetivos y metas;
   2. Aprobar planes estratégicos, estructuras organizacionales que aseguren el desempeño de éstos, y los mecanismos de control para su adecuada ejecución;
   3. Aprobar las políticas o pautas de gobierno corporativo que rijan su relación con los diversos estamentos de la organización, así como con otros grupos de interés;
   4. Observar con atención y permanentemente la viabilidad operativa y económica de la mutualidad, resguardando su sustentabilidad en el mediano y largo plazo, lo cual implica, entre otros, reconocer los diversos compromisos presentes y futuros que mantienen con sus empresas adherentes y sus colectivos de trabajadores afiliados y pensionados;
   5. Instruir que se gestionen los riesgos que afronta la mutualidad, dotando de los recursos necesarios para poder llevar a cabo las actividades de mitigación. El directorio debe trabajar por vislumbrar los posibles impactos y desarrollar planes de trabajo que tomen en consideración las evaluaciones de los riesgos;
   6. Establecer un código de ética, conducta y buenas prácticas que regule la actuación de todos los directores, gerentes y trabajadores de la entidad, asegurando que sea conocido, vinculante y cumplido por toda la institución, como asimismo generando los canales de comunicación asociados a éste;
   7. Resguardar el riesgo reputacional de la mutualidad, y
   8. Aprobar y ordenar la implementación de una política para la prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales.
2. Sobre la estructura de la entidad
   1. Instaurar y supervisar el marco del gobierno corporativo en la mutualidad;
   2. Garantizar que el proceso de elección de los miembros del directorio, cuente con la formalidad y transparencia debida, para lo cual deberá aprobar un manual de procedimientos del proceso de elección, el cual tendrá un carácter operativo;
   3. Revisar y aprobar los mecanismos de selección y sistema de remuneración de la alta gerencia de la mutualidad;
   4. Establecer y aplicar procedimientos para seleccionar, designar, evaluar y remover al gerente general, auditor interno y fiscal;
   5. Examinar los sistemas de pago de estipendios y la respectiva política de compensaciones, asegurando que los incentivos de la alta gerencia y los trabajadores, en general, sean coherentes con los valores éticos, los objetivos de largo plazo, los riesgos asumidos, la estrategia, los resultados esperados y la finalidad del sistema de la Ley Nº16.744;
   6. Establecer en las políticas, manuales y otros instructivos, mecanismos y protocolos efectivos para evitar o terminar los conflictos de interés que pudieran surgir de las actuaciones de directores, alta gerencia y en general de los trabajadores de la mutualidad;
   7. Establecer planes de sucesión de los puestos relevantes de la mutualidad, dentro de los cuales se encontrará el del gerente general, en dicho plan se debe establecer las acciones necesarias para asegurar la continuidad operacional y la selección del personal más idóneo para el respectivo cargo.
3. Elementos de monitoreo y control
   1. Mantener una visión crítica e inquisitiva de las materias que son sometidas para su aprobación y de las funciones que son propias de la alta gerencia;
   2. Impulsar y promover el establecimiento de procedimientos adecuados, que garanticen la gestión prudente de la institución y la eficacia de sus procesos;
   3. Desarrollar la medición, monitoreo y control jurídico - económico del desempeño de la entidad, y la supervisión de los principales gastos, inversiones, adquisiciones, ingresos, administración de activos y pasivos;
   4. Examinar, validar y suscribir, informes de los estados financieros elaborados por los auditores externos, los cuales autoriza para proveer de información financiera de la mutualidad ante la Superintendencia de Seguridad Social, entidades externas, empresas adherentes y público en general;
   5. Proponer la memoria anual de la institución;
   6. Evaluar el desempeño de las sociedades y entidades filiales y adoptar las medidas pertinentes, actuando en consecuencia;
   7. Conocer los principales factores de riesgos de la mutualidad y, en base a eso, establecer mecanismos de supervisión y control que aseguren el cumplimiento de las políticas, códigos y otros instructivos internos, en concordancia con lo señalado en la Letra A, Título IV del presente Libro VII, para tales efectos, el directorio se reunirá periódicamente con el área especializada en la gestión de riesgos para evaluar el cumplimiento de los estándares definidos, impulsando las mejoras o correcciones que sean necesarias;
   8. Definir y utilizar indicadores de gestión para medir el desempeño de la mutualidad, al menos, en lo referente a los ámbitos: estratégico, financiero, actuarial, jurídico, administrativo, cumplimiento, operativos de las prestaciones médicas, preventivas y económicas, entre otros aspectos, esto con la finalidad de realizar un seguimiento objetivo de los asuntos relevantes de la mutualidad e informar lo pertinente a la Superintendencia de Seguridad Social;
   9. Revisar y aprobar el plan anual de auditoría, previa revisión del comité de auditoría, observar con atención su cumplimiento y realizar el seguimiento de los riesgos, mediante una relación continua y directa con los auditores internos y externos de la mutualidad;
   10. Verificar los estándares de atención de sus prestaciones, así como el seguimiento a las reclamaciones y presentaciones realizadas en la propia entidad, la Superintendencia de Seguridad Social u otras instancias. Conforme a ello rectificar según amerite;
   11. Aprobar la celebración de contratos para el suministro de bienes muebles, inmuebles y de los de prestación de servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones, para lo cual debe establecer límites monetarios o de otras características en donde será necesario la autorización del directorio para poder proceder;
   12. Promover una cultura de prevención de delitos, fraudes e irregularidades, para lo cual debe propiciar el funcionamiento de modelos y mecanismos efectivos, conociendo los principales resultados de estos procesos.
4. Deberes propios del cargo de director
   1. Desarrollar sus funciones de acuerdo a la legalidad vigente, a los estatutos, políticas y códigos, así como observar con atención permanente que la mutualidad opere bajo el marco regulatorio y normativo que le es aplicable;
   2. Cuidar los intereses de la mutualidad en concordancia con el mandato establecido en la Ley, la normativa vigente, los estatutos y en otras normas de autogobierno;
   3. Conocer las condiciones operativas, financieras y marco legal en que se desarrolla el sistema de la Ley Nº16.744, para esto deberá tener acceso a las dependencias e instalaciones de la mutualidad y así recoger recomendaciones y opiniones de los responsables de los procesos, dependencias e instalaciones y verificando in situ procedimientos y conductas;
   4. Dedicar el tiempo necesario a sus funciones, participando de las sesiones con la preparación necesaria, para abordar a cabalidad los asuntos que se tratarán en ellas;
   5. Conocer el estado de la fiscalización a la mutualidad, las eventuales sanciones y el nivel de cumplimiento de la normativa vigente según informes, oficios u otros, emitidos por la Superintendencia de Seguridad Social y otros entes competentes. Asimismo, conocer los planes de regularización implementados en razón de las fiscalizaciones realizadas;
   6. Asistir y participar en las sesiones de los comités del directorio que integra;
   7. Ejercer sus funciones y actuaciones buscando siempre el mejor interés de la mutualidad como administradora de un seguro social;
   8. Informarse, previamente a la toma de decisiones y, en caso de ser necesario, solicitar asesoría y capacitación en las materias que puedan ser objeto de acuerdo de directorio, y
   9. Firmar las actas de sesión del directorio cuando asistan a la respectiva sesión. El director que quiera salvar su responsabilidad por algún acto o acuerdo del directorio, deberá dejar constancia en el acta su oposición, y si estimare que un acta adolece de inexactitudes u omisiones, deberá estampar, antes de firmarla, las salvedades correspondientes.
5. Relación con el entorno y transparencia
   1. Considerar debidamente en la planificación estratégica de la entidad los distintos grupos de interés, tales como colaboradores, clientes, proveedores, otros entes vinculados al giro, así como la sociedad toda;
   2. Generar las instancias para posibilitar la divulgación de información relevante de la mutualidad, estableciendo el contenido mínimo que debe entregarse, y
   3. Recibir y conocer información sobre consultas y reclamos realizados en la propia mutualidad o ante terceros, tales como la Superintendencia de Seguridad Social.
6. Roles y responsabilidades en la gestión de riesgos
   1. Instaurar y mantener un sistema de gestión de riesgos, verificando que éste sea adecuado para la naturaleza y escala de las operaciones de la mutualidad.
   2. Conocer y aprobar las políticas, los manuales y modelos de gestión de riesgos de la entidad, incluyendo los procesos y técnicas que se utilizarán para la identificación y evaluación de los riesgos de la mutualidad.
   3. Definir los límites de aceptabilidad de los riesgos, los que en caso de ser superados requerirán de la implementación de medidas de mitigación y control por parte de la gerencia general.
   4. Promover una cultura de gestión de riesgos al interior de la mutualidad.
   5. Informarse periódicamente acerca de los riesgos que han sido identificados, así como de las medidas de mitigación y control de los riesgos que se han establecido y de su desarrollo en el tiempo, con el fin de cumplir con sus responsabilidades en materia de riesgos.
   6. Velar por la independencia entre el área especializada en la gestión de riesgos y las demás áreas funcionales y de apoyo de la mutualidad.
   7. Recibir y conocer, de forma directa, informes independientes de auditoría interna y externa referentes al estado de la gestión de riesgos en la mutualidad.
   8. Pronunciarse respecto a la suficiencia de las reservas constituidas.
   9. Conocer y aprobar periódicamente las pruebas de estrés requeridas por la Superintendencia de Seguridad Social.
   10. Velar por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en las presentes instrucciones, las políticas de gestión de riesgos, los manuales y los procedimientos desarrollados para la administración de los riesgos y proveer los recursos necesarios para el correcto funcionamiento del modelo de gestión de riesgos.
7. Responsabilidad respecto del sistema de control interno
   1. Aprobar e instaurar un sistema de control interno, verificando que éste sea adecuado para la naturaleza y la escala de las operaciones.
   2. Velar porque se mantenga en el tiempo un sistema de control interno efectivo.
   3. Llevar a cabo una vigilancia prudente y adecuada del sistema de administración de riesgos, de modo que aquellos de mayor relevancia puedan ser identificados, evaluados, controlados, y monitoreados en forma continua. Las estrategias y las políticas de riesgos deben ser aprobadas por el directorio y revisadas por éste con una periodicidad, de al menos, una vez al año.
   4. Recibir permanentemente informes relativos a la efectividad de los controles internos como asimismo de sus deficiencias detectadas, por la administración, por la auditorías interna o externa, su personal o por cualquier medio, las que deben ser reportadas de inmediato al directorio y abordadas a la brevedad.
8. Otras obligaciones normativas
   1. Establecer la estrategia general de gestión de riesgos, según lo dispuesto en el Capítulo III, Letra A, Título IV de este Libro VII.
   2. Asegurar que la Unidad de Auditoría Interna posea las condiciones suficientes para poder realizar su rol en condiciones de independencia, según lo establecido en el número 11 de la Letra B, Título II de este Libro VII.
   3. Impulsar y monitorear las actividades conducentes al otorgamiento de las prestaciones preventivas de accidentes laborales y enfermedades profesionales, de acuerdo a lo establecido en el Libro IV.

El presidente del directorio es responsable del adecuado y eficaz funcionamiento del directorio. Entre otros, son deberes de su cargo:

1. Representar legalmente a la mutualidad, pudiendo conferir mandatos judiciales y extrajudiciales, los cuales puede otorgar mediante acuerdo de directorio;

2. Presidir sesiones y liderar el directorio, asegurando que se trabaje eficientemente;

3. Organizar la agenda de trabajo de cada sesión;

4. Establecer los procedimientos para el trabajo del directorio;

5. Velar por el cumplimiento efectivo de las funciones del directorio y de los roles y obligaciones que le asignen;

6. Coordinar la agenda del directorio en relación al gerente general y la ejecución de los mandatos definidos por el directorio;

7. Generar las instancias para dar tratamiento a los eventuales conflictos de interés ante los cuales el directorio debiera pronunciarse;

8. Posibilitar la generación de actas que contengan de forma íntegra y fidedigna las deliberaciones y acuerdos del directorio, así como su adecuado almacenamiento y respaldo;

9. Emitir su voto - dirimente - cuando se produzca empate en la adopción de algún acuerdo, y

10. Proveer los mecanismos necesarios para mantener permanente capacitado al directorio acerca de la gestión y la administración de la mutualidad y de los mejores estándares de gobierno corporativo.

En el caso que los estatutos de la mutualidad establezcan la existencia de directores suplentes, se considerará buena práctica que:

1. Los directores suplentes participen en las sesiones de directorio, contando con derecho a voz.
2. Los directores suplentes participen y formen parte de los comités del directorio, para lo cual se deberán contemplar los respectivos protocolos de designación.

La alta gerencia de la mutualidad está compuesta por gerentes o quienes tengan rango equivalente y serán liderados por el gerente general, quien dentro de sus funciones y responsabilidades debe:

1. Ejecutar los acuerdos de directorio, asegurando que las actividades de la mutualidad sean coherentes con la normativa vigente, los estatutos de la mutualidad, las instrucciones que emitan los organismos reguladores, el plan estratégico y políticas establecidas por el directorio;

2. Supervisar adecuadamente el ejercicio de las responsabilidades delegadas, para estos efectos, la alta gerencia debe estar conformada por profesionales idóneos, con competencias personales, técnicas y la experiencia necesaria;

3. Adoptar las medidas necesarias para informar adecuada y oportunamente al directorio, al menos sobre los siguientes aspectos:

   1. Estatutos actualizados de la mutualidad y reglamentos internos;

   2. Informes de gestión y de ejecución de las principales áreas estratégicas de la mutualidad, tales como prestaciones médicas, preventivas, económicas, entre otras;

   3. Hechos relevantes comunicados por la mutualidad a la Superintendencia de Seguridad Social;

   4. Participación de la mutualidad y los aportes que ésta pudiere realizar en sociedades u organismos filiales, así como las transacciones que se efectúen entre dichos organismos y también con otros entes externos que sean de importancia significativa para la mutualidad o la sociedad u organismo filial, y

   5. Estados financieros individuales y consolidados, y sus respectivas notas explicativas.

4. Informar a toda la organización, como también al público en general, los lineamientos principales de la gestión de riesgos, además de difundir esta materia a través de la memoria institucional, estados financieros, sitio web institucional y de otros medios que se estimen convenientes;

5. Implementar y mantener en funcionamiento el sistema de control interno conforme a las instrucciones del directorio y en concordancia con lo establecido en la Letra B, Título II de este Libro VII. Para tal efecto, el gerente general deberá dotar a la mutualidad de los recursos necesarios para el adecuado desarrollo de dicho sistema;

6. Ejecutar de forma efectiva y eficiente el modelo de gestión de riesgos, todo ello dentro de las políticas, los manuales y los procedimientos previamente establecidos, además de lo estipulado en la Letra A, Título IV de este Libro VII;

7. Informar, al menos semestralmente, al directorio sobre la suficiencia de las reservas técnicas constituidas por la mutualidad para su consideración y evaluación de la necesidad de implementar medidas correctivas;

8. Informar al directorio respecto al estado y resultados de las fiscalizaciones realizadas a la mutualidad, las infracciones y las sanciones impuestas por la Superintendencia de Seguridad Social u otros entes competentes, así como las medidas adoptadas para subsanarlas;

9. Mantener permanentemente actualizado el registro de adherentes, directores y demás cargos establecidos en sus estatutos;

10. Asegurar la ejecución de las actividades previstas en el plan de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, e informar periódicamente al directorio sobre su estado de avance;

11. Informar a toda la institución, a la Superintendencia de Seguridad Social, trabajadores, pensionados y público en general, los principales lineamientos relativos a la prevención y sobre el plan de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales en ejecución. Para tal efecto, deberá hacer uso de todos los medios físicos y tecnológicos de que disponga la mutualidad;

12. Generar indicadores que permitan monitorear la eficacia de las actividades contempladas en el plan de prevención, conforme a lo instruido por el directorio;

13. Verificar la calidad de la información utilizada para elaborar el plan de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, así como de la información de los resultados de su ejecución.

14. Otras funciones y responsabilidades que instruya el directorio.

La mutualidad debe contar con un cargo que responsablemente conozca, analice, informe, advierta e instruya sobre materias jurídicas, con el objeto que la mutualidad enmarque su gestión dentro de las normas legales, reglamentarias, administrativas, técnicas, y estatutarias, como asimismo cumpla las políticas, códigos, manuales y reglamentos internos que la rigen.

El fiscal responderá ante el directorio, recayendo en dicho estamento la responsabilidad privativa respecto a la contratación, destitución, evaluación de desempeño y fijación de las remuneraciones del fiscal, entre otras materias.

El fiscal tendrá dentro de su responsabilidad el desarrollo de, al menos, las siguientes labores:

1. Asesorar jurídicamente al directorio, participando en sesiones de éste y en los comités del directorio, cuando así sea requerido.

2. Apoyar y asesorar a la gerencia u otros estamentos de la mutualidad en la revisión de materias jurídicas de interés de la institución, velando que la operativa se desarrolle dentro del marco normativo que le aplica;

3. Expresar su opinión respecto de los acuerdos que adoptará el directorio, observando formalmente aquellos que considere que transgredan la normativa vigente;

4. Informar al directorio respecto a asuntos contenciosos que podrían llegar a afectar el interés de la institución;

5. Contribuir con el área especializada en la gestión de riesgos, cuando se presenten observaciones de carácter jurídico y en la gestión del riesgo legal, y

6. Otras funciones que determine el directorio.

El directorio deberá asegurar la debida independencia del fiscal respecto a otros estamentos de la mutualidad, con la finalidad de resguardar la objetividad de su función.

El auditor interno es responsable ante el directorio de liderar la función encargada de evaluar el grado de cumplimiento de las políticas, procedimientos, prácticas y controles, así como revisar que éstos sigan siendo suficientes y adecuados según las operaciones de la mutualidad.

En este sentido, el directorio establecerá que los reportes del auditor interno sean remitidos de forma directa al comité de auditoría o al propio directorio. Es necesario que la mutualidad asegure la debida independencia del auditor interno respecto de la alta gerencia y otros estamentos dependientes de ésta, con la finalidad de resguardar la objetividad de los juicios emitidos.

Dentro de las funciones y responsabilidades del auditor interno se encuentran:

1. Programar y ejecutar planes anuales de auditoría y realizarlos en forma objetiva y con la debida independencia;

2. Incorporar dentro del plan anual de auditoría la revisión del adecuado y oportuno otorgamiento de las prestaciones médicas, económicas y preventivas de la Ley Nº16.744.

3. Desarrollar una metodología que identifique los principales riesgos incurridos por la institución para asignar sus recursos de conformidad con ello;

4. Verificar que la gestión de riesgo y el control interno de la mutualidad están operando efectivamente;

5. Verificar que los riesgos de la mutualidad están siendo correctamente evaluados;

6. Remitir los hallazgos del proceso de auditoría al directorio, y

7. Implementar un mecanismo de denuncia de ilegalidades, fraudes e irregularidades velando por su debida efectividad y adopción de medidas pertinentes.

8. Incluir dentro del plan anual de auditoría la revisión de la calidad de la información del plan de prevención.

La empresa de auditoría externa, la cual es contratada según el procedimiento establecido en el Título II, de este Libro VII, debe auditar y expresar su opinión sobre los estados financieros confeccionados por la mutualidad.

Por su parte, los informes que emanen como resultado de su trabajo de auditoría deben ser remitidos al directorio de la institución, quien revisará las eventuales recomendaciones contenidas en los respectivos informes. De la misma forma, el directorio enviará a la Superintendencia de Seguridad Social los informes generados a raíz del proceso de auditoría externa.

El directorio se reunirá con la empresa de auditoría externa, al menos, durante el desarrollo de la auditoría y para la entrega de los resultados finales del proceso, instancias en las cuales al menos en alguna, se prescindirá de la presencia de miembros de la alta gerencia, a menos que resulte indispensable y así se consigne.