Compendio de Normas del Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales

El directorio tiene el deber de administrar la mutualidad según su tamaño y complejidad. Cabe tener presente que cada director también asume responsabilidad en cuanto miembro del ente colegiado que dirige la persona jurídica sin fines de lucro de la seguridad social denominado mutualidad. A continuación se señalan sus funciones mínimas.

1. Aspectos estratégicos
   1. Aprobar, revisar y supervisar la misión y estrategia corporativa, los principales planes de acción, los presupuestos anuales y la definición de objetivos y metas;
   2. Aprobar planes estratégicos, estructuras organizacionales que aseguren el desempeño de éstos, y los mecanismos de control para su adecuada ejecución;
   3. Aprobar las políticas o pautas de gobierno corporativo que rijan su relación con los diversos estamentos de la organización, así como con otros grupos de interés;
   4. Observar con atención y permanentemente la viabilidad operativa y económica de la mutualidad, resguardando su sustentabilidad en el mediano y largo plazo, lo cual implica, entre otros, reconocer los diversos compromisos presentes y futuros que mantienen con sus empresas adherentes y sus colectivos de trabajadores afiliados y pensionados;
   5. Instruir que se gestionen los riesgos que afronta la mutualidad, dotando de los recursos necesarios para poder llevar a cabo las actividades de mitigación. El directorio debe trabajar por vislumbrar los posibles impactos y desarrollar planes de trabajo que tomen en consideración las evaluaciones de los riesgos;
   6. Establecer un código de ética, conducta y buenas prácticas que regule la actuación de todos los directores, gerentes y trabajadores de la entidad, asegurando que sea conocido, vinculante y cumplido por toda la institución, como asimismo generando los canales de comunicación asociados a éste;
   7. Resguardar el riesgo reputacional de la mutualidad, y
   8. Aprobar y ordenar la implementación de una política para la prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales.
2. Sobre la estructura de la entidad
   1. Instaurar y supervisar el marco del gobierno corporativo en la mutualidad;
   2. Garantizar que el proceso de elección de los miembros del directorio, cuente con la formalidad y transparencia debida, para lo cual deberá aprobar un manual de procedimientos del proceso de elección, el cual tendrá un carácter operativo;
   3. Revisar y aprobar los mecanismos de selección y sistema de remuneración de la alta gerencia de la mutualidad;
   4. Establecer y aplicar procedimientos para seleccionar, designar, evaluar y remover al gerente general, auditor interno y fiscal;
   5. Examinar los sistemas de pago de estipendios y la respectiva política de compensaciones, asegurando que los incentivos de la alta gerencia y los trabajadores, en general, sean coherentes con los valores éticos, los objetivos de largo plazo, los riesgos asumidos, la estrategia, los resultados esperados y la finalidad del sistema de la Ley Nº16.744;
   6. Establecer en las políticas, manuales y otros instructivos, mecanismos y protocolos efectivos para evitar o terminar los conflictos de interés que pudieran surgir de las actuaciones de directores, alta gerencia y en general de los trabajadores de la mutualidad;
   7. Establecer planes de sucesión de los puestos relevantes de la mutualidad, dentro de los cuales se encontrará el del gerente general, en dicho plan se debe establecer las acciones necesarias para asegurar la continuidad operacional y la selección del personal más idóneo para el respectivo cargo.
3. Elementos de monitoreo y control
   1. Mantener una visión crítica e inquisitiva de las materias que son sometidas para su aprobación y de las funciones que son propias de la alta gerencia;
   2. Impulsar y promover el establecimiento de procedimientos adecuados, que garanticen la gestión prudente de la institución y la eficacia de sus procesos;
   3. Desarrollar la medición, monitoreo y control jurídico - económico del desempeño de la entidad, y la supervisión de los principales gastos, inversiones, adquisiciones, ingresos, administración de activos y pasivos;
   4. Examinar, validar y suscribir, informes de los estados financieros elaborados por los auditores externos, los cuales autoriza para proveer de información financiera de la mutualidad ante la Superintendencia de Seguridad Social, entidades externas, empresas adherentes y público en general;
   5. Proponer la memoria anual de la institución;
   6. Evaluar el desempeño de las sociedades y entidades filiales y adoptar las medidas pertinentes, actuando en consecuencia;
   7. Conocer los principales factores de riesgos de la mutualidad y, en base a eso, establecer mecanismos de supervisión y control que aseguren el cumplimiento de las políticas, códigos y otros instructivos internos, en concordancia con lo señalado en la Letra A, Título IV del presente Libro VII, para tales efectos, el directorio se reunirá periódicamente con el área especializada en la gestión de riesgos para evaluar el cumplimiento de los estándares definidos, impulsando las mejoras o correcciones que sean necesarias;
   8. Definir y utilizar indicadores de gestión para medir el desempeño de la mutualidad, al menos, en lo referente a los ámbitos: estratégico, financiero, actuarial, jurídico, administrativo, cumplimiento, operativos de las prestaciones médicas, preventivas y económicas, entre otros aspectos, esto con la finalidad de realizar un seguimiento objetivo de los asuntos relevantes de la mutualidad e informar lo pertinente a la Superintendencia de Seguridad Social;
   9. Revisar y aprobar el plan anual de auditoría, previa revisión del comité de auditoría, observar con atención su cumplimiento y realizar el seguimiento de los riesgos, mediante una relación continua y directa con los auditores internos y externos de la mutualidad;
   10. Verificar los estándares de atención de sus prestaciones, así como el seguimiento a las reclamaciones y presentaciones realizadas en la propia entidad, la Superintendencia de Seguridad Social u otras instancias. Conforme a ello rectificar según amerite;
   11. Aprobar la celebración de contratos para el suministro de bienes muebles, inmuebles y de los de prestación de servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones, para lo cual debe establecer límites monetarios o de otras características en donde será necesario la autorización del directorio para poder proceder;
   12. Promover una cultura de prevención de delitos, fraudes e irregularidades, para lo cual debe propiciar el funcionamiento de modelos y mecanismos efectivos, conociendo los principales resultados de estos procesos.
4. Deberes propios del cargo de director
   1. Desarrollar sus funciones de acuerdo a la legalidad vigente, a los estatutos, políticas y códigos, así como observar con atención permanente que la mutualidad opere bajo el marco regulatorio y normativo que le es aplicable;
   2. Cuidar los intereses de la mutualidad en concordancia con el mandato establecido en la Ley, la normativa vigente, los estatutos y en otras normas de autogobierno;
   3. Conocer las condiciones operativas, financieras y marco legal en que se desarrolla el sistema de la Ley Nº16.744, para esto deberá tener acceso a las dependencias e instalaciones de la mutualidad y así recoger recomendaciones y opiniones de los responsables de los procesos, dependencias e instalaciones y verificando in situ procedimientos y conductas;
   4. Dedicar el tiempo necesario a sus funciones, participando de las sesiones con la preparación necesaria, para abordar a cabalidad los asuntos que se tratarán en ellas;
   5. Conocer el estado de la fiscalización a la mutualidad, las eventuales sanciones y el nivel de cumplimiento de la normativa vigente según informes, oficios u otros, emitidos por la Superintendencia de Seguridad Social y otros entes competentes. Asimismo, conocer los planes de regularización implementados en razón de las fiscalizaciones realizadas;
   6. Asistir y participar en las sesiones de los comités del directorio que integra;
   7. Ejercer sus funciones y actuaciones buscando siempre el mejor interés de la mutualidad como administradora de un seguro social;
   8. Informarse, previamente a la toma de decisiones y, en caso de ser necesario, solicitar asesoría y capacitación en las materias que puedan ser objeto de acuerdo de directorio, y
   9. Firmar las actas de sesión del directorio cuando asistan a la respectiva sesión. El director que quiera salvar su responsabilidad por algún acto o acuerdo del directorio, deberá dejar constancia en el acta su oposición, y si estimare que un acta adolece de inexactitudes u omisiones, deberá estampar, antes de firmarla, las salvedades correspondientes.
5. Relación con el entorno y transparencia
   1. Considerar debidamente en la planificación estratégica de la entidad los distintos grupos de interés, tales como colaboradores, clientes, proveedores, otros entes vinculados al giro, así como la sociedad toda;
   2. Generar las instancias para posibilitar la divulgación de información relevante de la mutualidad, estableciendo el contenido mínimo que debe entregarse, y
   3. Recibir y conocer información sobre consultas y reclamos realizados en la propia mutualidad o ante terceros, tales como la Superintendencia de Seguridad Social.
6. Roles y responsabilidades en la gestión de riesgos
   1. Instaurar y mantener un sistema de gestión de riesgos, verificando que éste sea adecuado para la naturaleza y escala de las operaciones de la mutualidad.
   2. Conocer y aprobar las políticas, los manuales y modelos de gestión de riesgos de la entidad, incluyendo los procesos y técnicas que se utilizarán para la identificación y evaluación de los riesgos de la mutualidad.
   3. Definir los límites de aceptabilidad de los riesgos, los que en caso de ser superados requerirán de la implementación de medidas de mitigación y control por parte de la gerencia general.
   4. Promover una cultura de gestión de riesgos al interior de la mutualidad.
   5. Informarse periódicamente acerca de los riesgos que han sido identificados, así como de las medidas de mitigación y control de los riesgos que se han establecido y de su desarrollo en el tiempo, con el fin de cumplir con sus responsabilidades en materia de riesgos.
   6. Velar por la independencia entre el área especializada en la gestión de riesgos y las demás áreas funcionales y de apoyo de la mutualidad.
   7. Recibir y conocer, de forma directa, informes independientes de auditoría interna y externa referentes al estado de la gestión de riesgos en la mutualidad.
   8. Pronunciarse respecto a la suficiencia de las reservas constituidas.
   9. Conocer y aprobar periódicamente las pruebas de estrés requeridas por la Superintendencia de Seguridad Social.
   10. Velar por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en las presentes instrucciones, las políticas de gestión de riesgos, los manuales y los procedimientos desarrollados para la administración de los riesgos y proveer los recursos necesarios para el correcto funcionamiento del modelo de gestión de riesgos.
7. Responsabilidad respecto del sistema de control interno
   1. Aprobar e instaurar un sistema de control interno, verificando que éste sea adecuado para la naturaleza y la escala de las operaciones.
   2. Velar porque se mantenga en el tiempo un sistema de control interno efectivo.
   3. Llevar a cabo una vigilancia prudente y adecuada del sistema de administración de riesgos, de modo que aquellos de mayor relevancia puedan ser identificados, evaluados, controlados, y monitoreados en forma continua. Las estrategias y las políticas de riesgos deben ser aprobadas por el directorio y revisadas por éste con una periodicidad, de al menos, una vez al año.
   4. Recibir permanentemente informes relativos a la efectividad de los controles internos como asimismo de sus deficiencias detectadas, por la administración, por la auditorías interna o externa, su personal o por cualquier medio, las que deben ser reportadas de inmediato al directorio y abordadas a la brevedad.
8. Otras obligaciones normativas
   1. Establecer la estrategia general de gestión de riesgos, según lo dispuesto en el Capítulo III, Letra A, Título IV de este Libro VII.
   2. Asegurar que la Unidad de Auditoría Interna posea las condiciones suficientes para poder realizar su rol en condiciones de independencia, según lo establecido en el número 11 de la Letra B, Título II de este Libro VII.
   3. Impulsar y monitorear las actividades conducentes al otorgamiento de las prestaciones preventivas de accidentes laborales y enfermedades profesionales, de acuerdo a lo establecido en el Libro IV.