Las C.C.A.F. deben informar todo acontecimiento, circunstancia o antecedente, de ocurrencia no frecuente o periódica, que tenga o pueda tener una influencia significativa en su gestión administrativa, operacional o económica financiera, o en términos de la oportunidad de las prestaciones de seguridad social o bienestar social que otorgan a sus afiliados, incluyendo aquellos ocurridos en las sociedades u organismos filiales de la Caja.

Por lo tanto, las C.C.A.F. deben informar a esta Superintendencia, dentro del plazo de veinticuatro horas desde la ocurrencia o bien desde que tomó conocimiento, los hechos relevantes que puedan ser o no cuantificados en monto, por desconocimiento del impacto, o por ser un hecho de magnitudes incalculables al momento de ocurrido. Para estos efectos, cada Caja debe realizar el reporte de Hechos Relevantes, utilizando el sistema de formularios web que provee esta Superintendencia para dichos fines, de acuerdo a lo indicado en el Anexo N°1: Formulario web de Hechos Relevantes de este Título III del Libro V. Sin perjuicio de lo anterior, esta Superintendencia puede solicitar antecedentes adicionales en caso que lo amerite.

La información requerida por este numeral 5.3. del Título III del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833 debe ser remitida siguiendo las instrucciones señaladas en la página web de esta Superintendencia (www.suseso.cl) en el link denominado Proyecto GRIS.

Además del envío por formulario electrónico del hecho relevante, el Gerente General de la respectiva C.C.A.F. debe remitir a esta Superintendencia una carta suscrita, conteniendo la misma información de dicho hecho, dentro del plazo de veinticuatro horas desde la ocurrencia o toma de conocimiento de éste. No obstante lo anterior, los hechos remitidos a través de formulario web, son también de responsabilidad del Gerente General de la C.C.A.F., y se asumirá su conocimiento y autorización sobre lo informado.

A continuación, se presentan ejemplos de hechos relevantes que las C.C.A.F. deben reportar.

1. Inicio o término de beneficios contemplados en los Reglamentos de los Regímenes de Crédito Social, Prestaciones Adicionales y Prestaciones Complementarias.

2. Cambios de estructura organizacional y de personal clave de la administración (gerentes, directores, fiscal, auditor interno).

3. Suscripción de contratos y otro tipo de convenios con asesores, directores, empresas y otras personas naturales y jurídicas relacionadas con la administración superior de la C.C.A.F. (directores, gerente general y fiscal).
   
   Se entenderá por relacionado hasta el segundo grado de consanguinidad y hasta el primer grado de afinidad.

4. Apertura y cierre de procesos judiciales en contra de la Caja, como también efectuados por ésta, por sumas superiores a cinco mil unidades de fomento (U.F.), incluyendo costas y honorarios. Debe enviarse copia de la demanda y de la sentencia en cada caso.

5. Acuerdos sobre gastos, inversiones y licitaciones de compras y proveedores, cuyos montos superen, en su totalidad, las diez mil U.F., y de arrendamientos o contratación de servicios, cuyo monto mensual supere las mil U.F. Deben informarse las empresas que intervienen, el contenido y las condiciones que se incluirán en el contrato, cualquiera sea su naturaleza.

6. Hechos que afecten, en forma general, el otorgamiento oportuno de los beneficios.

7. Acuerdos sobre apertura y cierre de sucursales.

8. Variaciones notorias o inusuales en cualquier variable o indicador de carácter económico, financiero, comercial relevante de la C.C.A.F., o de sus sociedades u organismos filiales, que puedan tener influencia significativa en su gestión, o en términos de la oportunidad de las prestaciones de seguridad social o bienestar social que otorgan a sus afiliados. Debe explicar sus motivos.

9. Cualquier otro hecho que tenga o pueda tener una influencia significativa en su gestión administrativa, operacional o económica financiera, o en términos de la oportunidad de las prestaciones de seguridad social o bienestar social que otorgan a sus afiliados, incluyendo aquellos ocurridos en las sociedades u organismos filiales de la Caja.

El directorio de cada C.C.A.F. debe establecer una Política de Divulgación de Hechos Relevantes. Dicha política y sus modificaciones deben ser enviadas para conocimiento de esta Superintendencia, dentro del plazo máximo de tres días hábiles contado desde su aprobación en la sesión de directorio más próxima.

Adicionalmente, es responsabilidad del Gerente General de cada C.C.A.F. definir y aplicar un manual de procedimientos que asegure la detección, divulgación y comunicación a esta Superintendencia de los hechos relevantes señalados en la presente normativa.

Para proceder a la creación de los usuarios autorizados a enviar el reporte de Hechos Relevantes señalado en el punto 2 anterior, se requiere que los Gerentes Generales de cada Caja de Compensación envíen el nombre completo, cargo, correo electrónico y teléfono de contacto de al menos dos usuarios que se encuentren especialmente autorizados a reportar, en el formato establecido en el Anexo N°1: Formulario web de Hechos Relevantes del Título III del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833.

La información para la creación de usuarios debe ser remitida mediante la plataforma PAE, opción "Otros-Ingresos", debiendo proceder de igual forma para la eliminación de usuarios.