1.- Mediante Oficio Ord. citado en antecedentes, el Servicio de Bienestar de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, solicitó a esta Superintendencia pronunciarse respecto a la procedencia de generar y conservar de manera digital, los documentos asociados a la tramitación y entrega de los beneficios que realiza dicho Servicio.

2.- En cuanto a la creación de egresos electrónicos, esta Superintendencia señala que la utilización de documentos electrónicos por organismos públicos, se encuentra regulada en el artículo 6° de la Ley N° 19.799, inserto en su Título II, referente al uso de la firma electrónica por los órganos del Estado, que dispone que éstos "podrán ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica".

Asimismo, el artículo 5° de la Ley N° 19.880, señala que "el procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarán por escrito o por medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma más adecuada de expresión y constancia". Por su parte, el artículo 18 del mismo cuerpo legal precisa que "todo el procedimiento administrativo deberá constar en un expediente, escrito o electrónico, en el que se asentarán los documentos presentados por los interesados, por terceros y por otros órganos públicos, con expresión de la fecha y hora de su recepción, respetando su orden de ingreso". A su vez, el artículo 19 de la Ley N° 19.880 confirma que el procedimiento administrativo podrá realizarse a través de técnicas y medios electrónicos, para lo cual "los órganos de la Administración procurarán proveerse de los medios compatibles para ello, ajustándose al procedimiento regulado por las leyes".

Por otra parte, el Dictamen N° 39.315 de 24 de octubre de 2001, de la Contraloría General de la República, señala que el uso de tecnologías de información resulta procedente para el apoyo de labores administrativas (postura que encuentra su fundamento en los principios de eficiencia y eficacia en el actuar de los organismos públicos, consagrados en los artículos 3°, 5°, 8° y 11 de la Ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado), en la medida que se reúnan tres condiciones:

a) Que se dé cumplimiento a las disposiciones que regulen el procedimiento de que se trate y en la medida que estas normas específicas no obsten a dicha posibilidad.
b) Que el servicio que pretende hacer uso de ellas cuente con la factibilidad técnica para implementarlas, y
c) Que se adopten las medidas de resguardo necesarias para asegurar la veracidad e inviolabilidad de la información

3.- Respecto a la digitalización y resguardo electrónico de los egresos ya emitidos y destrucción del soporte papel, esta Superintendencia indica que, en relación con la mejor utilización de los espacios físicos destinados al almacenamiento de documentos, se han emitido instrucciones sobre la conservación y eliminación de documentación mediante la Circular N°3.133, de 22 de julio de 2015, cuya copia se adjunta. En dicha Circular, se establecen los registros y documentos que debe conservar la entidad respectiva y los que puede eliminar, de acuerdo con el tipo de documentación y circunstancias existentes al momento de decidir su conservación o eliminación.

A su vez, el dictamen N° 23.766 de 2008, de la Contraloría General de la República (C.G.R.) considera la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm utilizado para copiar y archivar documentación de respaldo o derivada de la gestión que le compete desarrollar a las entidades públicas, por un sistema de tecnología más avanzada, como lo es la digitalización de documentos, en la medida que el método a emplear garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan, como también la reproducción de las mismas, conforme al artículo 2° de la anotada ley N° 18.845.

Igualmente, dado el principio de la equivalencia entre el soporte electrónico y el de papel, previsto en el artículo 1°, inciso segundo, de la ley N° 19.799, por el dictamen N° 81.069, de 2013, de la C.G.R. se concluyó que las reglas previstas por el ordenamiento en materia de conservación, archivo y eliminación de documentos de la Administración, también resultan aplicables respecto de sus documentos electrónicos.

4.- En mérito de lo expuesto, respecto de la creación de egresos electrónicos esta Superintendencia manifiesta que el Departamento de Bienestar de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, con plena sujeción a la Ley N° 19.799, puede emitir y utilizar procedimientos electrónicos, con firma electrónica avanzada, para que sus afiliados puedan solicitar el otorgamiento de sus beneficios y él emitir las resoluciones correspondientes.

Asimismo, en cuanto a la factibilidad de digitalización y resguardo electrónico de los egresos ya emitidos y destrucción del soporte papel, esta Superintendencia no ve inconvenientes en que el Servicio de Bienestar de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, realice la digitalización de los documentos y antecedentes que debe mantener en su archivo, en la medida que el método a utilizar garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan como también la reproducción de las mismas, y que dicho proceso se encuentre autorizado por el Director del Servicio.