1.- Mediante oficio Ord. N° 35 de antecedentes, el Servicio de Bienestar de ese Ministerio dio respuesta al oficio de concordancias de esta Superintendencia, en el cual informó la situación relacionada con el endeudamiento de su afiliado -quien recurrió a este Organismo reclamando por la suspensión de créditos y solicitando aclarar sus deudas- confirmando lo indicado en la presentación del afiliado de que no contaba ese Servicio de Bienestar con la documentación de respaldo de las deudas vigentes originadas en el año 2011, debido a que había sido destruida. No obstante, se habían realizado dos repactaciones en septiembre y noviembre de 2014, de una parte de la deuda, por $ 960.000 pagaderos en 48 cuotas de $ 20.000, adjuntando documentación firmada por el afiliado.

Agrega que en el mes de mayo de 2015 se le otorgó un crédito dental de $ 81.560 y entre diciembre de 2017 y enero de 2018 se autorizó en forma excepcional (porque ya no tenía capacidad descuento dado lo bajo de su pensión) otro crédito dental por $ 205.448, todo lo cual ha aumentado el total de su deuda alcanzando a esa fecha, mayo de 2018, un total de $ 1.192.336.

Posteriormente, solicitado a ese Servicio de Bienestar una certificación de la actual deuda del afiliado, por Carta de antecedentes remite el certificado de fecha 7 de septiembre de 2018, el cual indica una deuda total de $ 1.059.149. En dicho saldo se incluyen créditos otorgados en el año 2011 que suman $ 895.374, sobre los cuales se ha informado que la documentación de respaldo, donde debiera estar la aceptación del afiliado, ha sido destruida debido a la antigüedad de ella.

2.- En consecuencia, de conformidad con los antecedentes remitidos por el Servicio de Bienestar, sólo existe documentación de respaldo de $ 163.775 por préstamos otorgados al afiliado. Sobre el particular, ante la imposibilidad de ese Servicio de demostrar fundadamente las deudas del afiliado originadas en el año 2011, deberá proceder a declarar la incobrabilidad de las mismas e iniciar el trámite para efectuar el castigo contable, según lo instruido en la Circular N° 3268 de esta Superintendencia.

3.- Asimismo y por lo informado del caso delafiliado, respecto al proceso de eliminación de documentos que señala en su oficio N° 35, deberá suspender de inmediato dicho procedimiento porque no se ajusta a las instrucciones impartidas en la Circular N° 3133 de este Organismo, la que en la letra c) del punto 1 señala que se debe conservar, entre otros documentos, los comprobantes relativos a derechos a favor del Servicio de Bienestar y en la letra c), del punto 2, se instruye respecto de los registros y documentos que se pueden eliminar después de cinco años entre los cuales se indican las solicitudes y autorizaciones de préstamos amortizados, es decir, que ya estén totalmente pagados por los afiliados; ambas condiciones impedían la destrucción de los respaldos de esas deudas. Precisado lo anterior, se debe revisar el proceso de eliminación actualmente vigente y elaborar un instructivo interno que esté acorde a lo normado en la mencionada Circular N° 3133, lo que podrá ser fiscalizado posteriormente por esta Superintendencia.