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Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) - Gobierno de Chile

Compendio de Normas que regulan a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar


5.6.1.1 Contratación de empresas auditoras externas

5 LIBRO V. ASPECTOS OPERACIONALES Y ADMINISTRATIVOS

5.6 TÍTULO VI: OTRAS INSTRUCCIONES DE CARÁCTER GENERAL

5.6.1 CONTRATACIÓN DE EMPRESAS DE AUDITORES EXTERNOS Y SERVICIOS MÍNIMOS QUE SE DEBEN DESARROLLAR EN LA AUDITORÍA

5.6.1.1 Contratación de empresas auditoras externas

5.6.1.1 Contratación de empresas auditoras externas

Las C.C.A.F., deben presentar sus estados financieros anuales debidamente auditados por una empresa de auditores externos independientes. Para tal efecto, mediante un proceso de licitación privada o pública, deben contratar los servicios de una empresa de auditores externos dando cumplimiento a las siguientes instrucciones en el proceso de selección y contratación de esos servicios:

  1. El Directorio de cada C.C.A.F. debe designar mediante el correspondiente acuerdo, una Comisión encargada de este proceso (en adelante, la Comisión), la que, al menos, debe estar conformada por dos integrantes del Directorio y el encargado de Contraloría o Auditoría Interna.

    El día hábil siguiente a la conformación de la Comisión, se debe informar a esta Superintendencia la composición de las personas que la integran.

  2. El plazo de permanencia de la EAE no podrá ser superior a cinco años. No obstante, una misma EAE podrá ser adjudicada nuevamente para el período siguiente en la medida que cambie el socio auditor. Sin perjuicio de lo anterior, la misma EAE no podrá prestar sus servicios a una Caja de Compensación por más de 10 años continuos o seguidos.

    De la misma forma, en el contrato debe establecerse que el gerente encargado del equipo de profesionales que llevará a cabo la auditoría externa debe poseer un acabado conocimiento de la normativa regulatoria dictada por esta Superintendencia, así como de la naturaleza, tamaño y complejidad de las actividades realizadas por las C.C.A.F. En cualquier caso, el mencionado gerente no podrá participar en actividades de consultoría en las mismas C.C.A.F. auditadas.

  3. Deben prepararse bases administrativas y técnicas referidas al trabajo a realizar indicando las áreas que requieren mayor profundidad en la revisión y las Sucursales, Agencias u Oficinas que se deben examinar.

  4. Las empresas que participen en la licitación deben estar inscritas en el Registro de Empresas de Auditoría Externa (en adelante, REAE) que mantiene la Comisión para el Mercado Financiero, dando pleno cumplimiento a las normas contenidas en la Ley N°18.045, Título XXVIII, de las Empresas de Auditoría Externa. La C.C.A.F. debe adoptar todas las medidas de resguardo que sean necesarias para evitar que se conozca la información contenida en las propuestas de las empresas que participan en la licitación.

  1. La Comisión es la encargada de desarrollar el proceso de preselección de las Empresas de Auditoría Externa (en adelante, EAE). Además, es la encargada de abrir los sobres con las propuestas, levantar un acta al efecto, estudiar y analizar las propuestas presentadas e informar los respectivos resultados en orden de preferencia al Directorio de la C.C.A.F. sobre la base de un estudio de las distintas alternativas recibidas.

  1. Una vez resuelta la selección de la EAE, por parte del directorio, éste debe comunicar por escrito a esta Superintendencia dentro de los 5 días hábiles siguientes, a contar del acuerdo adoptado, el resultado del proceso y su fundamentación, la que debe considerar las horas y recursos que se destinarán al proceso de revisión, la experiencia de la empresa de auditoría, los conocimientos y experiencia del equipo a cargo de esta labor, todo ello en atención a las características de la C.C.A.F. a ser revisada. Además, en el respectivo acuerdo se deben detallar las deliberaciones realizadas, así como los fundamentos expuestos por el directorio para sustentar su propuesta de elección de la empresa auditora.

    Además, se debe acompañar el informe de preselección de la Comisión y asimismo comunicar cualquier modificación que se realice en la propuesta inicial.

  2. Es responsabilidad del directorio de la C.C.A.F. verificar que, mientras dure el contrato, la EAE seleccionada se mantenga vigente en el REAE. En caso de suspensión o eliminación del REAE, el contrato con la empresa auditora se dará por finalizado automáticamente, situación que debe estar regulada en el contrato respectivo. En ese caso, la prestación de servicios de auditoría debe ser asumida por la empresa que sigue en orden de prelación en el proceso de selección desarrollado, por un período que no exceda la fecha original de término del contrato terminado anticipadamente, salvo que la C.C.A.F. decida llamar a un nuevo proceso de licitación.

    Si el Directorio decide poner término anticipado al contrato por razones distintas de las señaladas anteriormente, debe comunicar a esta Superintendencia, dentro de los dos días hábiles siguientes a la toma del respectivo acuerdo, las razones de esta decisión. En caso de que esta Superintendencia esté de acuerdo con la decisión adoptada, la C.C.A.F. debe proceder de la misma forma señalada para la suspensión o eliminación de la empresa de Auditoría en el REAE.

  3. En el contrato con la empresa de Auditores Externos debe incluirse una cláusula en que se estipule claramente la obligación de proporcionar a esta Superintendencia los antecedentes de la Auditoría realizada, como, asimismo, dar acceso a sus papeles de trabajo, archivos e informes, cuando ésta lo solicite. De igual modo, debe quedar estipulada la obligación de la EAE de concurrir a las dependencias de esta Superintendencia cuando lo requiera.

  4. El programa de auditoría confeccionado por la empresa de auditores externos que se presente a la licitación, debe ajustarse en su contenido y desarrollo, a la naturaleza jurídica de la C.C.A.F., a las operaciones que realiza, a las prestaciones de seguridad social que otorga y, a la naturaleza de las cuentas que integran su patrimonio y resultado anual de la gestión.

  1. A la empresa de Auditores Externos que preste servicios de asesoría y/o asistencia contable a la respectiva C.C.A.F., para lograr la normalidad de la contabilidad en cada ejercicio y la posterior confección de los respectivos estados financieros y sus notas explicativas, no podrá adjudicarse la propuesta, a ningún título.

  1. Al auditor externo en cumplimiento de sus funciones le corresponde, entre otras, señalar al directorio de la C.C.A.F. las deficiencias que se detecten respecto de la adopción de prácticas contables, al mantenimiento de un sistema contable efectivo y, a los mecanismos de control interno utilizados.

  1. La C.C.A.F. auditada debe dejar constancia expresa, en el acta de directorio, que tomó conocimiento del informe de control interno efectuado por la empresa auditora, constituyendo este parte integral de la referida acta de Directorio.

  1. En el transcurso de la auditoría los auditores deben reunirse con el directorio y algún órgano del Gobierno Corporativo encargado de auditoría, para exponer el resultado de los hallazgos de la auditoría y cualquier otra materia relevante o discrepancia contable con la administración de la C.C.A.F.

Referencias legales: Ley 18.045