Se define como "expediente", al conjunto de documentos electrónicos registrados en el SISESAT, respecto de una entidad empleadora y sus trabajadores, o bien de un trabajador independiente, con información referida a una determinada materia.

Cuando una entidad empleadora o trabajador independiente cambie de organismo administrador, el nuevo organismo administrador podrá visualizar y/o registrar nueva información en los expedientes contenidos en los diferentes módulos del SISESAT, en los términos que a continuación se indican:

1. Módulo EVAST y plataforma SUSESO/ISTAS21
   
   Respecto de los expedientes contenidos en el módulo EVAST y en la plataforma SUSESO/ISTAS21, el nuevo organismo administrador podrá visualizar toda la información contenida en éstos e incorporar nueva información a los respectivos expedientes. Adicionalmente, el nuevo organismo administrador podrá acceder a un registro con la información histórica de la entidad empleadora y de sus trabajadores, o del trabajador independiente, según corresponda. Dicho organismo administrador no podrá anular los documentos ingresados por el antiguo organismo administrador. A su vez, el antiguo organismo administrador no podrá visualizar, anular, ni incorporar nuevos antecedentes a estos expedientes, con excepción de la remisión del documento electrónico con el resultado de los exámenes practicados a trabajadores con exposición a sílice, conforme a lo indicado en el número 6, de la Letra A, del Título II, del Libro IV.

2. Módulos SIATEP, RALF y Capacitaciones
   
   Tratándose de los expedientes contenidos en los módulos SIATEP y RALF la administración de éstos quedará radicada en el antiguo organismo administrador, quien podrá visualizar la información contenida en dichos módulos e incorporar nueva información. Sin perjuicio de lo anterior, el nuevo organismo administrador podrá registrar en dichos expedientes la documentación correspondiente a las prestaciones preventivas que le corresponda efectuar, y visualizar esta información. Asimismo, el nuevo organismo administrador podrá acceder a un registro con la información histórica de la entidad empleadora y de sus trabajadores, o del trabajador independiente, según corresponda. De la misma manera, el nuevo organismo administrador podrá acceder a un registro con la información histórica del módulo de Capacitaciones.

La determinación del organismo administrador a quien corresponde la administración del módulo EVAST y de la plataforma SUSESO/ISTAS21 del SISESAT, así como el acceso al registro con la información histórica de los módulos SIATEP, RALF y Capacitaciones, se efectuará en base a la información de trabajadores protegidos, cotizaciones, y trabajadores independientes afiliados, disponible en el Sistema de Gestión de Reportes e Información para la Supervisión (GRIS).

El traspaso de la visualización de expedientes y el acceso a los correspondientes registros con información histórica, se efectuará los días 7 y 20 del mes siguiente a aquel en que el organismo administrador remita la respectiva información al sistema GRIS.