1.- Mediante la presentación de antecedentes, esa Secretaría Regional Ministerial se ha dirigido a esta Superintendencia solicitando un pronunciamiento sobre la posibilidad de eliminar licencias médicas en formato papel con fecha de emisión anterior a los 5 años (período 2010-2016), de acuerdo a lo señalado en el informe de la COMPIN. Lo anterior en razón de lo dispuesto en el D.L. N° 2412, que Establece Normas sobre Recuperación y Actualización de Cuentas y Registros Individuales e Imposiciones del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que establece en su artículo 2° que "Las instituciones de previsión social podrán, previa autorización específica de la Superintendencia de Seguridad Social, microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Con la misma autorización, pueden destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos.

Los documentos microfilmados o reproducidos y sus copias, debidamente autorizados por el Secretario General de la respectiva institución, o quien haga sus veces, tendrán el mismo valor probatorio que los originales".

Para los efectos señalados, se adjunta un dispositivo de almacenamiento móvil que contiene planilla Excel en la que se identifica cada una de las licencias médicas en formato papel tramitadas para el período 2010-2016.

2.- Sobre el particular, cabe señalar que para solucionar el problema planteado, esa SEREMIA deberá hacer devolución de los talonarios de licencias médicas a la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez respectiva, para que ésta solicite la autorización de esta Superintendencia para la destrucción del mismo.

En efecto, el artículo 2°, del D.L. No 2.412, de 1978, en su inciso primero, dispone que las Instituciones de Previsión (carácter que tienen las Comisiones de Medicina Preventiva e Invalidez) podrán, previa autorización específica de la Superintendencia de Seguridad Social, microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Con la misma autorización, podrán destruirse los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos.

Ahora bien, el inciso segundo de dicha norma establece que, los documentos microfilmados o reproducidos y sus copias, debidamente autorizados por el Secretario General de la respectiva Institución, o quien haga sus veces, tendrán el mismo valor probatorio que los originales.

De acuerdo con lo señalado, este Organismo Fiscalizador aprobará la eliminación de los documentos referidos en la presentación, para lo cual deben cumplirse las siguientes condiciones:

a) Respecto de aquellas licencias médicas en que no hayan transcurrido, a lo menos, cinco años, contados desde la fecha de su emisión se debe efectuar la reproducción que dispone el citado D.L. N° 2.412, las que, en la especie, pueden ser microfilmadas o utilizar el sistema de scanner, ya que este último es una forma de reproducción que se puede asimilar al microfilmado, en cuanto permite la reproducción gráfica de la documentación, de manera que se encuentra comprendido en la norma citada. En todo caso, debe hacerse presente que el scanner utilizado deberá ser de la calidad y resolución tal que no se pierda ningún aspecto de la información contenida en el documento original.

b) Respecto de aquellas licencias médicas en que sí han transcurridos más de cinco años desde la emisión de las mismas, cuyo es su caso de acuerdo a lo señalado en la presentación, podrán ser destruidas sin necesidad de ser reproducidas, previo levantamiento del acta respectiva firmada por el funcionario a cargo, la que deberá contener la individualización de los talonarios en cuestión. Además, el proceso de destrucción se deberá realizar considerando la aplicación de las necesarias medidas de seguridad, atendida la información sensible contenida en los citados documentos