1.- Mediante la presentación de antecedentes, usted ha solicitado se le informe sobre el procedimiento de destrucción de talonarios de licencias médicas que debe ejecutar el Hospital individualizado

Al respecto, señala que durante el mes de septiembre del presente año, se encontró en dependencias del Hospital, un talonario de licencias médicas asignado al establecimiento, foliado desde el número xxxxxxxxxx01 al número xxxxxxxxxx00, haciendo presente que la última licencia emitida de dicho talonario tiene asignado el folio xxxxxxxxxxxx60 y data del 23 de Agosto de 2005.

2.- Sobre el particular, cabe señalar que para solucionar el problema planteado, ese Hospital deberá hacer devolución del talonario de licencias médicas a la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez respectiva, para que ésta solicite la autorización de esta Superintendencia para la destrucción del mismo.

En efecto, el artículo 2°, del D.L. No 2.412, de 1978, en su inciso primero, dispone que las Instituciones de Previsión (carácter que tienen las Comisiones de Medicina Preventiva e Invalidez) podrán, previa autorización específica de la Superintendencia de Seguridad Social, microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Con la misma autorización, podrán destruirse los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos.

Ahora bien, el inciso segundo de dicha norma establece que, los documentos microfilmados o reproducidos y sus copias, debidamente autorizados por el Secretario General de la respectiva Institución, o quien haga sus veces, tendrán el mismo valor probatorio que los originales.

De acuerdo con lo señalado, este Organismo Fiscalizador aprobará la eliminación de los documentos referidos en el número dos precedente, para lo cual deben cumplirse las siguientes condiciones:

a) Que se efectúe la reproducción que dispone el citado D.L. N° 2.412, de los talonarios en cuestión, lo que, en la especie, puede ser microfilmando o utilizando el sistema de scanner, ya que el último es una forma de reproducción que se puede asimilar al microfilmado, en cuanto permite la reproducción gráfica de la documentación, de manera que se encuentra comprendido en la norma citada. En todo caso, debe hacerse presente que el scanner utilizado deberá ser de la calidad y resolución tal que no se pierda ningún aspecto de la información contenida en el documento original.

b) Que no hayan transcurrido, a lo menos, cinco años, contados desde la fecha de emisión de las licencias médicas contenidas en los citados talonarios.

c) Los restantes documentos, no incluidos en la letra b) precedente, es decir, aquellos en que sí han transcurridos más de cinco años desde la emisión de las licencias médicas, podrán ser destruidos sin necesidad de ser reproducidos, previo levantamiento del acta respectiva firmada por el funcionario a cargo y contendrán la individualización de los talonarios en cuestión. Además, el proceso de destrucción se deberá realizar considerando la aplicación de las necesarias medidas de seguridad, atendida la información sensible contenida en los citados documentos