1.- Mediante Oficio N° 19.413, citado en antecedentes, la Contraloría General de la República ha remitido, a esta Superintendencia, la presentación efectuada por la Secretaria Regional Ministerial de Salud de la Región de Aysén, a través de cual solicita un pronunciamiento sobre la procedencia de destruir una cantidad aproximada de 20.000 talonarios de licencias médicas, asignados a médicos particulares y del Servicio de Salud Aysén, los que una vez utilizados son devueltos a la COMPIN. Agrega la solicitud que, estos talonarios datan aproximadamente desde el año 2002 y debido a su alto número hoy han comenzado a generar malos olores y convertirse en un foco de insalubridad, ya que se están destruyendo producto de la humedad.

2.- Sobre el particular, esta Superintendencia manifiesta que el artículo 2°, del D.L. Nº 2.412, de 1978, en su inciso primero, dispone que las Instituciones de Previsión (carácter que tienen las Comisiones de Medicina Preventiva e Invalidez) podrán, previa autorización específica de la Superintendencia de Seguridad Social, microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Con la misma autorización, podrán destruirse los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos.

Ahora bien, el inciso segundo de dicha norma establece que, los documentos microfilmados o reproducidos y sus copias, debidamente autorizados por el Secretario General de la respectiva Institución, o quien haga sus veces, tendrán el mismo valor probatorio que los originales.

De acuerdo con lo señalado, este Organismo Fiscalizador aprueba la eliminación de los documentos referidos en el número uno precedente, para lo cual deben cumplirse las siguientes condiciones:

a) Que se efectúe la reproducción que dispone el citado D.L. N° 2.412, de los talonarios en cuestión, lo que, en la especie, puede ser microfilmando o utilizando el sistema de scanner, ya que el último es una forma de reproducción que se puede asimilar al microfilmado, en cuanto permite la reproducción gráfica de la documentación, de manera que se encuentra comprendido en la norma citada. En todo caso, debe hacerse presente que el scanner utilizado deberá ser de la calidad y resolución tal que no se pierda ningún aspecto de la información contenida en el documento original.

b) Que no hayan transcurrido, a lo menos, cinco años, contados desde la fecha de emisión de las licencias médicas contenidas en los citados talonarios.

c) Los restantes documentos, no incluidos en la letra b) precedente, es decir, aquellos en que sí han transcurridos más de cinco años desde la emisión de las licencias médicas, podrán ser destruidos sin necesidad de ser reproducidos, previo levantamiento del acta respectiva firmada por el funcionario a cargo y contendrán la individualización de los talonarios en cuestión. Además, el proceso de destrucción se deberá realizar considerando la aplicación de las necesarias medidas de seguridad, atendida la información sensible contenida en los citados documentos