Los Servicios de Bienestar deberán proporcionar a esta Superintendencia de Seguridad Social una dirección de correo electrónico de carácter institucional y de uso permanente, que tendrá como función la recepción de las comunicaciones y de aquellos requerimientos de información ya sean específicos y/o generales emanados de esta Superintendencia, sin perjuicio de las comunicaciones y envíos de información en formato físico existentes o que se pudiesen establecer en alguna oportunidad.

Para mantener una comunicación expedita será responsabilidad del funcionario(a) encargado(a) de la Jefatura del Servicio de Bienestar, el velar por la debida habilitación, mantenimiento y revisión permanente de esta dirección de correo electrónico, así como de informar a esta Superintendencia cualquier cambio o modificación en la dirección de correo electrónico implementada.

Si el Servicio de Bienestar requiere realizar un cambio o modificación a la dirección del correo electrónico ya remitido, se deberá informar a esta Superintendencia la nueva dirección electrónica con un plazo de 5 días hábiles previos a su implementación al correo oficinadepartes@suseso.cl.

La utilización del correo electrónico para las comunicaciones entre los organismos, supone también una serie de aspectos que deben ser considerados:

1. Arbitrar las medidas pertinentes para que los correos emitidos por esta Superintendencia no sean considerados como correo de tipo "spam" o "correo basura" (que corresponden a correos electrónicos no solicitados, no deseados o con remitente desconocido que se envían a un gran número de destinatarios).

2. La administración de las cuentas de correo debe procurar que éstas cuenten con espacio suficiente, de forma de evitar que se llegue al tope de la capacidad medida en megabytes.

3. Revisar y mantener de forma permanente la cuenta de correo electrónica, informando a la autoridad de la Institución respecto de las comunicaciones recibidas.

4. Remitir la información requerida en tiempo y forma, utilizando formatos de archivos que sean de uso habitual y que permitan una adecuada revisión.

Será responsabilidad del funcionario(a) encargado(a) de la Jefatura del Servicio de Bienestar verificar los procedimientos para el cumplimiento de lo indicado anteriormente.

Finalmente se indica que, una vez enviada cualquier comunicación electrónica, se entenderá que el Servicio de Bienestar se encuentra notificado de la información contenida en dicha comunicación desde la fecha de su envío.