Los organismos administradores deberán informar todo acontecimiento, circunstancia o antecedente, de ocurrencia no frecuente o periódica, que tenga o pueda tener una influencia significativa en su gestión administrativa, operacional o económica financiera o en términos de la oportunidad de las prestaciones de seguridad social que otorgan a los pensionados, a los trabajadores dependientes y a los trabajadores independientes adheridos.

Por lo tanto, los organismos administradores deberán informar a la Superintendencia de Seguridad Social, dentro del plazo de 24 horas desde su ocurrencia, o bien desde que tomó conocimiento, los hechos relevantes que puedan ser o no cuantificados en monto, ya sea por desconocimiento del impacto, o por ser un hecho de magnitudes incalculables al momento de ocurrido.

A continuación se presentan ejemplos de hechos relevantes que los organismos administradores deben reportar:

1. La ocurrencia de cualquier siniestro susceptible de generar pérdidas de un monto igual o superior a diez mil unidades de fomento o equivalentes a un 5% o más del patrimonio de los organismos administradores.

2. Cambios de estructura organizacional y de administración superior (directores, gerente general, fiscal, auditor interno y gerente de divisiones o áreas).

3. Eventuales dificultades para el cumplimiento de los niveles de reservas o inversiones financieras que respalden dichas reservas o bien, rebajas importantes en sus niveles.

4. Compra, venta, constitución, fusión o término de giro de una sociedad u organismo filial.

5. Apertura y cierre de oficinas y establecimientos de atención para otorgar prestaciones del Seguro de la Ley N°16.744.

6. Apertura y cierre de procesos judiciales en contra del organismo administrador, como también efectuados por éste, por sumas superiores a diez mil unidades de fomento. Se exceptúa el cierre de aquellos juicios, cualquiera fuere su cuantía, a los que se hubiere puesto término en virtud de una transacción judicial.

El gerente general o el director del organismo administrador deben definir y aplicar un manual de procedimientos que asegure la detección, divulgación y comunicación a la Superintendencia de Seguridad Social de los hechos relevantes señalados en la presente normativa.

El gerente general o director del organismo administrador, deberá informar a la Superintendencia de Seguridad Social cualquier hecho relevante, mediante una carta suscrita, que contenga la siguiente información:

1. Identificación del organismo administrador informante;

2. Indicación expresa y destacada, de que se refiere a un hecho relevante;

3. La descripción pormenorizada de la situación que lo configura, así como del o los efectos que genera o pudiere generar para el organismo administrador, para sus adherentes y trabajadores afiliados.

4. Descripción de las medidas que tomó el organismo administrador.

5. Período en que ocurre el hecho relevante.

Sin perjuicio de lo anterior, la Superintendencia de Seguridad Social podrá solicitar antecedentes adicionales en caso que lo amerite. Adicionalmente, todo hecho relevante deberá informarse a la Superintendencia de Seguridad Social a través del Sistema de Gestión de Reportes e Información para la Supervisión (GRIS), para lo cual se deberá completar el formulario dispuesto en el sitio web del proyecto y adjuntar la carta suscrita por el gerente general o la dirección institucional, según corresponda.