A. Auditorías externas

Las mutualidades de empleadores de la Ley N°16.744, en adelante mutualidades, deberán presentar sus estados financieros anuales debidamente auditados por una empresa de auditores externos independientes. Para tal efecto, deberán contratar los servicios de una empresa de auditores externos mediante un proceso de licitación pública o privada, con un mínimo de tres participantes, en caso de optarse por la última alternativa. En ambos casos, en el proceso de selección y contratación de esos servicios deberá darse cumplimiento a las instrucciones siguientes:

El directorio de cada mutualidad, deberá designar, mediante el correspondiente acuerdo, una comisión encargada de este proceso (en adelante, la comisión), que deberá estar conformada por el encargado de auditoría interna y, al menos, dos integrantes del directorio.

El día hábil siguiente a la conformación de la comisión, se deberá informar a la Superintendencia de Seguridad Social la composición de sus integrantes.
El proceso de selección de las empresas de auditores externos que contrate la mutualidad, deberá realizarse como máximo cada tres años.

De este modo, el plazo de permanencia de dichas empresas auditoras, no podrá ser superior a tres años, salvo que circunstancias debidamente calificadas por esa mutualidad justifiquen prorrogar el contrato por un período máximo de 3 (tres) años, previo acuerdo del directorio, el que deberá enviarse a la Superintendencia de Seguridad Social para su conocimiento. La renovación de contrato deberá establecer la rotación, a lo menos, del gerente y del socio encargado del equipo de trabajo de la auditoría externa.

En la contratación deberá tenerse en cuenta que el gerente encargado del equipo de profesionales que llevará acabo la auditoría externa deberá poseer conocimientos en la normativa regulatoria, así como de la naturaleza, tamaño y complejidad de las actividades realizadas por las mutualidades. Entender las características de la institución y sus actividades son elementos claves en el enfoque de la auditoría, porque constituye el fundamento de muchas de las decisiones y actividades que se desarrollarán durante la auditoría.
Se deberán preparar bases administrativas y técnicas referidas al trabajo a realizar, indicando las áreas que requieren mayor profundidad en la revisión y las sucursales, agencias u oficinas que, como mínimo, se deben examinar.
Las empresas que participen en la licitación deberán estar inscritas en el Registro de Empresas de Auditoría Externa (REAE) que mantiene la Comisión para el Mercado Financiero, dando pleno cumplimiento a las normas contenidas en la Ley N°18.045, Título XXVIII "de las Empresas de Auditoría Externa". La mutualidad deberá adoptar todas las medidas de resguardo que sean necesarias para evitar que se conozca la información contenida en las propuestas de las empresas que participan en la licitación.
La Comisión será la encargada de desarrollar el proceso de preselección de las empresas de auditoría externa (EAE) y deberá, además, estudiar y analizar las propuestas presentadas e informar los respectivos resultados en orden de preferencia al directorio de la mutualidad, sobre la base de un estudio de las distintas alternativas recibidas.
Una vez resuelta la selección de la EAE por el directorio, éste deberá comunicar por escrito a la Superintendencia de Seguridad Social, dentro de los 5 días hábiles siguientes, contados desde la fecha del acuerdo adoptado, el resultado del proceso y su fundamentación. La decisión deberá considerar, como mínimo, las horas y recursos que se destinarán al proceso de revisión, la experiencia de la empresa de auditoría, los conocimientos y experiencia del equipo a cargo de esta labor, todo ello en atención a las características de la mutualidad que sea revisada. Además, en el respectivo acuerdo se deberán detallar las deliberaciones discutidas, así como los fundamentos expuestos por el directorio para sustentar su propuesta de elección de la empresa auditora.

Asimismo, se deberá acompañar el informe de preselección de la comisión y comunicar cualquier modificación que se produjere en la propuesta inicial.
Será responsabilidad del directorio de la mutualidad verificar, mientras dure el contrato, que la EAE seleccionada se mantenga vigente en el REAE.

En el contrato que se celebre con la respectiva empresa auditora, se deberá establecer que éste terminará automáticamente en caso de suspensión o eliminación del REAE o por incumplimiento grave de las obligaciones que dicho instrumento impone a la citada empresa, como asimismo en caso que los procedimientos llevados a cabo por ésta importen una infracción grave a la normativa vigente.

En la situación antes prevista, la prestación de servicios de auditoría deberá ser ofrecida a la empresa que sigue en orden de prelación en el proceso de selección desarrollado, por un período que no exceda la fecha de término original del contrato terminando, salvo que la mutualidad decida llamar a un nuevo proceso de licitación.

Si el directorio decide poner término anticipado al contrato por razones distintas de las señaladas anteriormente, deberá comunicar a la Superintendencia de Seguridad Social, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la toma del respectivo acuerdo, las razones de esta decisión. En caso que la Superintendencia de Seguridad Social esté de acuerdo con la decisión adoptada, la mutualidad deberá proceder de la misma forma señalada para la suspensión o eliminación de la empresa de auditoría en el REAE.
En el contrato con la empresa de auditores externos, deberá incluirse una cláusula en que se estipule claramente la obligación de proporcionar a la Superintendencia de Seguridad Social los antecedentes de la auditoría realizada, como asimismo, dar acceso a sus papeles de trabajo, archivos e informes, cuando ésta lo solicite. De igual modo, deberá quedar estipulada la obligación de la EAE de concurrir a las dependencias de la Superintendencia de Seguridad Social cuando ello le sea requerido.
El programa de auditoría confeccionado por la empresa de auditores externos que se presente a la licitación, deberá ajustarse en su contenido y desarrollo, a la naturaleza jurídica de la mutualidad, a las operaciones que realiza y a la naturaleza de las cuentas que integran su patrimonio y resultado anual de la gestión, incluido el movimiento del Fondo Único de Prestaciones Familiares.
A la EAE que preste servicios de asesoría y/o asistencia contable a la respectiva mutualidad, no podrá adjudicársele la propuesta a ningún título, si los servicios prestados involucran todo o parte de los períodos en los que se llevará a cabo la auditoría.
Al auditor externo en cumplimiento de sus funciones le corresponden, entre otras, señalar al directorio de la mutualidad las deficiencias que se detecten respecto de la adopción de prácticas contables, del mantenimiento de un sistema administrativo contable efectivo y de los mecanismos de control interno utilizados.
La mutualidad auditada deberá dejar constancia expresa, en el acta de directorio, que tomó conocimiento del informe de control interno elaborado por la empresa auditora, constituyendo éste parte integral de la referida acta de directorio.
En el transcurso de la auditoría, los auditores deben reunirse con el directorio y algún órgano del gobierno corporativo encargado de auditoría, para exponer el resultado de los hallazgos de la auditoría y cualquier otra materia relevante o discrepancia contable con la administración de la mutualidad.

Referencias legales: Ley 16.744 - Ley 18.045

CAPÍTULO II. Aspectos a considerar en el desempeño de las auditorías externas

Corresponde a las normas generales a las que deberán atenerse los auditores externos de las instituciones fiscalizadas por esta Superintendencia, aplicables a la auditoría a efectuar a los estados financieros anuales y al informe de control interno de la mutualidad, sin perjuicio de su responsabilidad legal y profesional en el desempeño de su trabajo y en el contenido de su opinión acerca de los estados financieros

En la aplicación de las normas de auditoría, revisten una connotación especial los elementos de "importancia relativa", que corresponde a las partidas que son más significativas y en las que las posibilidades de errores son mayores, y el de "riesgo de auditoría" que corresponde a las partidas que son más susceptibles a irregularidades, por lo que tales elementos deberán ser considerados.

El informe de control interno tiene como objetivo exponer el resultado del examen de aquellos aspectos que implican una evaluación al diseño y operación de la estructura de control interno, consistente con las políticas y procedimientos dispuestos por la mutualidad, de manera que permitan proporcionar un nivel razonable de seguridad para alcanzar los objetivos específicos de la institución, tanto en el resguardo de los activos, como para evaluar la confiabilidad de los registros contables y/o financieros.

Además, de los aspectos especificados en estas instrucciones, los auditores externos deberán velar por el cumplimiento de las restantes normas y principios que regulan otros aspectos del dictamen de auditoría y la presentación de estados financieros.

CAPÍTULO II. Aspectos a considerar en el desempeño de las auditorías externas

1. Áreas mínimas de trabajo

Los auditores externos deberán verificar el estricto apego, por parte de la mutualidad, a todas las disposiciones legales y reglamentarias e instrucciones específicas emanadas de la Superintendencia de Seguridad Social, en materias que incidan en el cumplimiento de la normativa contable-financiera a aplicar en la confección de dichos estados.

Las áreas mínimas de trabajo que deberán ser examinadas por las EAE, son las siguientes:

Área de recursos humanos

Deberá verificarse la razonabilidad en la constitución de la provisión de feriado anual, beneficios post-empleo, indemnización por años de servicios y control de horas extraordinarias.
Área de tesorería

Deberá verificarse la existencia de conciliaciones bancarias, así como su elaboración con la periodicidad necesaria, de acuerdo al flujo de transacciones y los riesgos asociados a ellas y considerando instancias de revisión y autorización de parte de la jefatura correspondiente
Área de inversiones financieras

Deberá verificarse la existencia y propiedad de las inversiones, su valorización y el producto de las inversiones reconocido en los resultados de los estados de financieros, de acuerdo a las disposiciones legales y las normas dispuestas por la Superintendencia de Seguridad Social.

Además, deberá revisarse si recaen sobre dichas inversiones, o en relación con ellas, prendas, hipotecas y otras prohibiciones o gravámenes, en cuyo caso deben existir las constancias respectivas en los estados financieros.
Área de existencias

Deberá verificarse la elaboración de los análisis de la cuenta "Existencias" que respalden la cuenta de mayor y permita la identificación de las existencias que aún forman parte de este rubro y que se encuentren vencidas, sin movimiento, obsoletas o deterioradas y por las cuales no se han efectuado los ajustes correspondientes.
Área propiedad, planta y equipo

Deberá verificarse la existencia de los análisis mensuales de las cuentas que conforman este rubro. Además, corresponde que se verifique el cálculo y registro de la depreciación del ejercicio y de la depreciación acumulada, así como de los cargos y abonos producto de altas y bajas del período. Se deberá dar a conocer los activos obsoletos, en desuso, faltantes o en mal estado que requieren una reconsideración de su vida útil remanente o de la decisión de vender o dar de baja y que no han sido informados oportunamente y no han sido registrados en la contabilidad en forma adecuada.
Área de egresos ordinarios
1. Prestaciones económicas
  
  Deberá verificarse la existencia de los análisis de las cuentas de pensiones, subsidios e indemnizaciones y que los movimientos en resultados originados por estas cuentas se ajusten tanto a lo establecido en la Ley Nº16.744 como a las instrucciones de la Superintendencia de Seguridad Social.
2. Otros egresos ordinarios
  
  Deberá verificarse, tanto a nivel general como específico, cada una de las partidas en lo referido a prestaciones médicas, prestaciones preventivas de riesgos, administración y funciones técnicas.
Área de facturación y cobranza

Deberá verificarse la existencia de los análisis mensuales de las cuentas y la clasificación de las partidas de acuerdo a las normas vigentes. Según la antigüedad de las partidas, se deberá verificar la cobranza realizada y la determinación del monto de la estimación de deterioro.
Área de prestaciones por pagar y provisiones

Deberá verificarse la existencia de los análisis mensuales de las cuentas, la determinación de los montos y la clasificación de las partidas conforme a las instrucciones impartidas en la normativa vigente.
Área de reservas

Deberá verificarse que las reservas técnicas estén constituidas de acuerdo a la legislación y normativa vigente.

Por otra parte, respecto de las inversiones financieras que respaldan dichas reservas, deberá constatarse su existencia, propiedad y valorización. El trabajo del auditor externo cobra especial importancia, al examinar y validar todas las cifras involucradas en esta área.
Área de contratos

Deberá verificarse la existencia y vigencia de los contratos que respalden las condiciones y precios convenidos en las transacciones realizadas (contratos a empresas de cobranza, contratos de prestaciones de salud, contratos de administrador de cartera, contratos de seguros comprometidos, contratos con empresas relacionadas, entre otros).
Área de tecnología de información (TI)

Se deberá realizar una evaluación del ámbito informático y de los sistemas de información de la mutualidad relacionados, entre otros, con los estados financieros, cálculo de reservas y valorización de inversiones.

El análisis deberá abarcar como mínimo los siguientes aspectos:
1. Operatividad y seguridad física
  
  Se debe evaluar los mecanismos con que cuenta la mutualidad, para dejar funcionando normalmente sus sistemas computaciones, en la eventualidad de producirse algún problema en su plataforma computacional.
  
  Este punto deberá incluir el análisis de planes de contingencia, políticas de respaldo y seguridad física de los respaldos, entre otros.
2. Seguridad lógica
  
  Se deberá analizar los controles de acceso sobre datos y sobre la operación de los sistemas que la mutualidad tenga implementados.
3. Mantención de sistemas
  
  Se deberá analizar los mecanismos que posee la mutualidad, para asegurar un correcto funcionamiento de sus sistemas computacionales.
  
  Se deberá determinar ciertos puntos de control que permitan revisar la exactitud de cálculo de los procesos computacionales.
4. Mantención de la información histórica
  
  Se deberá analizar los períodos durante los cuales la mutualidad mantiene la información, ya sea en línea o en medios magnéticos de respaldo; caso en que se deberá analizar la factibilidad de recuperación de la información.
Control visitas zonales

Deberá verificarse que los procedimientos implementados en la mutualidad son de conocimiento y aplicación por los trabajadores de la institución, independientemente del lugar donde se encuentren prestando servicios.

De acuerdo a las características y condiciones de cada área de trabajo, éstas deberán ser examinadas conforme a su valorización, validar la propiedad y existencia de los activos y pasivos y, en determinados casos, verificar los límites y clasificación de riesgo. En todo caso, se deberán examinar todos los aspectos que sean necesarios para probar la razonabilidad de los saldos involucrados.

En la auditoría a los estados financieros, el auditor externo debe incluir la revisión de las provisiones y las reservas técnicas constituidas. Dada la importancia y materialidad en la determinación de las reservas técnicas, las firmas auditoras deberán emplear actuarios o profesionales que cuenten con el conocimiento, método y técnicas especializadas para desarrollar esta función. Las firmas auditoras no se deben limitar sólo a revisar la metodología del cálculo sino que, además, se requiere que efectúen validaciones en la información contenida en las bases de datos utilizadas, la presentación en los estados financieros, morosidad y restricciones que las afectan.

2. Alcance de la auditoría a los estados financieros

El programa de trabajo preparado por los auditores externos deberá ser lo suficientemente explícito para indicar los procedimientos de auditoría a utilizar en la revisión de cada una de las áreas mínimas de trabajo. No obstante, la Superintendencia de Seguridad Social podrá requerir a la respectiva mutualidad la inclusión de materias relativas a la auditoría de los estados financieros bajo examen que, a su juicio y cuando estime oportuno, ameriten un análisis específico.

La profundidad del examen estará determinada por la importancia relativa de cada saldo. Este examen deberá respaldar la opinión que emita el auditor externo respecto de la razonabilidad de los estados financieros.

En atención a que el muestreo constituye uno de los procedimientos de auditoría de mayor aplicación, en la planificación del tamaño adecuado de cada muestra, los auditores externos deben tener presente lo siguiente:

Universo sobre el cual se obtiene la muestra, ya que ésta debe ser apropiada en relación con el objetivo perseguido;
Representatividad de la muestra respecto del universo, esto es, todas las partidas deben tener la misma posibilidad de ser elegidas; y,
Determinación del error monetario tolerable que pueda existir para el saldo de la cuenta o tipo de transacción a revisar, y que no cause error significativo en los estados financieros a auditar.

Como consecuencia de los procedimientos de auditoría aplicados para la determinación de la razonabilidad de los estados financieros, cualquier diferencia monetaria detectada por la empresa auditora en el transcurso de la auditoría, independiente de su valor o significancia, deberá ser puesta en conocimiento del directorio de la mutualidad, a través del reporte entregado por la empresa auditora, según lo instruido en el número 13 del Capítulo I de la presente Letra A, lo que deberá quedar registrado en el acta de la sesión de directorio correspondiente. Además, considerando que el reporte al directorio es posterior a la preparación de los estados financieros, las diferencias detectadas en el transcurso de la auditoría por la empresa auditora, deberán ser informadas a la administración de la mutualidad para su corrección inmediata.

En el evento que la Superintendencia de Seguridad Social detecte situaciones o hechos que a su parecer constituyan o puedan constituir omisiones o errores de apreciación importantes, podrá requerir que se revisen los aspectos que le merezcan dudas.

3. Evidencia de la auditoría

Los auditores externos deben obtener y mantener evidencia suficiente del trabajo realizado para respaldar la opinión emitida en el dictamen. Esta evidencia física o electrónica, conformada entre otros por los papeles de trabajo, debe estar a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social por un período no inferior a 5 años, desde la fecha del respectivo dictamen, debiendo entregarse en orden dentro del plazo que establezca este organismo fiscalizador, acorde al volumen y antigüedad de lo requerido.

Las evidencias indicadas deben incluir, a lo menos, lo siguiente:

Resumen del trabajo realizado y conclusiones respecto de cada una de las cuentas o áreas de trabajo definidas anteriormente;
El alcance y profundidad dado al examen efectuado a cada cuenta.

Como parte de esta evidencia debe dejarse constancia:
1. De los montos de los errores monetarios tolerables determinados por el auditor al planificar el tamaño de la muestra;
2. Del tamaño de la muestra y proporción del universo seleccionado; y,
3. Del monto de los errores resultantes de las muestras utilizadas y la proyección de estos a las partidas sobre las cuales fue seleccionada la muestra.
Reconciliaciones de saldos efectuados y ajustes propuestos;
Verificación del cumplimiento de las normas impartidas en relación con los cálculos de las reservas efectuadas.
Inventario de inversiones financieras y su materialidad junto con la evidencia de la valorización, límites, clasificación de riesgo, y de revisión de prendas u otras restricciones que pudieran existir.
Inversiones de bienes físicos y su materialidad, certificación de domino vigente, gravámenes e hipotecas y prohibiciones. Verificación del método de valorización y depreciación.
Verificar la existencia de notas a los estados financieros cuando los activos se encontraren afectados con medidas precautorias u otra clase de limitaciones.
Constatada la inexistencia de análisis de saldos, de acuerdo a la materialidad, deben abstenerse de emitir opinión respecto de estos saldos; situación que debe reflejarse en el dictamen y en notas a los estados financieros;
Programas de pruebas a sistemas computacionales.

4. Dictamen

Los auditores externos deberán emitir un dictamen acerca de la razonabilidad de los estados financieros presentados por la mutualidad, conforme a lo instruido por la Superintendencia de Seguridad Social y a la normativa financiera-contable vigente.

De existir discrepancia entre lo normado por la Superintendencia de Seguridad Social y la normativa financiera-contable aplicada en la preparación de los estados financieros, prevalecerán las normas impartidas por la Superintendencia de Seguridad Social.

Para efectos del examen por parte de los auditores externos, los estados financieros comprenderán: estado de situación financiera, estado de resultados por función, estado de resultados integrales, estado de cambios en el patrimonio, estado de flujos de efectivo y notas a los estados financieros.

Si a la fecha de emisión del dictamen se detectaren eventos o circunstancias no incluidas en el informe de control interno, deberán ser comunicadas a la Superintendencia de Seguridad Social, según lo señalado en la letra f) del número 5 siguiente.

5. Informe de control interno

Relacionado con los trabajos de auditoría, los auditores externos deberán emitir un informe de control interno, con el fin de proporcionar una certeza razonable de la seguridad presentada en las áreas definidas para la auditoría y del nivel de confiabilidad que presentan los registros contables y financieros para la preparación de los estados financieros, teniendo presente para estos efectos los elementos que constituyen la estructura de control interno, en base a las mejores prácticas dictadas sobre la materia por la Superintendencia de Seguridad Social u otros organismos nacionales e internacionales.

El informe de control interno, debe ser puesto en conocimiento del directorio de la mutualidad durante el año calendario del período auditado, en todo caso, antes del 15 de diciembre de cada año. Una copia de este informe deberá ser enviada por el directorio a la Superintendencia de Seguridad Social, en el plazo que esta entidad fije para su presentación.

Contenido mínimo del informe
1. El resultado del examen practicado a los registros contable-financieros de uso habitual y de aquellos que la Superintendencia de Seguridad Social podrá solicitar en materias que a su juicio requieran de un análisis específico.
2. Una detallada descripción de las deficiencias de control interno detectadas, indicando los efectos o consecuencia que produzcan en los estados financieros.
3. Recomendaciones y/o sugerencias formuladas por los auditores externos para solucionar las observaciones planteadas.
4. Comentarios de la administración respecto de las recomendaciones entregadas por los auditores externos y las acciones que tomará la institución para solucionar las deficiencias.
Clasificación de las observaciones o deficiencias

Según el resultado del examen practicado y de acuerdo al grado de deficiencia detectado, el informe deberá clasificar las observaciones de la siguiente manera:
1. Observaciones primarias
  
  Incluye todas las observaciones relacionadas con las áreas mínimas de trabajo definidas en el número 1, Capítulo II, de la presente Letra A, cuya deficiencia o debilidad resulte importante en la estructura de control interno y que desde el punto de vista patrimonial puedan tener un efecto negativo o positivo en los estados financieros.
2. Observaciones secundarias
  
  Referida a aquellas observaciones que tienen un menor nivel de incidencia en el estado de resultados o en los procedimientos aplicados, o no tienen un impacto mayor en la estructura de control interno vigente en la mutualidad.
  
  Se incluyen aquí los aspectos que sean de importancia para la mutualidad y cuyas observaciones deban ser dadas a conocer a la administración y directorio.
Observaciones años anteriores

Aquellas observaciones formuladas en años anteriores que se encuentren pendientes de solución deberán indicarse en forma separada y deberá incluir las razones que, según la entidad, expliquen tal condición.
Presentación del informe de control interno

Adicional a los comentarios que los auditores externos estimen convenientes incorporar, el esquema del informe de control interno se ajustará a lo siguiente:
1. Introducción (Comentarios: descripción breve de las políticas, procedimientos, cultura organizacional, tareas y otros aspectos que la institución auditada ha desarrollado e implementado para alcanzar los objetivos institucionales, etc.)
2. Área sujeta a examen, el que deberá contener como mínimo:
  - Observaciones de los años anteriores, si corresponde.
  - Observaciones del período clasificadas según lo señalado en la letra b), anterior.
    - Recomendación o sugerencia de la auditoría externa;
    - Comentario de la administración respecto de las observaciones planteadas.
Evidencia de la evaluación de control interno

El informe debe contener una descripción resumida del trabajo realizado, del cual los auditores externos deben mantener evidencia suficiente a través de los papeles de trabajo, los que deberán estar a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social cuando sean requeridos.
Informe adicional

Si entre la fecha de entrega del informe de control interno final y la emisión del dictamen se detectaren eventos o circunstancias no incluidas en el informe de control interno, ellos deberán ser comunicados a la Superintendencia de Seguridad Social, en un informe adicional y en una sola oportunidad, a más tardar el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que deben presentarse los estados financieros a este organismo.

Las diferencias producidas entre el informe de control interno y el dictamen de estados financieros deberán explicarse en este informe adicional.
Suspensión de la presentación del informe de control interno

La obligación de presentar el informe de control interno señalado en el presente número 5., queda suspendida en tanto la Superintendencia instruya al respecto y fije nuevos plazos para su presentación.

Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo anterior, las empresas de auditores externos deberán tener presente en la confección del informe que anualmente preparan producto de la auditoría, denominado "Informe a la Administración", las áreas mínimas de trabajo que deben ser examinadas, respetando la secuencia y orden establecido, las que se encuentran especificadas en el número 1 de este Capítulo II.

En el citado informe y a continuación de las áreas mínimas de trabajo, deberán detallarse todas las otras áreas de trabajo que fueron examinadas por la empresa de auditores externos.

Finalmente, el directorio de la mutualidad deberá remitir a la Superintendencia de Seguridad Social, copia del Informe a la Administración entregado por la empresa de auditores externos, el día 31 de enero del año siguiente al período referido en dicho informe.

Compendio de Normas del Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales

A. Auditorías externas

LIBRO VII. ASPECTOS OPERACIONALES Y ADMINISTRATIVOS

TÍTULO II. Gestión Interna de los organismos administradores