1.- Esa Mutualidad ha recurrido a esta Superintendencia, solicitando un pronunciamiento respecto del plazo en que debe conservar los siguientes documentos: recomendaciones formuladas a empresas adherentes; investigaciones de accidentes; informes de prevención de riesgos; actas de constitución y de reuniones de Comités Paritarios de Higiene y Seguridad; listados de verificación de cumplimiento de medidas preventivas; informes técnicos; carpetas de adhesión y renuncia de entidades empleadoras a esa Mutualidad.

Señala que la conservación de la citada documentación se ha tornado compleja por el espacio físico que deben disponer para su custodia y los costos asociados a ello.

Por lo anterior, propone mantener la referida documentación de manera física por un plazo de 3 años, luego proceder a su respaldo en un sistema de soporte informático y finalmente destruir los formatos físicos.

2.- Sobre el particular, cabe hacer presente que el artículo 2° del D.L. Nº 2.412, de 1978, establece que las Instituciones de Previsión, podrán previa autorización de este Servicio, microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Agrega la norma que, con la misma autorización, pueden destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos.

Por su parte, el dictamen N° 23.766 de 2008, de la Contraloría General de la República considera la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm utilizado para copiar y archivar documentación de respaldo o derivada de la gestión que le compete desarrollar a las entidades públicas, por un sistema de tecnología más avanzada, como lo es la digitalización de documentos, en la medida que el método a emplear garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan, como también la reproducción de las mismas, conforme al artículo 2° de la Ley N°18.845.

En consecuencia, esa mutualidad podrá proceder a la destrucción de los documentos señalados en el número 1 de este Oficio, después de los 3 años, en la medida que cumpla los siguientes requisitos:

a) Los documentos deberán ser respaldados en medios inalterables que cumplan las características de un medio de respaldo seguro y los principios señalados en el artículo 2 de la citada Ley N°18.845.

b) Los documentos deberán ser inventariados antes de ser destruidos dejando constancia de ello, indicando entre otros datos la identificación detallada del documento y la fecha de destrucción.

c) No podrán eliminarse los documentos originales cuyos antecedentes fueren objeto de investigaciones o reclamaciones de cualquier especie o juicio ante los Tribunales de Justicia u otra autoridad, hasta que la investigación, reclamación o el juicio en su caso, se encuentre totalmente terminado y/ o ejecutoriada la resolución recaída en ellos.

3.- En consecuencia, esta Superintendencia autoriza la propuesta de esa mutualidad, en la medida que se cumplan los requisitos señalados en el número 2 precedente de este Oficio.