Con motivo de la entrada en vigencia el 2 de octubre de 2020, del D.S. N°18, de 23 de abril del mismo año, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que aprueba el Reglamento del artículo 152 quáter M del Código del Trabajo y establece las condiciones específicas de seguridad y salud en el trabajo a que deberán sujetarse los trabajadores que prestan servicios en las modalidades de trabajo a distancia o teletrabajo, de acuerdo con los principios y condiciones de la Ley N°16.744, en adelante "el reglamento"; y de la Circular N°3.532, de 4 de septiembre de 2020, de esta Superintendencia, que imparte instrucciones a los organismos administradores sobre la asesoría técnica en prevención de riesgos que deben otorgar respecto de los trabajadores que prestan servicios bajo la modalidad de trabajo a distancia o teletrabajo, se ha estimado necesario complementar esas instrucciones, en los siguientes aspectos:

a) Instrumento de autoevaluación

En el marco de una mesa de trabajo conformada por representantes de la Subsecretaría de Previsión Social, de la Dirección del Trabajo (DT), de los organismos administradores del Seguro de la Ley N°16.744 y de esta Superintendencia, se generó el "Instrumento de autoevaluación trabajo a distancia o teletrabajo", contenido en el Anexo N°1 de este oficio. Dicho instrumento se divide en dos secciones:

• La primera, contiene 18 preguntas cuyo objetivo es identificar los peligros presentes en el puesto de trabajo específico. Los riesgos identificados en base a esas preguntas, deberán ser considerados en la elaboración de la matriz y del programa preventivo.
• La segunda, denominada "Autoevaluación adicional", contiene 14 preguntas para la identificación de aquellos peligros que si bien no son inherentes a las labores que el trabajador desempeña, deben ser conocidos por éste y podrán de manera optativa, ser considerados en la confección de la matriz y del programa preventivo.

Por cada trabajador que desempeñe trabajo a distancia o teletrabajo, será obligatoria la aplicación íntegra del instrumento. No obstante, tanto los empleadores como los organismos administradores podrán complementar el instrumento con las preguntas que estimen necesarias, de acuerdo con la naturaleza de las labores y del puesto de trabajo específico.

A contar del 2 de octubre de 2020, los organismos administradores deberán poner a disposición de sus entidades empleadoras el señalado instrumento en un lugar destacado de sus sitios web y a través de los demás canales que consideren pertinentes.

Cualquiera sea el canal, el instrumento deberá ir acompañado de una descripción de sus objetivos y de los aspectos que el trabajador deberá autoevaluar, precisando además los conductos que los empleadores podrán utilizar para remitir la matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos, confeccionada sobre la base de dicho instrumento.

b) Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos y programa preventivo

El organismo administrador deberá poner a disposición del empleador un formato de matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos que deberá ser elaborada en base a la propuesta metodológica del Instituto de Salud Pública (ISP), a que hace referencia la Letra C, del Título II, del Libro IV, del Compendio.

El empleador podrá utilizar dicho formato para la confección de la matriz exigida por el artículo 5° del reglamento. En el caso que la entidad empleadora ya cuente con una matriz, deberá adecuarla considerando el resultado de la autoevaluación.
Una vez confeccionada, el empleador deberá elaborar un programa preventivo con las medidas preventivas que se deben implementar para el control de los riesgos y las acciones que se deben considerar para su implementación.

De conformidad con lo establecido en la citada Letra C, el programa preventivo debe considerar al menos, los siguientes contenidos:

• Riesgos y peligros identificados en el puesto de trabajo específico
• Las medidas preventivas y correctivas, con precisión de las inmediatas
• Plazos de ejecución
• Responsables. Obligaciones del trabajador en su implementación
• Medidas y periodicidad de control de la implementación de las medidas preventivas o correctivas
• Periodicidad de las capacitaciones exigidas por el artículo 9° del reglamento.

c) Diagrama de flujo de la aplicación de la normativa de trabajo a distancia o teletrabajo

Según se instruye en la letra c), número 3, de la nueva Letra D, del Título III, del Libro I, del Compendio, es obligación de los organismos administradores orientar a sus entidades empleadoras adheridas o afiliadas, sobre el contenido y alcance de las obligaciones que les impone el reglamento.

Acorde con esa instrucción, los organismos administradores deberán incluir el diagrama de flujo inserto en el Anexo N°2 de este oficio, en las actividades de difusión que realicen con motivo de la entrada en vigencia del reglamento. Lo anterior, sin perjuicio de incorporarloen el material informativo que deberán distribuir o poner a disposición de sus adherentes o afiliados.

d) Asistencia técnica del organismo administrador

El organismo administrador deberá prestar asistencia técnica cuando tome conocimiento de la existencia de trabajadores sujetos a la modalidad de trabajo a distancia o teletrabajo, en virtud del registro de un nuevo pacto en la DT.

Sin embargo, previo a que la DT le informe sobre dicho registro, también podrá tomar conocimiento:

• Cuando el empleador aplique el instrumento de autoevaluación descargado del sitio web del organismo administrador y le remita la matriz de identificación de peligros. En este caso, el organismo administrador prestarán su asesoría a partir del proceso "Revisión de matriz", descrito en el diagrama.

• Cuando sin haber aplicado el instrumento de autoevaluación, el empleador solicite su asesoría para cumplir las exigencias del reglamento, por ejemplo, para efectos de la capacitación inicial exigida en el artículo 152 quáter N del Código del Trabajo. En este supuesto, el organismo administrador deberá prestar su asesoría a partir del proceso "Prescribe el empleador autoevaluación y análisis". Dependiendo entonces de la oportunidad en que tome conocimiento, deberá prestar asesoría técnica prescribiendo la aplicación y análisis del instrumento de autoevaluación o efectuando la revisión de la matriz.

e) Inicio del proceso de identificación y evaluación de los riesgos por parte del empleador

Por regla general, las entidades empleadoras deberán dar inicio a la aplicación del instrumento de autoevaluación, una vez notificadas de la prescripción que en tal sentido deberán formularle los organismos administradores, luego de tomar conocimiento del registro de un nuevo pacto en la DT.

Sin embargo, también podrán ser notificadas de esa prescripción, cuando sin haber aplicado el instrumento, soliciten al organismo administrador su asesoría para cumplir las
exigencias del reglamento.

Una tercera opción, es que al momento de iniciarse las labores o de suscribir el pacto, de propia iniciativa instruyan a sus trabajadores la aplicación del instrumento de
autoevaluación que le disponga su organismo administrador.

En las situaciones descritas en los dos últimos párrafos, el flujo se iniciará para el empleador en la etapa "Instruye a Trabajador aplicación de autoevaluación".

f) Pactos registrados en la DT antes de la entrada en vigencia del reglamento

Respecto de los pactos registrados en la DT con anterioridad al 2 de octubre de 2020, los organismos administradores dispondrán de un plazo de 15 días, contados desde que tomen conocimiento de dicho registro, para prescribir a los empleadores la aplicación y análisis de
los instrumentos de autoevaluación.

Tratándose de los pactos registrados a partir de esa fecha, regirá el plazo de 5 días establecido en la letra b), del número 3, de la nueva Letra D, del Título III, del Libro I, del
Compendio.

g) Obligación de informar los riesgos laborales

Los organismos administradores, en su rol de asesor técnico en prevención, deberán informar a las entidades empleadoras que en concordancia con el deber de protección
establecido en el artículo 184 del Código del Trabajo, deberán informar, por escrito, a sus trabajadores, al inicio de la prestación de los servicios, acerca de los riesgos que entrañansus labores, medidas preventivas y medios de trabajo correctos, según lo establecido en el artículo 8° del reglamento.

h) Capacitaciones

El inciso segundo del artículo 152 quáter N del Código del Trabajo y el artículo 9° del reglamento, consideran dos tipos de capacitaciones:

• Previo o al inicio de las labores (Artículo 152 quáter N, inciso segundo)

Debido a que aún no se identifican y evalúan los riesgos del puesto de trabajo específico, las capacitaciones que en esta instancia otorguen los organismos administradores, a petición de los empleadores, deberán abordar las principales medidas de seguridad y salud que, en virtud de los riesgos inherentes a las labores, los trabajadores deben tener presente en su desempeño.

• Las previstas en el programa preventivo, con la periodicidad que en él se establezca (Artículo 9° del reglamento)

Conforme a lo dispuesto en el citado artículo 9°, la duración de estas capacitaciones debe ser no inferior a 8 horas y abordar, entre otros temas, los factores de riesgos del puesto de trabajo específico que han sido identificados en la matriz y las medidas de seguridad y de salud destinadas a su control.

i) Implementación de medidas prescritas en base a la revisión de la matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos

De acuerdo con las instrucciones contenidas en la Letra G, Título II, del Libro IV del Compendio, las medidas que los organismos administradores prescriban a sus entidades empleadoras adherentes con motivo de la revisión de la matriz, deberán considerar plazos de implementación acordes a la complejidad de esas medidas y a la situación particular de la entidad empleadora.