Esa Comisión ha consultado cuál "...es el plazo legal de permanencia en archivo de antecedentes y radiografías de la Ley 16.744.".

Sobre el particular, este Organismo debe expresar que la consulta la entiende referida a la conservación y posterior eliminación de los antecedentes a que se alude.

Al efecto, resulta pertinente señalar que el D.L. Nº 2.412, de 1978, establece en su artículo 2, que las Instituciones de Previsión, podrán - previa autorización de este Servicio - microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Agrega la norma que con la misma autorización pueden destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos y que los documentos microfilmados o reproducidos y sus copias, debidamente autorizados, tendrán el mismo valor probatorio que los originales.

Asimismo, de acuerdo con lo anterior y con lo que ha resuelto esta Entidad en situaciones análogas (v. gr. Oficio Ord. N° 8.964, de 1997, acerca de licencias médicas y Oficio Ord. N° 9.429, de 1993, respecto de antecedentes médicos y también con lo señalado acerca de las DIATEP - v. gr. Oficio N° 31.661, de 2003 -, como lo indicado en el Ord. N° 43.369, de 2004), esta Entidad ha señalado que para proceder a la eliminación de los documentos referidos, resulta menester que se cumplan las condiciones que se indican a continuación:
a) Que se cumpla con el proceso de reproducción que dispone el citado D.L. N° 2.412, que en la especie debiera ser mediante scanner de los antecedentes mencionados, que es una forma de reproducción que se puede asimilar al microfilmado, en cuanto permite la reproducción gráfica de la documentación, de manera que se encuentra comprendido en la norma citada. En todo caso, debe hacerse presente que el scanner utilizado deberá ser de la calidad y resolución tal que no se pierda ningún aspecto de la información contenida en el documento original (por ejemplo la letra chica);

b) Que hayan transcurrido, a lo menos, cinco años, contados desde la fecha en que los correspondientes beneficios se hicieron exigibles, a menos que se trate de aquellos beneficios que se otorgan periódicamente, caso en el cual los cinco años deben contarse desde que el beneficiario haya dejado de tener derecho a ellos o de ser afiliado;

c) Que en el caso de los antecedentes médicos y de acuerdo a lo señalado con anterioridad por este Organismo por Oficio Ord. N° 9.429, de 1993, estos deben conservarse en original, por el plazo de diez años. Tales antecedentes son las fichas clínicas, los exámenes de laboratorio y radiológicos, los resúmenes que prepara el médico tratante para proponer el grado de incapacidad de un trabajador, el preinforme del médico evaluador de la Comisión Evaluadora de Incapacidades y la resolución de incapacidad emitida por la mencionada Comisión. Tal como se indicara en el Oficio referido, el aludido plazo de diez años, como mínimo, debe contarse desde la última atención efectuada al paciente, conforme al artículo 17 del Reglamento de Hospitales y Clínicas Privadas, contenido en el D.S. Nº 161, de 1982, modificado por los D.S. Nºs. 129 y 570, de 1989 y 1998, todos del Ministerio de Salud;

d) Sin perjuicio de lo anterior, deberá tenerse presente que no deben eliminarse los originales de aquellos antecedentes, que fueren objeto de investigaciones o reclamaciones de cualquier especie o juicio ante los Tribunales de Justicia u otra autoridad, hasta que la investigación, reclamación o el juicio en su caso, se encuentre totalmente terminado y/ o ejecutoriada la resolución recaída en ellos.

Finalmente, esta Superintendencia cumple con manifestar que en este tipo de situaciones debe tenerse presente lo dispuesto en el primer inciso del artículo 3 de la Ley N° 18.845 y el artículo 13 del D.F.L. N° 4, de 1991, del Ministerio de Justicia, respecto de las normas que contienen dichos preceptos, acerca del acta que debe levantarse al destruir los documentos a que aluden tales normas