A raíz de un requerimiento formulado por esta Superintendencia en el sentido que esa Entidad efectuase una completa revisión de los subsidios por reposo maternal pagados a contar de enero de 1989 a la fecha, a objeto de detectar diversos errores que se habían producido en la determinación y pago de este tipo de beneficios, y reliquidar éstos en conformidad con las disposiciones legales vigentes e instrucciones impartidas sobre la materia, se ha manifestado la imposibilidad material de realizar esta regularización en lo que dice relación con el año 1989, por cuanto no se cuenta con las planillas de cálculo correspondientes, documentación que de acuerdo a la práctica imperante se mantiene sólo por un plazo de seis meses.

Por otra parte, cabe agregar que como resultado de la auditoría practicada por este Organismo en Septiembre de 1990 destinada a verificar si existían impedimentos para que la Contraloría General de la República procediese a levantar las pólizas de fianza de dos ex-funcionario que se desempeñaban en esa institución como giradores de la cuenta única fiscal, también se detectó la ausencia de licencia médicas del período septiembre de 1985 a mayo de 1988, fotocopias de cheques emitidos por concepto de subsidios maternales y los respaldos documentales de los beneficios contabilizados por el período septiembre a diciembre de 1985, información toda que por distantes razones había sido eliminada y, en consecuencia, no se contaba con dicho respaldo.

Frente a lo anterior, como cosa previa se debe expresar que por Circular Nº 28.704, de 27 agosto de 1981, la ya mencionada Contraloría ha resumido las principales disposiciones tanto de carácter general como especial que deben tenerse presente en materia de eliminación de documentos, así como las recomendaciones e indicaciones que este Organismo ha sugerido a los diferentes entes sujetos a su fiscalización.

En dicha Circular se especifica que respecto de la eliminación de documentos de carácter previsional, ello se regula por instrucciones que dicte o haya dictado esta Superintendencia en su calidad de autoridad técnica de control de las instituciones públicas de previsión y de los Servicios de Salud conforme a lo dispuesto en su Ley Orgánica Nº 16.395 de 1965.

Ahora bien, este Servicio entiendo que esa Entidad como participante en la administración del Fondo de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía, y operando con fondos públicos, a lo menos debe atenerse a ciertas pautas básicas que se emitan en materia de mantención de documentos y, por tanto, antes de proceder a eliminar aquella documentación legal, contable o administrativa, debe efectuar una inspección y selección minuciosa de sus antecedentes, con el objeto de no deshacerse de documentos y comprobantes cuya reposición o ausencia de los mismos, le represente lesiones a sus intereses a los de los entes públicos.

Específicamente, y como una norma de carácter general, este Organismo estima que la documentación sustentatoria de los cobros efectuados al referido Fondo Único debe mantenerse como mínimo por un plazo de cinco años y, si esa institución estimare que esos documentos relacionados con subsidios maternales no le son necesarios para efectos de control, comprobación y/o estadísticos y desea deshacerse de ellos antes de dicho plazo, deberá solicitar la autorización correspondiente a esta Superintendencia precisando en forma primordial su naturaleza y período al cual corresponde.

Finalmente, atendido que se hace mención a un plazo de seis meses como lapso máximo de mantención de las planillas de cálculo de los subsidios, relacionándolo con el período de prescripción de las licencias médicas, este Organismo cumple con precisar a esa Entidad que entiende que dicho plazo está referido a aquél establecido en el artículo 24 de la Ley Nº 18.469, es decir, el lapso durante el cual se tiene derecho a impetrar el subsidio por incapacidad laboral, el que prescribe en seis meses desde el término de la respectiva licencia, plazo y materia que no tiene relación alguna con la mantención de la documentación respaldatoria de este tipo de beneficios ó su eventual eliminación