1. Mediante carta citada en antecedentes, la C.C.A.F. que usted administra solicita una exención o modificación de las letras F) y N) de la Circular N° 3.272 de esta Superintendencia, citada en Fuentes, en atención a la necesidad de modificar la necesidad de recepción de documentos físicos como respaldos aplicables al Régimen de Prestaciones Complementarias y poder efectuar transferencias electrónicas bancarias para su pago.

Acompaña al efecto, esa Caja, un procedimiento de recepción y verificación de documentos, que incluye la reproducción digital del documento original, así como el almacenamiento y custodia de los mismos, de modo de alcanzar un sistema de pago u otorgamiento del beneficio que detalla.

El procedimiento para Prestaciones Complementarias, agrega esa Caja, se centra en la integración de la recepción y verificación de documentos junto a proveedores que participarían del actual proceso en las fases de liquidación, de manera de agilizar la liquidación y pago de dichas prestaciones, reduciendo tiempos de espera, evitando el pago duplicado de bonos o la posible solicitud de reembolso de bonos anulados.

Este cambio, señala esa Caja, generará una mejora en el procedimiento de pago de beneficios, reforzándose la etapa de liquidación, en especial, lo relativo a la verificación de la información enviada por los beneficiarios, el respaldo de ella y su almacenamiento, al efectuarse la liquidación del beneficio de manera automatizada mediante la integración del Régimen de Prestaciones Complementarias con la tecnología provista por liquidadores existentes en el mercado, como son las empresas Imed y Pharma Benefits, los que utilizan lectores de huella y validación de RUT, respectivamente.

Por lo anterior, solicita esa Caja, una exención de la aplicación de la letra F) de la Circular N° 3.272, permitiendo las siguientes acciones:

a) la recepción y almacenamiento digital de los documentos, a través de una reproducción digital, donde el afiliado sujeto al beneficio sube la documentación a la sucursal virtual privada de esa Caja, almacenándose en una nube digital, por un tiempo de cinco años.
En el caso, indica esa Caja, de las bonificaciones que se realicen vía Imed y Pharma Benfits, ellas serán registradas en la plataforma que se encuentra integrada a los dos servicios mencionados, por un tiempo de cinco años.

b) En cuanto a la validación de la información, agrega esa Caja, de las solicitudes de reembolso que incluyan la reproducción digital del documento, se torna necesario validarlos en punta, a través de las plataformas ya indicadas, lo que permitirá ratificar en tiempo real
que las personas se encuentran afiliadas y las reglas de negocio aplicables, según se trate de la respectiva prestación complementaria.

Además, la integración referida, permitirá controlar la duplicidad de solicitudes de reembolso de boletas que no pasan por IMED, ya que hará un cruce entre RUT del afiliado, RUT del proveedor, número de documento y fecha de prestación

c) Finalmente, señala esa Caja, en relación a la modificación de la letra N) de la Circular N°3.272, se debe a que en el sistema propuesto los pagos de los beneficios se realizan en el mismo momento de su otorgamiento, lo que está en concordancia con la celeridad que ofrece el nuevo procedimiento, por lo que se solicita que el pago al ente que prestó el servicio se realice a través de transferencia electrónica y no cheque nominativo, así como los pagos a los afiliados, para que también se puedan realizar de manera electrónica o a
través de bonificaciones inmediatas en farmacias o centros de salud.

2. Sobre el particular, es necesario señalar que mediante la Circular N° 3.272 de 2017, de esta Superintendencia, citada en Fuentes, se impartieron a las C.C.A.F. instrucciones sobre el establecimiento y administración de los Regímenes de Prestaciones Complementarias,
indicándose en la letra B) que el artículo 23 de la Ley N° 18.833, de Fuentes, faculta a las Cajas para establecer, mediante convenios de adscripción voluntaria, regímenes de prestaciones complementarias no contempladas en los otros regímenes que administren y cuya finalidad debe estar orientada a mejorar el bienestar de los trabajadores y pensionados afiliados y sus causantes de asignación familiar, cubriendo total o parcialmente contingencias sociales.

Enseguida, la letra F) de la Circular N°3.272, ya referida, reguló la acreditación del estado de necesidad, indicando que, para el otorgamiento de dichos beneficios, los beneficiarios deberán acreditar a la Caja que se ha configurado la contingencia, con los documentos en que conste su existencia, el pago o la obligación de pagar, agregando que los estados de necesidad tales como muerte, nacimiento, matrimonio serán verificables mediante certificado del Servicio de Registro Civil e Identificación, debiendo la Caja mantener estos
documentos como respaldo de las prestaciones pagadas, ya sea sus originales o en fotocopias debidamente autentificadas ante Notario.

Más adelante, la letra N) de la Circular N°3.272, de Fuentes, reguló la entrega de los beneficios, precisando que la cobertura total o parcial a que den lugar dichas prestaciones, puede efectuarse mediante pago directo al afiliado o ser pagada al ente que prestó el servicio. Las prestaciones de orden pecuniario, señala esta letra, se pagarán al afiliado en dinero efectivo, cheque nominativo, depósito a la vista o vale vista o en la cuenta bancaria que el afiliado designe, valores que le deben ser entregados personalmente, debiendo el
afiliado firmar y estampar su impresión dactilar en el respectivo comprobante de recepción.

En los casos que la prestación complementaria, señala esta letra, se pague directamente al establecimiento o profesional que prestó el servicio, cubierto por el convenio, este pago se efectuará con cheque nominativo.

En concordancia con lo expuesto, puede indicarse que la letra F) de la Circular N° 3.272, ya indicada, exige que los beneficiarios acrediten que se ha configurado la contingencia mediante el respectivo documento en que conste su existencia, pago o la obligación de pagar, documentos que deberán ser mantenidos como respaldo por la Caja, ya sea sus originales o documentos autorizados ante Notario.

A juicio de esta Superintendencia, dicha obligación de acreditación, así como de respaldo, no se contradice con la utilización de mecanismos remotos o a distancia regulados por la Ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación, siempre que previamente se celebre el respectivo contrato con el afiliado sobre la utilización de mecanismos de acuerdo a esta modalidad, el que también podrá realizarse bajo modalidad remota o a distancia.

Asimismo, en cuanto a la letra N) ya referida, de la misma Circular N°3.272, sobre la entrega del beneficio mediante pago directo al afiliado o ente que prestó el servicio y en que tratándose del pago al afiliado, aquél debe efectuarse mediante dinero efectivo, cheque nominativo, depósito a la vista o vale vista o depósito en la cuenta bancaria, tampoco se advierte contradicción con la normativa vigente si el pago se efectúa mediante transferencia bancaria electrónica o a través de bonificaciones inmediatas en farmacias o centros de salud, siempre que el afiliado así lo consienta e individualice en forma expresa una cuenta nominativa propia, cuando corresponda, manteniéndose el respaldo electrónico respectivo.

El mismo mecanismo referido en el párrafo anterior, relativo a transferencias bancarias electrónicas, podrá también aplicarse en caso de pago a proveedores, de todo lo cual siempre deberá quedar el respaldo respectivo.

Las instrucciones que por este Oficio se imparten tendrá la misma duración establecida para el D.S. N°4 de 2020, del Ministerio de Salud, por el cual se decretó alerta sanitaria. Finalmente, se hace presente que en futuras presentaciones esa Caja debe dar estricto cumplimiento a lo instruido por esta Superintendencia mediante Oficios N° 1.263 y 1.427 de 2 y 21 de abril de 2020, de Concordancias, sobre suscripción de documentos por los miembros del Directorio de las C.C.A.F. y su alta gerencia mediante firma electrónica.