Una funcionaria de ese Servicio se dirigió a esta Superintendencia, reclamando en contra del Servicio de Bienestar de esa entidad, que rechazó el reembolso que solicitara por compra de lentes ópticos, por no haber enviado el original de la boleta de compraventas, a pesar de contar con una fotocopia autorizada ante Notario de la misma (obtenida del talonario de la óptica).

Expresa que no mandó el original, pues lo perdió, y termina consultando si procede que el Bienestar acepte una fotocopia en las condiciones señaladas, a la que agregó una declaración jurada en orden a establecer la pérdida del documento original.
Adjunta fotocopia de los antecedentes señalados.

Requerido al efecto, esa entidad informó que la Sra. afiliada consulto a esta Superintendencia -por intermedio del Dirigente Regional de la Asociación de Funcionarios de la Octava Región- cómo operar en caso de extravío de la boleta original para obtener bonificaciones, atendido que siempre se consideró necesaria la presentación del original.

Expresa que la jurisprudencia recibida sobre la materia (bonificación con fotocopia de respaldo) consistiría en la resolución de casos excepcionales.

Agrega que en el artículo 22 del reglamento particular del Servicio de Bienestar de esa entidad se dispone que el Jefe del Servicio de Bienestar determinará los procedimientos o documentos que los afiliados deberán presentar para la obtención de cualquier beneficio. En tal sentido expresa que la Guía de Beneficios vigente establece como requisito la presentación de boletas, sin considerar la posibilidad de utilizar fotocopias u otros documentos.

Señala que las instrucciones de esta Superintendencia disponen la inutilización de los originales de las boletas de honorarios o compraventas (una vez otorgados los beneficios correspondientes), a fin de velar por la correcta utilización de los recursos, como mecanismo de cautela para evitar duplicidad de beneficios, y dado el alto volumen de solicitudes procesadas, y la falta de recursos tecnológicos o control computacional. El criterio anterior es el que funda el rechazo a la bonificación de solicitudes acompañadas de fotocopia simple o autorizada ante Notario.

Sobre el particular, esta Superintendencia declara que en casos como el de la especie, que por una causa de fuerza mayor (extravío de documento) el afiliado se encuentra impedido de adjuntar el documento original de respaldo que exige el Servicio de Bienestar, y por la misma causa tampoco es posible recurrir al procedimiento de cotejo de documentos contemplado en la Circular N° 1233, de 1991, es admisible el reemplazo del documento perdido por otro emitido por la misma entidad que lo extendió en el que se certifique en forma fehaciente lo que en él se acreditaba, o una fotocopia autorizada ante Notario que certifique que es copia fiel del original.

Al efecto, cabe precisar, por tanto, que no se han de admitir fotocopias simples, pues no sirven de respaldo para el otorgamiento de beneficios por el Servicio de Bienestar.

Por otra parte, cabe agregar que a fin de evitar la duplicidad de prestaciones, ese Servicio de Bienestar deberá llevar un registro de aquellos beneficios que se hubieren otorgado en las condiciones antes expuestas, separándolos por afiliado y clasificándolos por fecha, a fin de verificar en el futuro que los nuevos beneficios que éstos impetren no sea alguno de aquellos que se solicitaron con una fotocopia autorizada ante Notario como respaldo.

A fin de evitar la acumulación innecesaria de información, tales registros podrán ir actualizándose eliminando aquellos que den cuenta de beneficios que hubieren caducado, por haber ocurrido la causal en virtud de la cual fueron invocados en una fecha que excediera el plazo de caducidad contemplado en su reglamento particular y, por tanto, en caso de impetrarse nuevamente serán rechazados por haber caducado.

Cabe hacer presente que la demora en responder su caso se ha debido, entre otros motivos, principalmente al proceso de modernización a que se encuentra abocada esta Superintendencia, para los efectos de optimizar nuestros servicios en términos de calidad, eficiencia y oportunidad