En ejercicio de sus atribuciones legales, esta Superintendencia ha efectuado una revisión al proceso de concesión, pago y control del beneficio de subsidio de cesantía, contemplado en el D.F.L. Nº150, de 1981, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, administrado por esa Caja de Compensación.

Para los efectos indicados, se determinó una muestra de 26 y 175 subsidios de cesantía pagados en mayo y junio, respectivamente, ambos de 1990, seleccionados de los listados computacionales del procedimiento normal de pago; 53 subsidios pagados por giro postal correspondientes al primer semestre de 1990 y, 52 subsidios pagados por emisión manual del primer trimestre de 1990.

El trabajo realizado consistió en la verificación de documentación de respaldo de las autorizaciones y pagos de los subsidios mantenidos en la Sección de Subsidio de Cesantía y en el Departamento de Contabilidad, respectivamente, y en las Oficinas de Colocaciones de 26 Municipios del Area Metropolitana y 9 similares de la Quinta Región. Además, selectivamente se visitaron los domicilios de subsidiados tanto del Area Metropolitana como de la Quinta Región.

Los resultados a que se arribó en la fiscalización practicada son los siguientes:

3.1 PAGOS NORMALES

Respecto de esta modalidad general de pago se obtuvieron muestras de los meses de mayo y junio de 1990 (aludidas en el punto 2), sobre las cuales se revisó la documentación sustentatoria del beneficio, desde la presentación de la solicitud hasta su pago.

En relación a los 26 subsidios pagados correspondientes al primer mes de la muestra, de aquéllos que merecieron dudas en firmas de recepción del beneficio o en las de poderes simples entregados para el mismo fin, se visitó la Municipalidad respectiva y/o el domicilio del subsidiado.

Con respecto a los 175 subsidios pagados correspondientes al segundo mes de la muestra, se visitaron las Municipalidades pertinentes del Area Metropolitana, donde se verificó la información y documentación existente en la C.C.A.F., tales como: nombre, Rut, domicilio y certificados de ampliación. Además, se compraron las firmas de los beneficiarios en los registros Municipales con los antecedentes que se mantienen en la C.C.A.F.

La muestra examinada de este tipo de pagos no arrojó observaciones relevantes en el otorgamiento del subsidio.

PAGOS MANUALES

El sistema de pago, por emisión manual de la orden de pago del subsidio de cesantía, correspondiente a los beneficiarios que se presentan a cobrar fuera del plazo programado por la C.C.A.F. y a terceros que acreditan un poder simple otorgado por el subsidiado, es atendido por un funcionario de la Sección Subsidios de Cesantía. En ambas situaciones dicho funcionario recepciona la documentación, autoriza los poderes y emite la orden de pago manual, faltando con esto a normas de un adecuado control interno del proceso de autorización y pago de este beneficio.

En relación a los poderes antes aludidos, cabe observar que ellos son autorizados sin contar con una reglamentación adecuada que defina las causales y la documentación de respaldo que se debe presentar con el fin de justificar tal petición; además, estos poderes originales y sus antecedentes se adjuntan al comprobante de egreso contable sin dejar evidencia en la Sección Subsidio de Cesantía, lo que dificulta el control que debe efectuar dicha Sección en caso de que la petición se repita en el período siguiente. Por consiguiente y para estos efectos la referida Sección debe mantener un adecuado control de los pagos efectuados mediante esta modalidad.

Con respecto al procedimiento descrito en el primer párrafo, se requiere a lo menos, la visación del Jefe de la Unidad Prestaciones, tanto de la orden manual de pago como de los poderes presentados por terceros.

Además, en una visita hecha a 37 cesantes que recibieron el subsidio mediante este sistema de pago se detectó que la mayoría no estaba en su domicilio, respondiendo a las consultas formuladas sus familiares quienes informaron que los referidos cesantes se encontraban efectuando trabajos ocasionales o temporales y, en algunos casos, habían viajado fuera de la ciudad a efectuar labores similares. Ante la situación descrita esa Caja de Compensación deberá comprobar periódicamente en forma selectiva la efectividad de la calidad de cesante del beneficiario, a objeto de resguardar los egresos del Fondo entregado en administración.

PAGOS MEDIANTE GIRO POSTAL

Sobre los pagos efectuados por giro postal, no hay evidencia que se encuentran reglamentadas las causales que determinen el pago del beneficio por esta vía. Además, se comprobó que no siempre había recepción conforme del pago anterior para enviar el siguiente, procedimiento que no permite un adecuado resguardo del sistema d subsidios de cesantía.

En consecuencia, esa Caja deberá reglamentar estos pagos y, exigir y verificar la recepción conforme del subsidio pagado antes de proceder a cursar la cuota siguiente:

Respecto de estos pagos, se visitaron 9 Municipalidades de la Quinta Región y los domicilios de 25 subsidiados que recibieron el beneficio mediante esta modalidad, verificándose lo siguiente:

a) 3 beneficiarios declararon haber recibido montos inferiores a los establecidos en las cartolas de control de envío de giros postales, llevadas por la Sección Subsidios de Cesantía de la C.C.A.F., a saber:


b) 8 subsidios indicaron recepción conforme de los montos girados.

Entre estos casos cabe mencionar el de la Sra. X que indicó haber quedado cesante en mayo de 1990 y acudió personalmente en tres oportunidades a la Caja a fin de agilizar los trámites, sin obtener resultados. Posteriormente recibió un único giro postal de $ 4.647, remitiendo a la C.C.A.F. el comprobante firmado al dorso.

Según el registro de control de giro postal de la C.C.A.F., sólo se efectuó ese giro, correspondiente a la cuota Nº2 de septiembre de 1990, y la cuota Nº3 quedó pendiente sin indicarse las causas en dicho registro.

Al respecto se requiere que esa C.C.A.F. realice un análisis completo del caso señalado de manera de aclarar lo ocurrido.


d) En 11 casos no se encontraba el trabajador en su domicilio y quienes atendieron las consultas no tenían conocimiento de la recepción del giro.

La Caja no mantiene un expediente de subsidio de cesantía por trabajador, sino que la documentación que respalda la aprobación y pago del beneficio se encuentra archivada de acuerdo a la fecha de solicitud del subsidio y de las ampliaciones posteriores solicitadas trimestrales.

El sistema de archivo antes mencionado implica que las revisiones que efectúe personal de la Caja u Organismos externos, de subsidios pagados en distintos períodos, transforme la búsqueda de la documentación de respaldo en lenta y engorrosa, situación que se agrava al considerar que dicha documentación se mantiene en custodia en dos lugares distintos, una parte en el Departamento de Contabilidad y otra en la Sección Subsidios de Cesantía.

En consecuencia, esa Caja de Compensación deberá informar a esta Superintendencia en un plazo de 30 días, acerca de los requerimientos efectuados en los puntos 3.2 y 3.3. del presente Oficio.