Esa Subsecretaría ha solicitado a esta Superintendencia instrucciones para la eliminación de los archivos con documentación contable del Departamento de Bienestar de esa Repartición Pública, desde el año 1975 a la fecha. Hace presente que la última auditoría efectuada por la Contraloría General de la República abarca hasta el año 1987.

Esta Superintendencia puede expresarle lo siguiente en relación a la materia consultada.

1.- Registros y documentación que debe conservar el Servicio de Bienestar:

a) Los libros principales y auxiliares de la contabilidad general, conforme a los métodos empleados para el registro de las operaciones, llevados en forma manual, mecanizada o computarizada.

b) Comprobantes, actas, escrituras y demás documentos de interés relativos a bienes en poder del Servicio de Bienestar y otros derechos a favor de éste.

2.- Registros y documentación que puede eliminarse una vez revisados y aprobados definitivamente por esta Superintendencia:

a) Los originales de los comprobantes de ingresos, egresos y traspasos de contabilidad, excluidos de éstos los señalados en el punto 2.1. letra b) anterior.

b) Comprobantes, recibos, boletas, correspondencia interna, antecedentes de operaciones financieras, presupuestarias y contables, todos ellos correspondientes a operaciones ordinarias de cada ejercicio contable, que no generen efectos de larga duración. Entre éstos, corresponde señalar, a modo de ejemplo, las operaciones relativas a:

- Depósitos y giros en cuentas corrientes;

- Compras y rendiciones de bonos y órdenes del FONASA;

- Solicitudes y autorizaciones de préstamos a corto plazo, amortizados íntegramente;

- Compras y ventas de servicios para los afiliados;

- Solicitudes y autorizaciones de beneficios reglamentarios, de corto plazo o por una sola vez;

- Facturas y cuentas con proveedores, casas comerciales y acreedores en general;

- Resoluciones y modificaciones presupuestarias y registros complementarios;

- Antecedentes estadísticos de beneficios otorgados, de aportes de imponentes y de la Institución.

Los documentos acompañados con el objeto de obtener el reconocimiento y/o pago de beneficios por parte de sus afiliados, podrán ser eliminados siempre que hayan transcurrido cinco años contados desde la fecha en que los correspondientes beneficios se hicieron exigibles, a menos que se trate de beneficios que se otorguen periódicamente, caso en el cual los cinco años deben contarse desde que el beneficiario haya dejado de tener derecho a ellos o de ser afiliado. Lo anterior, en conformidad al plazo de prescripción estipulado en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil.

Las copias de los mismos documentos y que se destinan para el manejo administrativo del Servicio, pueden ser eliminados acorde a las necesidades de los usuarios de los mismos.

3.- No corresponderá eliminar los originales de los documentos o antecedentes en referencia, cuando concurren algunas de las situaciones que a continuación se indican y mientras se mantengan:

a) Las operaciones de cualquier ejercicio contable que no estén íntegramente registradas en la contabilidad general, tanto a nivel de libros principales como auxiliares o, cuando no se han practicado las cuadraturas, balances y estados demostrativos de saldos exigidos en la materia;

b) Los estados financieros y anexos obligatorios no han sido presentados a esta Superintendencia;

c) El resultado de los ejercicios financieros examinados por esta Superintendencia ha sido motivo de rechazo o abstención en su pronunciamiento, y/o ha formulado requerimientos como consecuencia de los problemas detectados;

d) Las operaciones de un ejercicio financiero son materia de investigación o sumario administrativo, o de juicio ante los tribunales de justicia, y,

e) Situaciones especiales de semejante naturaleza a juicio de la Entidad, las que deberán ser consultadas a esta Superintendencia.

4.- Pérdida de los registros y documentos aludidos.

Toda pérdida, ya sea por extravío, hurto u otras causas, de los registros contables y documentación que debe conservarse siempre en poder de la Entidad o de la documentación que debe estar en su poder por el plazo de cinco años, deberá ser comunicada a la autoridad superior de la Institución para que adopte las medidas administrativas correspondientes, de cuyo resultado se informará a este Organismo Contralor.

5.- Antes de proceder a la eliminación de dichos documentos es indispensable que la Entidad proceda a la inutilización de los mismos y a levantar un acta con el detalle preciso de los períodos, numeración interna y demás antecedentes útiles al efecto. Dicha acta deberá ser suscrita por el Jefe Superior del Servicio.

Las instrucciones anteriormente indicadas, consultan fundamentalmente los requisitos o exigencias que en materia contable y administrativa interesan a este Organismo Contralor. Aquellas que sobre la misma materia tengan otros organismos externos vinculados con esa Entidad, deberá consultárseles y aplicarlas en la forma específica que ellos instruyan