Esa Caja de Compensación de Asignación Familiar ha elevado en consulta a esta Superintendencia la Resolución Interna Nº36 de su Gerencia General, de la cual se dio cuenta en la sesión de Directorio celebrada el 10 de noviembre , que fija criterios e imparte instrucciones para la conservación de documentos .

Sobre el particular, esta Superintendencia manifiesta que debe formular las siguientes observaciones a las instrucciones contenidas en los puntos que a continuación se indican, considerando los plazos de prescripción que rigen la materia:

a) En el punto C) 5, el período de conservación de la documentación de respaldo de los subsidios de cesantía y de incapacidad laboral debe ser de 5 años y no de 2 como se señala;

b) En el punto C) 7, se indica un plazo de conservación de 2 años para la documentación que respalda las autorizaciones de cargas y de 3 años para los movimientos contables, el que debe modificarse por un plazo único de 5 años , contando desde que el beneficiario ha dejado de tener derecho o de ser afiliado y desde que ha sido revisada y aprobada por este Organismo, respectivamente, según el caso.

Al respecto, se hace presente que si la documentación antes indicada fuere microfilmada, puede ser eliminada de inmediato.

Por otra parte, se debe establecer una norma que disponga que antes de proceder a la eliminación de documentos se levanta acta de ello.

Finalmente , se hace presente que ante consultas formuladas por diferentes entidades de previsión , este Organismo ha elaborado los criterios enunciados señalando reglas de conservación de documentos en forma detallada que se contienen, entre otros, en los Oficios citados en concordancias.