1.- La Secretaría Regional Ministerial de Salud de la Región Metropolitana, se ha dirigido a esta Superintendencia, solicitando que se le informe directamente a los señores Presidentes de las Comisiones de Medicina Preventiva e Invalidez de la Región Metropolitana y al de la Subcomisión de Medicina Preventiva e Invalidez Metropolitana de Santiago Centro, sobre las instrucciones vigentes, para proceder a la eliminación de documentos de carácter previsional, específicamente, de las apelaciones de las Instituciones de Salud Previsional, de las licencias médicas y otros documentos, que se indican en el listado que se adjunta.

Agrega que la Contraloría General de la República ha informado en su Circular Nº 28.704, de 1981, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, que la materia en consulta, es de la competencia de esta Superintendencia, en relación a las materias que incidan en situación planteadas por las instituciones de previsión que fiscaliza, y en virtud de ello, se debe contar con la autorización previa, de este Organismo, para proceder a la eliminación de los documentos en cuestión.

2.- Al respecto esta Superintendencia manifiesta que el D.L. Nº 2.412, de 1978, establece que las Instituciones de Previsión podrán, previa autorización de este Servicio, microfilmar la documentación entregada a su custodia. Agrega que con la misma autorización se pueden destruir los originales, una vez que hayan sido microfilmados.

En consecuencia, esta Superintendencia autoriza a esa Compin y a esa Subcomisión para microfilmar y posteriormente destruir las licencias médicas, documentos relativos a subsidio por incapacidad laboral y demás documentación anexa que mantiene archivada, con las limitaciones y según el procedimiento que a continuación se señala.

Los originales de las licencias médicas y los documentos relativos a subsidios por incapacidad laboral, sólo podrán ser eliminados cuando hayan transcurrido 5 años contados desde la fecha en que los correspondientes beneficios se hicieron exigibles. Lo anterior, de acuerdo al plazo de prescripción estipulado en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil. Sin embargo, todas aquellas licencias médicas que tengan más de 5 años seguidas sin interrupción por licencias continuadas con menos de 5 años, no deben ser eliminadas hasta que la última de ellas cumpla con el plazo de prescripción.

Una vez efectuada la microfilmación de los documentos y antes de proceder a su eliminación, es necesario que esas Entidades procedan a la inutilización de los antecedentes objeto de la misma y a levantar un acta con el detalle de los períodos que comprenden numeración interna y demás informaciones útiles al efecto.

Se hace presente que en ningún caso podrán eliminarse los originales de aquellas licencias que fueran objeto de reclamaciones de cualquier especie o de juicio ante los Tribunales de Justicia, hasta que la reclamación o juicio, según el caso, se encuentre totalmente terminadas y ejecutoriada la resolución recaída en ellos.

En todo caso las licencias por reposo maternal y enfermedad grave de hijo menor de un año, en que el subsidio respectivo es de cargo del Fondo Unico de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía, sería conveniente con el objeto de facilitar los procedimientos de auditoría que desarrolla este Organismo, que dichas licencias y subsidios se microprocesen en forma separada a las de otro tipo, como asimismo, los documentos originales se archiven y encuadernen también en forma separada.

3.- Finalmente, este Organismo cumple con manifestar que esas Entidades deben conservar en forma permanente los expedientes que contienen antecedentes de orden médico, como exámenes de laboratorio, peritajes e informes médicos, libros de actas, en los cuales constan las sesiones en que se trata la irrecuperabilidad o invalidez y las resoluciones que emiten dichas declaraciones, junto con los trámites de jubilación de orden médico (I. N. P. o A. F. P.), ya que esos antecedentes pueden servir de base al otorgamiento de los beneficios previsionales