Esa Institución ha señalado que de acuerdo a lo instruido por la Superintendencia de Instituciones de Salud Previsional, mediante Circular Nº 893, de 14 de marzo de 1994, las ISAPRE pueden microfilmar o reproducir electromagnéticamente los instrumentos entregados a su custodia, de acuerdo a lo dispuesto por el D.L. Nº2.412, de 1978, previa autorización de esta Superintendencia.
En mérito de lo señalado, solicita se autorice a esa Institución para proceder a eliminar los documentos originales de licencias médicas, desde el 31 de diciembre de 1991 para atrás, en consideración a que éstas se encuentran debidamente microfilmadas, material que se encuentra en el Departamento de Subsidios, ubicado en Merced Nº 360, Piso 5º.
Sobre el particular, esta Superintendencia cumple en manifestar que el D.L. Nº 2.412, de 1978, establece que las Instituciones de Previsión, podrán previa autorización de este Servicio, microfilmar la documentación entregada a su custodia. Agrega la norma que con la misma autorización pueden destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados.
En la especie, esa Institución expresa haber microfilmado las licencias médicas del 31 de diciembre de 1991 para atrás, sin que existan antecedentes de que este Organismo haya efectuado previamente la autorización a que alude el D.L. Nº 2.412, de 1978.
Por ende y con el objeto de regularizar la situación, y otorgar la correspondiente autorización, esa Institución deberá informar si ha procedido a microfilmar en forma separada de las demás licencias médicas, aquellas cuyos subsidios son de cargo del Fondo Unico de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía, de manera de facilitar los procedimientos de auditoría, ya que ellas acreditan la procedencia de un beneficio que es de cargo fiscal.
Respecto a la eliminación de dichos documentos, una vez que este Organismo cuente con los antecedentes necesarios para otorgar su autorización y regularizar la microfilmación ya efectuada, se debe señalar que las licencias médicas solo pueden ser eliminadas cuando hayan transcurrido 5 años contados desde la fecha en que los correspondientes beneficios se hicieron exigibles. Lo anterior, de acuerdo al plazo de prescripción estipulado en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil.
Asimismo, se debe señalar que antes de efectuar la eliminación, es necesario que la entidad proceda a la inutilización de los antecedentes objeto de la misma y levante un acta con el detalle de los períodos que comprenden, numeración interna y demás información útil al efecto.
En ningún caso podrán eliminarse los originales de aquellas licencias médicas que fueren objeto de reclamaciones de cualquier especie o juicio ante los Tribunales de Justicia, hasta que la reclamación o el juicio en su caso, se encuentren totalmente terminados y ejecutoriada la resolución recaída en ellos, en su caso.
Finalmente, por la importancia que revisten para los imponentes, se hace presente, que la microfilmación y eliminación de planillas de pago de cotizaciones correspondientes a períodos de incapacidad laboral, se deben efectuar de acuerdo al mismo procedimiento establecido en el D.L. Nº 2.412