Esa Superintendencia ha solicitado a este Organismo su opinión sobre un proyecto de circular que imparte instrucciones a las Instituciones de Salud Previsional, sobre el período de conservación de las licencias médicas y el procedimiento de microfilmación de las mismas.

En el citado proyecto de circular, ese Organismo, basándose en normas contenidas en la Ley Nº 18.845, D.F.L. Nº 4, de 1991 de Ministerio de Justicia y D.S. Nº3, de 1984, del Ministerio de Salud, dispone que las licencias médicas con su respectiva autorización deberán conservarse en archivo al menos durante el período de cinco años, de acuerdo a la norma de prescripción general contenida en el artículo 2515 del Código Civil, contando desde la fecha de término de la misma, teniendo presente que las licencias médicas continuadas se consideran como una sola.

Además, el proyecto señala que dichos documentos podrán reproducirse en forma de microfilmes o micrograbaciones, poniendo en las ISAPRE a disposición de los fiscalizadores de esa Superintendencia, los equipos necesarios para la lectura y reproducción de las licencias médicas microcopiadas.

Sobre el particular, esta Superintendencia cumple en manifestar que, en términos generales, concuerda con lo instruido en el proyecto de circular de que se trata, excepto en lo relativo a la normativa legal en la que se funda.

En efecto, y tal como lo ha sostenido este Organismo en Ordinario Nº 5386, de 16 de julio de 1990, el D.L. Nº 2412, de 1978, que establece normas sobre recuperación y actualización de cuentas y registros individuales de imposiciones, se encuentra plenamente vigente respecto de las instituciones de previsión, ya que constituye una ley especial cuyas normas deben aplicarse preferentemente frente a las disposiciones de la Ley Nº 18.845, la que en su artículo 10, reconoce expresamente que las disposiciones de esa ley se entenderán sin perjuicio de lo dispuesto en leyes de carácter especial dictadas sobre la misma materia. De esta manera, las entidades de previsión, conforme a lo establecido en el artículo 2º del citado decreto ley, previa autorización de este Organismo, pueden microfilmar o reproducir electromagnéticamente los documentos entregados a su custodia.

Respecto de la aplicación del D.L. Nº 2412 a las Instituciones de Salud Previsional, cabe señalar que éstas constituyen instituciones de previsión, toda vez que otorgan prestaciones de seguridad social en el ámbito de la salud. Además, se debe recordar que la Contraloría General de la República, mediante Dictamen Nº 28.763, de 25 de octubre de 1989, señaló que tanto los Servicios de Salud como las Instituciones de Salud Previsional, al ejercer funciones relativas a la autorización de las licencias médicas y especialmente al otorgar subsidios en esos períodos, se encuentran desarrollando una labor de índole previsional y, en consecuencia, debe sujetarse a las instrucciones emanadas del órgano que por ley, se encuentra, de un modo general, encargado de la interpretación de las normas previsionales, esto es, la Superintendencia de Seguridad Social.

De acuerdo a lo señalado, si bien esta Superintendencia coincide con los plazos señalados en el proyecto de circular de que se trata, estima que la conservación y microfilmación de las licencias médicas, así como la de las planillas de cotizaciones efectuadas sobre los subsidios por incapacidad laboral deben ceñirse al procedimiento del citado decreto ley.

No obstante lo anterior, esta Superintendencia se permite formular alcances al proyecto de circular respecto de las licencias médicas tipo 3 y 4, esto es, por reposo maternal y enfermedad grave del hijo menor de un año, ya que el documento de la licencia médica, acredita la procedencia de un subsidio que es de cargo del Fondo Unico de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía, por lo que sería conveniente, para facilitar los procedimientos de auditoría que desarrolla este Organismo, que dichas licencias médicas se microprocesen en forma separada de las de otro tipo, como asimismo que los documentos originales se archiven y encuadernen también en forma separada.

Asimismo, sería conveniente que se amplíen las facilidades para conocer y copiar la documentación microfilmada, incluyendo a los fiscalizadores de este Servicio, al que le compete la administración y tuición del Fondo Unico de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía, con cargo al cual se financian los subsidios señalados en el párrafo precedente.

Finalmente, se observa la conveniencia de que la conservación y microfilmación de las planillas de pago de cotizaciones correspondientes a los períodos de incapacidad laboral, se efectúe de acuerdo al mismo procedimiento establecido en el D.L. Nº2.412, por la importancia que reviste para los imponentes, en caso que la respectiva Institución de Previsión no registre dichos períodos.

Lo anterior, es cuanto este Organismo puede informar sobre la materia